Manual de un proceso de compra.

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Políticas y normas dentro del Departamento de Compras.

La importancia de realizar este manual de políticas y normas radica en que representa un recurso técnico para ayudar a la orientación del personal de compras y también ayuda a declarar los procedimientos necesarios para llevar a cabo el proceso de la compra, como también es de vital importancia para saber qué hacer en caso de malos entendimientos y así a proporcionar soluciones rápidas contra problemas que surjan.

Mediante este manual de políticas y normas los empleados podrán contribuir para el logro de los objetivos planteados de la organización.

1. Planeación.

1.1 Se buscará cumplir con la Misión, Visión y Objetivos que ya han sido antes establecidos para así poder lograr un buen funcionamiento y una adecuada administración del departamento.

2. Análisis de necesidades.

2.1 Se deberá realizar un inventario previo para poder visualizar de una manera concreta los materiales y/o insumos que hacen falta dentro de la corporación.

2.2 Se deberá realizarse un presupuesto preliminar de la cantidad de dinero con el que se cuenta y el que podrá ser utilizado para la inversión.

2.3 Deberá tenerse en cuenta durante la planeación del suministro del material el objetivo de la empresa para que este sea cumplido de una manera correcta y eficaz.

3. Petición y evaluación de ofertas.

3.1 Se realizará un análisis necesario del proveedor mediante la exigencia de una carta de presentación.

3.2 Se realizarán las peticiones de ofertas a los proveedores seleccionados antes, con el fin de obtener información acerca de sus productos y de ellos mismos.

3.3 Se exigirán las cotizaciones necesarias para poder evaluar de una manera más eficaz cada propuesta.

3.4 Mediante las cotizaciones se establecerá como política la revisión de precios y condiciones al menos los términos y condiciones de la revisión se encuentran establecidos en la misma cotización.

4. Selección del proveedor.

1.1 Se realizará una junta en la que asistirán los miembros del departamento de compras, el gerente de producción, los proveedores y ejecutivos.

1.2 El proveedor mostrará a los miembros de la junta las especificaciones de su empresa.

5. Legalización de la compra.

5.1 Se debatirá entre los miembros de la junta la selección del proveedor.

5.2 El comprador emitirá el acuerdo que exista entre las dos partes (proveedor y comprador) mediante una orden de compra expuesta hacia el proveedor