RELACIONES DE LA FUNCIÓN DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS CON LA ORGANIZACIÓN.

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consideraciones, comienza con esra- blecer lo que se debe comprar, a qué precio, por qué razón esos artículos, qué otras alternativas existen, cuáles son los mejores métodos de adquisición, cuál es la forma más correcta de obtener el abastecimiento, etcétera. El Agente de Compras, es quien lleva a cabo la investigación de las adquisicio- nes, con objeto de utilizar esa información en la obtención de un contrato satisfactorio para la Entidad. 12. ADMINISTRACIÓN DE LAS COMPRAS Consiste en organizar y supervisar que se cumpla con las actividades y las responsabilidades propias de las compras. La Administración tiene la obligación de mantener informado al Personal, sobre ios objetivos y de conservar relaciones El Sistema de Informac:ón para Compras ¡f-7 I 13. DISPOSICIONES DE SOBRANTES Y DESPERDICIOS DE MATERIALES ddPor ra_zo(rï:es de facilidad, el Departamento de Compras se puede hacer caroo nf:ane¡o e ¡este material, siendo esencialmente una función de Ventas Etístc (t)r;so :;r‘:as pírinlcipEales para disponer de dicho material : que sea reuti1i2ado p:r; or e a mpresa’ que sea devuelto al ’ ’ _ , proveedor ongmal, 0 ue s É:sü;ecapara tla ;enta a compradores de materiales usados o de seguncda EÏ p men o e Compras, debido a sus relaciones con los proveedores y comerciantes, se encuentra en ’ ’ ’ ’ _ . posrc¡on para ne omar el destino d tes y desperd100 de materiales. g e los 50bramu 14. AUDITORÍA PERJÓDICAAL DEPARTAMENTO DE COMPRAS al D(l: t::pa}o de a;d1tor1a lo realiza personal espec1almado en ello, perteneciente Supeararlrti;sento e Contabilidad o al de Auditoría Interna. Tiene como objetivo proce 1entos, seguidos durante el ‘ ’ . . dim roceso de la o ’ ab ’ ’ l _ p peracron de asteamiento y en caso de exrsur desvrauones, dar aviso a la Administración para que aplique medidas correctivas. . E - ¡ . 15. REQUERIMIENTOS FÍSICOS PARA COMPRAS @Ïp;ïtf;fiíóíïi; É:rson;l 3Czlellos requerimientos físicos del Departamento de tamméfl ¿le la im ortiz: e tamano ¡y la complejidad de la Empresa, sino com ras U p d a que para la Orgamzaaon represente la Función de . . n grupo e personas capacnadas, acompañadas de un adecuado serv1cm de mecmografia para formular la documentación, y un archivo para guardarla, son fundamentales ara cum ii ’ tamento de refi:rcmial p p r parte de las funcrones del Depar- E cr . . . djl Abente de Oompras, debido a sus actN1dad€s de negociación necesita de me os de comumcacron que faciliten su labor. 3

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H—8 Adquisiciones yAbastecimisntos El Departamento de Compras, con motivo de ser tan solicitado, requiere para su mejor funcionamiento, de una sala de espera confortable, por lo que el presupuesto desdnado a ese Departamento, para el fin expuesto, dependerá del número de personal que tenga a su cargo, del terreno que ocupe, de los medios de comunicación que utilice, de la magnitud de su operación, y sus relaciones. La procuración de materiales, abastecimientos, y servicios, son actividades elementales de toda organización, por tal motivo debe determinarse un número de personas, que realice eficientemente esa función. El Departamento de Compras trabaja en forma constante con otros depar- tamentos de la Organización, por tal motivo, es necesario que existan buenas relaciones entre éstos. Tanto el Departamento de Compras como el de Producción, luchan por lograr operaciones eficientes; pero lógicamente en forma distinta. El Departamento de Producción tiene la obligación de informar a Compras sobre los avances de los planes y los programas de fabricación, así como de los máximos y los mínimos en los almacenes de materiales, esto ayudará a Compras para programar sus pedidos y evitar órdenes de emergencia. En tanto el Departamento de Compras, deberá informar a Producción sobre la llegada de materiales, aun cuando debe haber documentación que por rutina llene esa función. Los Departamentos de Control de Calidad y el de Ingeniería deben orientar al de Compras sobre las especificaciones y propiedades físicas y/o químicas requeridas en los materiales para la producción. El Departamento de Compras, al conseguir los mejores precios y calidad de los materiales, ayuda a Ventas para que sus montos sean competitivos. Toda operación realizada por Compras, origina un movimiento financiero, y por lo tanto, la intervención del Departamento de Contabilidad; por ral motivo, es necesario que exista una estrecha relación y coordinación entre estos depar- tamentos. La Administración de Materiales consisre en coordinar las áreas funcionales, que intervienen en el manejo de los mismos y que estén dirigidas por una sola autoridad; definiéndose como un criterio de la Organización, que agrupa en un sólo concepto, la rmponsabilidad de fijar los requerimientos de producción, programar el proceso de ésta, así como obtener, almacenar, y distribuir los materiales al menor costo. Ei Sistema de Información para Compras H-9 La unión de los Departamentos de Materiales, comandados por el Gerente de Matpr1ales, proporciona coordinación y control necesarios, para llevar a cabo los srgu1entes objetivos : emplear artefactos relativamente nuevos para aplicarlos de manera efectiva, en los problemas de materiales; reducción de costo al dismmmr el inventario disponible, la transportación y las compras como resul— tado de una buena coordinación de estas actividades; coordinar los diversos objetivos, evitando conflictos para llegar a un mejor resultado; y formar unidad organizativa con la responsabilidad de comprar y repartir los mate— riales desde las fuentes externas, así como contro larlos por medio del Almacén y de las etapas de procesamiento, igualmente almacenar el producto termi— nado, vigilando su movimiento, hasta que sea entregado al cliente. La función de Compras incluye el proceso completo de decidir y detallar qué se l1abra de comprar, en qué cantidades, en qué momento, de qué fiaentes y por cuales procedimientos, así como la implementación de esas decisiones, mediante las _reqursroones de compra, su autorización, el envío de las órdenes, su tramitación reobir los artículos, y el pago delas facturas; aunque algunas actividades las Hevari a cabo Otras áreas funcionales, tales como diseño, producción, y departamentos :s:arios, que no solo part1c1pan en el proceso, stno tamb1en asumen responsabili- a . Las empresas pequeñas, no pueden ocupar personal de compras de tiempo completo, porque la cantidad de operaciones que realizan no lo requieren por lo que ias compras, por lo general, las lleva a cabo el Gerente o el Dueño del Nevocio o bien, ejecutivos no especializados enla función de Compras. D , II. CONTROL DE CALIDAD DE LAS COMPRAS Se encuentra ÍI1ÏÍÏÏ]2|IH€HÏC ligado, al uso directo que se le dará a la adqtiisiciót‘t‘ es una realidad que