Manual Gestion de Compras UMH

...

- Que el proveedor sea distribuidor exclusivo autorizado para este efecto.

- Que exista protección de derechos de autor o patentes sobre el producto.

- No podrán solicitarse cotizaciones, ni se colocaran pedidos con compañías que:

- Sean propiedad de un empleado de la institución

- Contratar a una persona dentro de la institución para prestar servicios de consultoría o proveeduría de bienes.

-

PROCEDIMIENTOS

Procedimiento para la adquisición de bienes y servicios

El comprar incluye en primera instancia una necesidad de un bien o servicio para realizar una o varias actividades inherentes a la naturaleza del centro.

La política de compras tiene como propósito elegir a sus proveedores con base en la calidad de sus productos o servicios, en el precio, en tiempo de entrega y las condiciones de pago bajo los cuales se puedan adquirir dichos bienes o servicios.

Para logra lo anterior se deberá seguir el proceso de compra siguiente:

Petición de compras de bienes o servicios:

La petición de compras debe ser elaborada por la persona que hará uso del bien o servicio y a su vez autorizada por el director ejecutivo del centro para poder proseguir con el proceso. Una vez autorizada la petición de compras esta será entregada a administración para que se inicie el proceso de adquisición (ubicación de proveedores y adquisición).

El proceso empieza con la identificación de los productos o servicios que se requieren. Una vez que la solicitud ha sido aprobada, se piden cotizaciones al número apropiado de posibles proveedores (según sea el caso).

Cotización

Una vez recibida y aceptada la petición de compra, administración procederá a la cotización de lo pedido, tomando en consideración lo siguiente:

- Compras de L.1, 000.00 hasta L. 9,000.00 una cotización.

- Compras de L. 9,000.01 a L. 200,000.00 tres cotizaciones.

- Compras de L. 200,000.01 en adelante deberá ser mediante licitación pública: ver proceso de licitación pública.

Los requisitos mínimos de las cotizaciones son los siguientes:

- Detallar específicamente los bienes o servicios que se están cotizando, como también los precios y condiciones de venta, el detalle de precio unitario si aplica, costo total y los impuestos causados.

- Las cotizaciones serán seleccionadas a partir de los criterios: calidad, precio, tiempo de entrega y las condiciones de pago.

- En el caso de que la compra sea de bienes o servicios especializados, la persona que firma la petición de compra deberá acompañar al área de administración en el proceso de cotización.

- Deberá ser emitida a nombre del CDE MIPYME REGION LEMPA.

- Si el proveedor o proveedores no cuentan con formato diferenciado para cotizaciones, estas se presentaran en el formato definido por el centro para estos procesos.

- Resumen de cotizaciones (si aplica): En el caso particular que por el monto de la compra se tengan que hacer más de una cotización se elaborara un cuadro resumen donde se plasmen las condiciones o aspectos técnicos de los bienes o servicios a adquirir, los precios pactados y las condiciones de pago, se plasmara también cual es la opción que se elige, redactando una breve explicación de los motivos de la decisión tomada. Este formato deberá ser firmado por la persona que lo elabora y con visto bueno de la persona que autoriza la compra.

Emisión de orden de compra:

La adquisición de materiales, mobiliario y equipo, accesorios y servicios se realizará mediante el procedimiento de órdenes de compra, únicamente a través de la administración, aprobada por la dirección ejecutiva. La orden de compra será elaborada en base a lo requerido, debiendo contener la información que se indique en el formulario diseñado y aprobado al efecto.

Una vez cumplido el proceso de la recolección de las cotizaciones necesarias se emitirá la orden de compra a favor del proveedor que ha presentado las mejores condiciones de precio, pago y calidad. Dicha orden de compra será firmada por el director ejecutivo, con dicha firma se hará entrega al proveedor para que entregue los productos o bienes solicitados.

En el caso de que la compra sea bajo condiciones de crédito y no haya que emitir un pago de forma inmediata el proceso temporalmente concluiría en esta fase, cabe la aclaración que aun siendo compras de crédito se deberá llegar hasta la emisión del comprobante de la recepción.

Este documento debe contener toda la información general del proceso de adquisición (nombre del proveedor, dirección, condiciones de entrega, precio unitario y total y demás condiciones).

Uno de los documentos centrales de este proceso de compra es la factura o recibo que el proveedor emite para cobrar los servicios prestados o los bienes entregados, en ese sentido las facturas y/o recibos deben cumplir con los siguientes aspectos:

- Número de factura y su RTN.

- Cumplir con las disposiciones de facturación vigentes emitidas por la Comisionada Presidencial Administración Tributaria.

- El nombre o las siglas y la dirección del establecimiento comercial o profesional.

- El nombre del cliente, es decir CDE MIPYME REGION LEMPA o de acuerdo a lo estipulado en las políticas de los donantes.

- La fecha en que la transacción se realizó.

- La descripción detallada del producto o servicio brindado.

- El precio unitario.

- El costo total.

- Impuestos causados.

Diagrama de Flujo Proceso de Compras

[pic 5]

Procedimiento para licitación pública

Las compras mayores a L. 200,000.001 se harán a través de licitación