Planificacion y control de compras en la Empresa Droguería Patagonia, C. A

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La existencia de un organigrama le va a permitir a la empresa Droguería Patagonia, C. A. visualizar las áreas, para así distribuir sus funciones y tareas con la responsabilidad de cumplir con los objetivos trazados de cada departamento, para desarrollar eficientemente su trabajo en pro de trabajar en conjunto con los demás departamentos, aplicando los principios de la administración como son la planificación, control y ejecución.

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Figura 2. Estructura Organizativa Droguería Patagonia C.A

Fuente: Los Autores (2015)

Descripción de Funciones

Presidencia: Sus funciones son planificar, organizar, dirigir, controlar, coordinar, analizar, calcular y deducir el trabajo de la empresa, además de contratar al personal adecuado, efectuando esto durante la jornada de trabajo.

Vicepresidencia: Dentro de esta función, el vicepresidente tiene un papel clave a la hora de prestar apoyo a las decisiones del presidente. La función del vicepresidente es mantener el mismo rumbo que había marcado el presidente hasta el momento.

Departamento de Ventas: El gerente de ventas es la persona encargada de dirigir, organizar y controlar un cuerpo o departamento de ventas. Dentro de sus principales funciones, tenemos las siguientes:

- Preparar planes y presupuestos de ventas, de modo que debe planificar sus acciones y las del departamento, tomando en cuenta los recursos necesarios y disponibles para llevar a cabo dichos planes.

- Establecer metas y objetivos.

- Calcular la demanda y pronosticar las ventas.

- Determinar el tamaño y la estructura de la fuerza de ventas.

- Reclutamiento, selección y capacitación de los vendedores.

Vendedores: desarrollan un trabajo basado en el conocimiento del mercado publicitario empresarial, donde comercializaran y asesoraran a las diferentes empresas, a través de la colocación de productos publicitarios, buscando el más alto nivel de diferenciación del producto y el servicio y así lograr la preferencia del cliente y la generación de flujo de caja operativo.

Asistente Administrativo: lleva el control administrativo e inventarios de material proporcional y publicitario, control de almacén y atención a representantes- desarrollo de presentaciones, informes, indicadores y estadísticos, elaboración de requisiciones de compra, comunicados, cartas, correos electrónicos, manejo de proveedores y archivo y seguimiento a las necesidades de la red de distribuidores.

Departamento de Administración: El Departamento de Administración centra su actividad en el ámbito de la gestión de empresas e instituciones, contabiliza las facturas emitidas y recibidas, cobra a los clientes, paga a los proveedores y plantilla, y liquida los impuestos en las fechas correspondientes, abarcando todas las áreas funcionales participan en la administración de las organizaciones:

Departamento de Administración RRHH: Es el que se encarga de la planeación, organización, desarrollo y coordinación de todos los aspectos de las gestiones administrativas de la empresa, y a la vez buscando promover el buen desempeño del personal que labora en la misma, siendo el organismo imparcial y mediador entre el empleador y el empleado, encargándose de los beneficios, compensaciones y seguridad de estos.

Departamento de Compras: Para hacer uso de materiales, proveedores y equipos al menor costo posible:

Minimizar costos de entrada aumenta la productividad y permite la rentabilidad de las operaciones. Y este punto es de suma importancia evaluar el precio constantemente.

2. Asegurar el flujo continuo de la producción, a través de un suministro continuo de materias primas, componentes, herramientas.

3. Aumentar la rotación de activos, la inversión en los inventarios se debe mantener mínimo en relación con el volumen de ventas.

4. Establecer y mantener buenas relaciones con los proveedores.

6. Conseguir la máxima integración con otros departamentos de la empresa:

7. Formar y desarrollar al personal.

Almacén: Contribuir a la disponibilidad de productos terminados para la venta en las cantidades y oportunidades correctas a través de la ejecución de actividades administrativas relacionadas con la recepción, almacenamiento y despacho de mercancía, manteniendo actualizados los sistemas de información para realizar los controles de inventario correspondiente, a fin de cumplir con los niveles de servicio establecidos por la organización. Controlar las entradas y salidas de mercancía del almacén, así como la elaboración de notas de crédito correspondientes a los clientes, a fin de tener control del despacho y mantener actualizada la información correspondiente en el sistema.

- Metodología de Investigación

La metodología de investigación comprende los procedimientos basados en el método científico que se aplican para la recolección, procesamiento de la información, análisis de los procesos y acciones que se presentan en el desarrollo de la investigación.

Según Sabino (2009), explica: “la metodología de investigación es el terreno específicamente instrumental de la investigación, se observa que sus relaciones se dan, del modo más directo, con otros elementos: El método en un sentido más amplio, y el objeto de estudio” (p. 28). Teniendo en cuenta estas consideraciones, es importante resaltar que la metodología es el instrumento que enlaza el sujeto con el objeto de la investigación, sin la metodología es casi imposible llegar a la lógica que conduce al conocimiento científico. Y el método es el conjunto de procedimientos lógicos a través de los cuales se plantean los problemas científicos y se ponen a prueba las hipótesis y los instrumentos de trabajo investigados.

De acuerdo a las características de esta investigación, se hace necesario describir la modalidad investigativa que se adopta para el desarrollo del proyecto, los métodos, técnicas e instrumentos que sirven de base para la recolección de la información, para su procesamiento, análisis e interpretación; en atención a las fases de diagnóstico, planificación, ejecución y evaluación en las que se organiza la investigación