Manual de compras de una empresa

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Giro de la empresa

Comercial

Misión

Hilos Zakor es una empresa dedicada a enconar y comercializar hilos 100% de poliéster con la finalidad de facilitar y mejorar la producción a nuestros clientes dedicados a la confección.

Visión

Ser una de las mejores empresas enconadoras de hilos de la región cuyos estándares de calidad y competitividad transformen las necesidades de la entidad en oportunidades de desarrollo productivo.

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Organigrama

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3. Organigrama del departamento de compras

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4. Funciones

Funciones del departamento

Aprovisionamiento de materiales

Uno de los roles del departamento de compras es aprovisionar todos los materiales necesarios para la producción o las operaciones diarias de la empresa u organización gubernamental. Para una empresa de manufacturas, esto puede involucrar materiales crudos como hierro, acero, aluminio o plásticos, pero también puede incluir herramientas como maquinaria, camiones de entrega o hasta los suministros de oficina necesarios para las secretarias y equipos de venta. En el ambiente de las ventas al por menor, el departamento de compras se asegura de que siempre haya suficientes productos en las estanterías o en los depósitos para mantener a los clientes satisfechos y al negocio bien abastecido. Para los negocios pequeños, es especialmente importante mantener el orden del inventario en un nivel razonable. Invertir grandes cantidades de capital en exceso de stock puede provocar problemas de almacenamiento y en una escasez de capital para otros gastos como por ejemplo publicidad e investigación y desarrollo. Compras también supervisa a todos los proveedores que abastecen a una compañía con los artículos que necesita para funcionar de manera correcta.

Evaluación de precios

Los departamentos de compras también se encargan de evaluar continuamente si se encuentran recibiendo estos materiales al mejor precio posible para maximizar las ganancias. Esto puede ser desafiante para una empresa pequeña que puede comprar en menores cantidades que una grande y que por lo tanto, puede no recibir el mismo tipo de descuentos por compras en cantidad. Los departamentos de ventas en pequeñas empresas, necesitan comparar precios para encontrar a los mejores proveedores y los precios más razonables para los pedidos en las cantidades particulares de la compañía. El personal de los departamentos de compras puede comunicarse con proveedores alternativos, negociar mejores precios por compras en cantidad o investigar la posibilidad de adquirir materiales más económicos de fuentes alternativas como parte de sus actividades diarias.

Trabajo administrativo y contabilidad

Los departamentos de compras manejan todo el trabajo administrativo relativo a la compra y la entrega de suministros y materiales. Compras se asegura de realizar la entrega de los materiales de los proveedores a tiempo, genera y sigue órdenes de compra y trabajos conjuntamente con el departamento de recepción y el de contabilidad para asegurarse de que las entregas prometidas se reciban en su totalidad y sean abonadas a tiempo. En pequeñas empresas, esto significa trabajar estrechamente con el departamento de contabilidad para asegurarse de que haya capital suficiente para comprar los artículos adquiridos y que haya un flujo continuo de efectivo y que todos los pagos se realicen a tiempo.

Cumplimiento de políticas

El departamento de compras también debe asegurarse de que se cumplan todas las políticas de la empresa. Por ejemplo, en una pequeña empresa, el personal puede comunicarse con el departamento de compras por sus necesidades de adquirir cosas tales como suministros de oficina o computadoras. Antes de realizar una compra, el departamento de compras debe asegurarse de que se cumplan los protocolos adecuados para las compras y la aprobación del presupuesto y debe asegurarse de que todas las compras sean realizadas de acuerdo a las políticas generales de compras de la organización.

Funciones del jefe de departamento de compras

- Prospección, búsqueda y negociación de y con proveedores:

- Tener un conocimiento exhaustivo de los proveedores que operan en su sector y mercado, poseer y gestionar información de todo tipo respecto a dichos proveedores: catálogo de materiales y productos que puede ofertar cada uno, calidades en relación a precio, tiempos de entrega y fiabilidad de dichos tiempos, distancia geográfica a nuestra organización, nivel de saneamiento económico, e imagen dentro del sector.

- Analizar periódicamente los precios de las materias primas, componentes o materiales:

- Disponer de información de precios actualizados por material y producto en referencia a cada proveedor puede suponer un ahorro de tiempo y a la vez puede ayudar al área de producción y diseño a calcular el precio final de un producto que se quiera lanzar y por lo tanto, estudiar su viabilidad futura.

Funciones del subjefe de departamento de compras

- Coordinar la adquisición de materias primas para el oportuno abastecimiento a cada departamento, con calidad, el mejor precio del mercado y en las cantidades suficientes especificadas en la solicitud de materias primas.

- Solicitar cotizaciones de proveedores externos y elaborar cuadro comparativo de precios que será discutido en las sesiones quincenales del subcomité de adquisiciones

- Mantener estrecha coordinación con las jefaturas departamentales de la empresa a fin de administrar, optimizar y ejecutar de manera correcta el presupuesto asignado, recursos humanos, materiales y financieros; sin descuidar la cantidad y calidad de las materias primas

Funciones del comprador de materia prima

Prospección, búsqueda y negociación de y con proveedores

El comprador de materias primas deberá tener un conocimiento exhaustivo