COMPRAS “MANUAL DE COMPRAS

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4. Implementar el mecanismo de Decisión de Compra a cargo de las unidades requirentes o usuarias, en particular, bienes inventariarles y de insumos y materiales especializados.

5. Aplicar y ejecutar los presupuestos que se asignan a cada programa.

6. Difundir las nuevas rutinas administrativas a los usuarios y clientes.

7. Detectar desvíos en la actividad y consolidar el ambiente de control.

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ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA EMPRESA

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DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

DIRECTOR GENERAL (Jair Castañeda Tapia ) Es el mando o la cabeza de la empresa, se encarga básicamente de supervisar que todo se lleve como se estableció, autoriza salidas de dinero y se apega a las reglas para llevar siempre un orden.

ENCARGADA DE ADMINISTRACION (NANCY ORTIZ): se encarga de registrar, capturar e informar otras áreas sobre cómo va la empresa conforme a ganancias, realiza nóminas y registra entradas o salidas de dinero, archiva cada operación de la empresa.

COMPRAS (JAIR CASTAÑEDA TAPIA): cotiza o busca información sobre materiales en diferentes opciones, basándose en calidad y precio, hace órdenes de compra y revisa que todo se lleve con un control.

ENCARGADO DE ALMACEN (JAIR CASTAÑEDA TAPIA): recibe los materiales y los acomoda dependiendo la organización que se lleve, verifica que venga el pedido completo e intenta siempre ahorrar lo posible, la misma producción con la menor materia prima utilizada.

ENCARGADO FINANZAS: se encarga de controlar el dinero con el que cuenta la empresa, lo protege e intenta ahorrar lo posible para mayor utilidad.

RECURSOS HUMANOS: busca personal, capacita y asesora los nuevos ingresos para evitar errores, informa sobre la empresa y se encarga de que este perfectamente claro para que este nuevo ingreso comience a laborar.

INTENDENCIA (DOÑA LUCHA): se encarga de permanecer con las áreas de la empresa en buenas condiciones tanto en mantenimiento como en limpieza.

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OBJETIVO DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

El objetivo de departamento de compras de Lili Fashion es encontrar siempre los mejores precios y calidad pidiendo información a los proveedores para elegir el más conveniente y de esta manera abastecer en tiempo y forma a producción evitando retrasarla.

Así como también, tener una buena relación con los proveedores para facilitar la entrega o la forma de comunicarse con ellos.

Lili Fashion le gusta renovar proveedores para que esto le dé más frutos a la empresa y siempre tenga desde la mejor tecnología hasta el producto más innovador.

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POLÍTICA DE COMPRAS

- Se realizara un análisis del producto solamente si el departamento de finanzas lo autoriza.

- Los bienes y servicios a comprar deberán estar incluidos en el presupuesto aprobado del departamento de finanzas.

- La compra de artículos, bienes y servicios, será realizada, en previo análisis de la administración con la aprobación de la Dirección Ejecutiva.

- Se deben solicitar cotizaciones a los proveedores para obtener mejores condiciones en el mercado en cuanto a precios, calidad y servicios.

- Las Cotizaciones deben contener precios firmes y fechas posibles de entrega.

- En todos los ámbitos y niveles de actuación se deberá cumplir estrictamente con la legalidad vigente.

- La relación de la empresa con los proveedores ha de basarse, en todo momento, en los criterios de integridad, confidencialidad, honestidad y transparencia.

- La interacción con los proveedores debe orientarse preferentemente a largo plazo, asegurar que se cumplan los compromisos adquiridos por las partes contratantes y permitir la trazabilidad del proceso de compra.

- Para la selección de proveedores, se aplicarán los criterios de concurrencia, objetividad, profesionalidad, transparencia e igualdad de oportunidades.

- El proceso de compras debe asegurar la calidad del servicio, en las mejores condiciones ya sean técnicas y/o de precio y con el mínimo impacto ambiental, y preservando la seguridad y la salud de los trabajadores.

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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

- Necesidad o detección de necesidades. Tras la detección de necesidades de material, el personal demandante del mismo comprobará si se dispone de stock en almacén.

- Selección de proveedor. La empresa Lili Fashion debe disponer de un listado de proveedores seleccionados que puedan satisfacer las necesidades de compra de la organización.

- Solicitud de pedidos. Lili Fashion debe establecer la metodología y responsabilidades para comunicar las necesidades de compra a los proveedores.

- Aprobación del pedido. En caso de que el importe superé una cantidad límite, se requiere de la aprobación de la gerencia, en caso contrario se tendrá que recurrir al responsable de administración.

- Inspección en recepción. Los productos entregados por los proveedores deben ser verificados