EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS DE UNA EMPRESA DE SERVICIOS. (CASO: JCT CONSULTORES, SRL) AÑO 2013-2015, SANTO DOMINGO DISTRITO NACIONAL 2016

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La información financiera.

El propósito de la contabilidad es proporcionar información cuantitativa, en especial de carácter financiero, representada fundamentalmente por datos sobre la situación financiera de una entidad económica en una fecha dada, y cuáles son sus resultados operativos de un periodo determinado.

Para cumplir en forma adecuada con su objetivo, el proceso contable infiere un ciclo compuesto por:

- Identificación de las transacciones susceptibles de registro.

- Medición y valuación de esas operaciones en unidades monetarias.

- Clasificación y registro de las mismas.

- Comunicación de los resultados del proceso a través de los estados financieros emanados de la propia contabilidad.

Información administrativa.

Los estados financieros no informan todo ni representan una verdad absoluta, ya que parte de su conformación se basa en estimaciones. Tal es el caso, por ejemplo, del valor en libros de un activo (valor histórico original menos depreciación acumulada), que jamás será igual al valor del mercado, o abundando en ejemplos: la amortización de cargos diferidos, las estimaciones para cuentas incobrables, las estimaciones para obsolescencia de inventarios o las provisiones de pasivos por riesgos que no se pueden cuantificar de manera indubitable.

Lo anterior no quiere decir que la contabilidad no sirva, sino que, por el contrario, es indispensable e insustituible, pero también se le deben reconocer sus limitaciones.

En este punto donde entra en juego la información administrativa para complementar a la información financiera. Al respecto, la profesión contable ha desarrollado las denominadas notas a los estados financieros que coadyuvan en este proceso de generar información. Estas notas son preparadas por el contador y revisadas por el auditor con base en información que obtienen de la administración. La definición más aceptada dice que Las Notas a los Estados Financieros son explicaciones que amplían el origen y significado de los datos y cifras que se presentan en dichos estados aluden a políticas a procedimientos contables, reglas particulares, cambios de un periodo a otro en las citadas políticas o procedimientos, o proporcionan información acerca de ciertos eventos económicos que han afectado o podrían infectar a la entidad. Dichas notas forman parte de los estados financieros.

El ciclo de información administrativa se complementa con los reportes e informes de tipo administrativo que fluyen en el interior de la organización de nivel a nivel, de ejecutivo a subordinado y de éste hacia aquél. Dichos aportes e informes, además de la información financiera, las más de las veces incluyen también información operacional.

Información operacional

El estado de resultados emanado de la contabilidad, registra, por ejemplo cuanto vendió la entidad en un periodo determinado, pero no informa el tipo, producto, ni en qué zona o región geográfica, ni qué vendedor o vendedores hicieron las ventas. El mismo estado informa cuanto se gastó por concepto de mano de obra, pero no dice cuanto personal generó ese gasto, ni sus categorías.

El estado de posición financiera informa sobre la cantidad de dinero invertido en inventarios en almacenes, pero no dice como está conformado ese inventario. El mismo estado señala cuanto existe en cuentas por cobrar, pero no especifica a quien se le tiene que cobrar. Además, el mismo estado reporta la inversión efectuada en inmuebles maquinaria y equipo, pero no desglosa cómo está conformada dicha inversión.

Como corolario se observa que existe una verdadera necesidad de que la información financiera sea complementada con información operacional que debe ser preparada por las propias áreas operativas que la generan y manejan. El punto central aquí es que la información operativa u operacional de detalle debe ser igual (en su cuantificación y totalización) a las cifras totales de control consignadas en la contabilidad.

Objetivos de autorización.

Todas las operaciones deben realizarse de acuerdo con autorizaciones generales o específicas de la administración.

Las autorizaciones se deben otorgar de acuerdo con criterios establecidos por el nivel administrativo apropiado.

Las transacciones deben ser válidas para conocerse y someterse a su aceptación con oportunidad.

Sólo aquellas transacciones que reúnan los requisitos establecidos por la administración deben reconocerse como tales y procesarse oportunamente.

Los resultados del procesamiento de las transacciones deben informarse en tiempo y forma y estar respaldados por archivos adecuados.

Objetivos de procesamiento y clasificación de transacciones.

Todas las operaciones deben registrarse para permitir la preparación de estados financieros de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados o de cualquier otro criterio aplicable a dichos estados, así como para mantener en archivos apropiados datos relativos a los activos sujetos a custodia.

Elementos de Control Interno Administrativo.

Coordinación.

Consiste en adaptar las obligaciones y necesidades de las partes integrantes de organización a un todo homogénea y armónica, que prevea los conflictos propios de invasión de funciones o interpretaciones contrarias a las asignaciones de autoridad.

División de Funciones.

Significa definir claramente la independencia de las funciones de operación, custodia y registro. El principio básico de control interno, en este aspecto, indica que ninguna unidad administrativa debe tener acceso a los registros contables en que se controla su propia operación. Bajo el mismo principio, el área de contabilidad no debe tener funciones de operación o de custodia, sino concentrarse en el registro correcto de datos, es decir, verificar sus respectivas autorizaciones y evidencias de controles aplicables, así como presentar los informes y análisis que requiera la administración