Cuestionarios de Control Interno. Departamento de Cajas & Compras

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- ¿Quién es el encargado se solucionar contratiempos en las entregas de los proveedores?

El encargado del departamento de compras, es el responsable de mantener una comunicación directa con los proveedores para manejar cualquier tipo de situación que se pudiera presentar.

- ¿En compras de artículos importados, se toma en cuenta el aumento del tipo de cambio, para adquirir en mayor volumen?

En ocasiones si, pero no es muy recomendable, ya que hay temporadas altas y bajas en la venta de esos productos y si se eleva mucho el stock de los inventarios puede ocasionar mermas, y al contrario de querer beneficiar a la empresa, le ocasionaría gastos innecesarios y pérdidas.

Control Interno del Departamento de Cajas

- ¿La empresa cuenta con caja chica y una cantidad fija?

Si, se cuenta con una cantidad diaria fijada para gastos menores que se pudieran presentar en el transcurso del día

- ¿El área de caja general, se encuentra restringida?

Si, debido a que es donde se resguardan los valores de las ventas del día, y solamente el personal autorizado tiene acceso a ella.

- ¿Existe caja fuerte, para el resguardo de valores?

Si, ya que se realizan varios cortes de cajas al día y es utilizada para ir ingresando las cantidades retiradas en los cortes de caja.

- ¿Con que frecuencia se realizan arqueos?

Diariamente se realizan, pero al azar, no necesariamente se realizan a todos los cajeros ni

todos los días le tocan a las mismas personas.

- ¿La responsabilidad del manejo de dinero, recae en una sola persona?

Sí, en este caso recae la responsabilidad sobre el encargado del departamento de caja general, ya que es el único que tiene acceso y autorización de estar donde se resguarda el efectivo.

- ¿Ante un faltante, como se actúa en este caso?

Se llega a un acuerdo con las personas involucradas, por lo regular se pacta rebajar la cantidad faltante por vía nómina y se levanta una constancia de hechos para los fines futuros que se pudieran presentar.

- ¿Manejan algún tipo de formatos para las diversas situaciones que se puedan presentar?

Sí, dependiendo de la situación, pero los más usuales y comunes son los vales de caja, que respaldan al encargado del departamento ante un posible faltante.

- ¿Cada cuánto tiempo, realizan corte de caja?

Varias veces al día, ya que por el giro de la empresa pues se tienen constantes ventas, para así con ello evitar un posible asalto.

- ¿Quién autoriza algún vale de efectivo?

Deben de estar autorizados y firmados por el departamento de gerencia, para que proceda a ser válido.

- ¿Se pueden firmar cheques en blanco?

No, dentro de las políticas de la empresa queda totalmente prohibido firmar cheques o cualquier documento de caja general en blanco, para con ello evitar posibles fraudes.

Análisis de las Respuestas

Al Realizar las entrevistas en los diferentes departamentos, me doy cuenta que es necesario pasar por diferentes procesos o bien se deben de tomar en cuenta ciertos puntos para el correcto funcionamiento de los mismos, y no se debe dejar pasar ningún detalle para que todo se haga bajo las políticas establecidas por la empresa, aunque para cada departamento son distintas las políticas de la empresa, todas tienen el mismo fin en común lograr el mejor manejo de los recursos de la empresa y evitar un mal manejo por los jefes departamentales y que estos afecten a la imagen y economía de la empresa.

Conclusiones

Este trabajo me permitió conocer un poco más a fondo la importancia que tiene realizar auditorías dentro de cualquier empresa, para hacer mejoras donde sea necesario o bien corregir errores recurrentes que pueden en un futuro ocasionar grandes problemas.

Todo lo anterior es indispensable para un buen manejo de los procesos y funciones que se realizan dentro de cada departamento y optimizar los procesos y tener bien capacitados a los empleados.

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Referencias

Bibliografía

Portillo, G. S. (15 de 08 de 2016). (M. Hernández, Entrevistador)

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