LA IMPORTANCIA DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS

...

PREINVERSIÓN: Corresponde a todos los estudios que se precisan adelantar antes de tomar la decisión formal de canalizar o no recursos hacia algún objetivo particular. Incluye los procesos de:

IDENTIFICACION: se fundamenta en la explicación de los aspectos principales del problema y el planteamiento de diferentes alternativas de solución

SELECCIÓN: En esta etapa se estudia la asignación de capital, rentabilidad y se elige aquella que maximice el beneficio. Se trata de identificar ese “valor agregado” atribuible al proyect , se designan los recursos para alcanzar los objetivos del proyecto.

FORMULACION: En esta etapa se clarifican los objetivos del proyecto, identificación de la idea, perfil preliminar, estudio de pre factibilidad, factibilidad y diseño definitivo, en donde se evalúa la viabilidad técnica, económica, financiera, institucional y ambiental y la conveniencia de la inversión.

Su propósito es sentar las bases adecuadas antes de dar paso a los procesos de planificación.

2 PLANIFICACIÓN: transformar el modelo teórico presentado en la oferta en un plan de acción aplicable que recoja: lo que hay que hacer, en el orden necesario y con los medios de que se dispone para alcanzar los objetivos. Termina en el momento en que se toma la decisión de ejecutar el proyecto. Consiste en establecer las acciones que se llevarán a cabo durante el proyecto y su calendarización en el tiempo, así como los objetivos que se pretenden conseguir y los recursos de los que se dispone, tanto humanos como materiales. Lo más común es realizar una matriz en la que para cada acción que hay que realizar se establece un responsable y una fecha en la que dicha acción debe estar finalizada. De esta manera, durante la siguiente etapa de ejecución se puede realizar el seguimiento del proyecto de forma sencilla.

Acciones a realizar en la planificación de proyectos.

Identificación de Actividades o Tareas: Desglosar el trabajo a realizar tratando de no mezclar lo accesorio con lo importante y cuidando el nivel de detalle. Que todo el trabajo a realizar pueda imputarse a alguna tarea.

Secuenciación de Actividades: Determinación de actividades paralelas, interdependencias, retrasos.

Estimación de la duración y esfuerzo de las Actividades: Por parte del responsable de la realización de esa tarea y revisada por el Director del Proyecto

Estimación de las necesidades de recursos: Cada recurso de un proyecto debe de ir asignado a una o varias actividades e incluso de forma simultanea siempre que no sobrepase la dedicación del 100%.

Estimación de los costes de las Actividades.

Representación gráfica del flujo de Actividades: Mediante un Diagrama Gantt o la metodología a usar.

Optimización de la planificación: Una vez finalizada la planificación y antes de poner en marcha el proyecto, es necesario revisar y optimizar el plan mediante la reducción, si es posible, de los siguientes aspectos:

Duración: Modificando el camino, asignando más recursos, trabajo en horas extras, etc.

Sobreasignación: Cambiando la asignación de tareas al recurso, modificando la secuencia de tareas, aumentando las horas de trabajo del recurso en su calendario laboral, reasignación automática, etc.

Costes: Remplazando recursos caros por otros menos costosos, eliminando tareas de baja prioridad, revisando la duración y esfuerzo de las tareas, etc.

3 EJECUCIÓN: Una vez el proyecto está planificado, la ejecución consiste en que cada miembro del equipo tomará la matriz definida y realizará las tareas que le han sido asignadas. La misión del gestor aquí es doble; por un lado vigilar que la planificación se cumple con la mayor precisión posible, tanto en tiempo como en esfuerzo (para que no aumenten los costes); por otro, coordinar al equipo y facilitar la solución a los problemas que vayan surgiendo al equipo para desatascar posibles cuellos de botella. Producirán los productos, servicios, entregables, no sin dejar de considerar que todo proyecto suele tener cambios en diversos rubros, desde sus objetivos hasta las especificaciones de producto. Tales cambios deben retroalimentarse a los procesos de planificación de tal manera que los resultados, sean estos productos o servicios, se vayan dando acorde al plan actualizado y que, al final de la ejecución, tanto el plan como los productos o servicios ofrezcan un resultado homogéneo en su configuración y atributos de calidad.

En esta etapa se distinguen dos momentos que son la consecución de la autorización y financiamiento (legalización de la empresa, permisos y licencias) y la de ejecución propiamente. Se ejecuta lo que se ha establecido en el plan con la finalidad de completar el trabajo definido. La ejecución es básicamente una etapa de movilización de recursos humanos, financieros y físicos con el propósito de garantizar los medios idóneos para el cumplimiento posterior del objetivo

4 MONITOREO Y CONTROL: detectar desviaciones entre lo planteado y lo ejecutado con la finalidad de diseñar las acciones preventivas y tomar acciones correctivas que garanticen que los productos cumplan con los objetivos y el cronograma del proyecto. Se ejercerá́ el Monitoreo y Control sobre el Alcance, el Tiempo, el Costo, la Calidad, los Recursos Humanos, las Comunicaciones, el Riesgo, las Adquisiciones y el comportamiento y satisfacción de los Interesados.

Acciones a realizar en la fase de monitoreo y control:

Seguimiento técnico: Controlando el avance de las tareas, lo realmente conseguido.

Seguimiento económico: De las horas invertidas, compras o pedidos realizados, subcontrataciones, viajes y otros gastos de forma que la suma de todo ello no supere el presupuesto asignado para completar el proyecto.

Recoger datos: La información es la principal herramienta de que dispone el director de proyectos para mantenerse alejado de los problemas.

Analizar Datos referentes al esfuerzo, costes, plazos y avances intermedios.

Costes y plazos: duraciones, fechas de inicio y fin, márgenes.

Comparar los datos reales con los planificados.

Re planificación: En caso de ser necesario realizar una re planificación del proyecto efectuando