OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y LAS RELACIONES DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS CON OTROS DEPARTAMENTOS

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El sistema de inventarios recibe como insumos los materiales o materias primas que se almacenan para su disponibilidad controlando, al mismo tiempo, las entradas y salidas, tanto de las materias primas como del producto terminado.

En el sistema de manejo y embarque, las entradas y salidas son los elementos esenciales para el manejo y transporte de los materiales, y toma en cuenta los espacios para almacenamiento, los puntos de recepción, las áreas de embarque y los sitios de trabajo. El sistema no sólo maneja materiales o materias primas, también se encarga del producto terminado. Es decir, las previsiones para el manejo de los materiales abarcan desde el muelle de descarga hasta el almacén, tratándose de materias primas; y del almacén a las áreas de embarque, cuando se trata de productos terminados. El sistema de manejo puede controlar, también, la distribución de productos en proceso.

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LOS OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Las gestiones de compras tienen un gran impacto en la calidad de los productos y servicios que se fabrican y ofrecen. La compra es una función de suma importancia en la gestión de materiales y/o materias primas, aunque varía con la naturaleza y el tamaño de la empresa. El departamento de compras debe ser manejado como una fuente estratégica dentro de la cadena de suministros y no como un mero lugar para combatir los costos.

Por otro lado, e independiente del tamaño en el momento en que un comprador hace un pedido, compromete una porción sustancial de la financiación de la empresa, ya que afecta el capital de trabajo y la posición de flujo de caja. Además, un departamento de compras o un encargado de compras- puede mejorar o estropear la imagen de la empresa por sus excelentes o pobres relaciones con los proveedores. Conseguir la calidad adecuada, en la cantidad correcta, en el momento adecuado, desde la fuente correcta y por supuesto, a un precio justo.

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FUNCIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS.

El objetivo básico de la función de compras es asegurar la continuidad del suministro de materias primas, productos sub-contratados, repuestos y reducir el costo final de los productos terminados. En otras palabras, el objetivo es no sólo obtener las materias primas al precio más bajo, sino que reducir el costo final del producto, o sea, comprar de forma inteligente y alineado con la estrategia, todos los materiales necesarios para la producción o la operación diaria de la empresa

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PRINCIPALES OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS.

- Para hacer uso de materiales, proveedores y equipos al menor costo posible.

Minimizar costos de entrada aumenta la productividad y permite la rentabilidad de las operaciones. Y este punto es de suma importancia que evalúes el precio constantemente. Para la empresa grande, la recomendación es negociar por volumen teniendo en cuenta un buen manejo del inventario. Para una pequeña empresa, lo ideal es evaluar proveedores alternativos que permitan negociar los precios.

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Asegurar el flujo continuo de la producción.

A través de un suministro continuo de materias primas, componentes, herramientas, etc., junto con el departamento mantención.

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Aumentar la rotación de activos.

La inversión en los inventarios se debe mantener mínimo en relación con el volumen de ventas. Principalmente por los costos asociados a mantener inventarios.

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Desarrollar una fuente alternativa de suministro.

En este punto hay que trabajar de manera inteligente y estratégica. Entonces, un buen comprador buscará otras fuentes alternativas de suministro para aumentar la capacidad de negociación, con ello, minimizamos el costo de los materiales y aumentamos la capacidad de responder a las emergencias.

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Establecer y mantener buenas relaciones con los proveedores.

Mantener buenas relaciones con el proveedor ayuda en la evolución de una imagen favorable en todos los ámbitos.

Estas relaciones son beneficiosas para el comprador en términos de cambiar o negociar un precio razonable y poder tener un trato preferencial en caso de escasez de materiales. Cada negocio necesita una buena y confiable fuente proveedores, ya que su influencia en la actividad de la empresa es enorme, debido principalmente al volumen de suministros para la producción, además, el precio de los materiales entregados afecta directamente el costo del producto acabado.

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LAS RELACIONES DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS CON OTROS DEPARTAMENTOS

El área de compras se puede considerar como la fuerza motriz de la empresa, debido a que es la que inicia el proceso de operación al adquirir los productos indispensables para poder desarrollar la actividad de comercialización o prestar el servicio a los usuarios en forma normal, se debe reconocer que existen otras áreas o dependencias con las cuales el departamento de compras debe mantener un contacto permanente y unas excelentes relaciones, para que se cumpla en forma eficiente y oportuna el proceso de comercialización.

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COMPRAS Y PRODUCCIÓN.

El Depto. de Compras es el responsable de abastecer la Materia Prima y todo lo necesario para que el Depto. de Producción puede producir lo que se va a vender de acuerdo con el presupuesto de ventas, por tanto, su labor es colocar los pedidos en su debida oportunidad para que haya un suministro, cuyo flujo sea permanente y en las cantidades suficientes y en las fechas oportunas, para facilitar la labor de ese Departamento.

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COMPRAS Y ALMACÉN (BODEGA).

El Almacén es el responsable de guardar y cuidar de las Materias Primas y todo lo que se necesita para producir. El personal que labora en esta unidad, es responsable de registrar las entradas y salidas de materiales y de controlar las existencias. Generalmente se utiliza un registro conocido como Kardex, el cual puede ser llevado