IMPORTANCIA DE LOS COSTOS Y PRESUPUESTOS EN LOS PROYECTOS Y ORGANIZACIONES

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En el caso de las organizaciones la mayoría cuentan con software avanzados y especializados en contabilidad general, donde se almacenan todos los costos asociados a ingresos y egresos de cada recurso de la compañía (personas, equipos, servicios y materiales), el cual es alimentado día a día por cada una de las áreas involucradas en la operación habitual de la empresa (producción, gestión humana, mercadeo, compras, ventas, entre otras), en este punto es importante tener una comprensión sólida de todos los costos, ya que de no ser así la información financiera no será coherente. Cada costo ingresado al software va ligado a unos números de cuenta, que incluyen centros de costos y que están clasificados por departamentos y este mismo por divisiones, el objetivo de todo esto es tener un panorama global de la situación financiera y no pasar por desapercibido nada; así mismo con esta nueva tecnología se logra disminuir el esfuerzo en contraste con un sistema manual equivalente y por ende se incrementa la exactitud y la oportunidad de acceder a la información financiera actualizada como balances generales, estado de resultados en el momento y tiempo requerido.

Los presupuestos que se manejan en la compañía están encaminados a tener el control financiero, de esta forma podemos determinar cómo la organización espera gastar dinero en períodos futuros para poder desarrollar proyectos exitosos, determinar las necesidades previstas de cada departamento en el negocio, pronosticar las ventas, controlar los inventarios, planificar el talento humano, establecer los precios de los productos o servicios, programar la producción entre otras, esto será un factor crítico que definirá el éxito a largo plazo de la empresa hacia el cumplimiento de sus objetivos y metas.

En el caso de los proyectos, la administración de costos y presupuestos es de vital importancia dado que se debe tener claro los gastos asociados, si hablamos de proyectos los 5 pilares involucrados a tener en cuenta incluyen la mano de obra, los materiales, viáticos, honorarios del equipo del proyecto, alquiler de equipos e instalaciones (Esterkin, 2007), estos recursos deben ser programados para utilizarlos en determinado periodo, al igual que en las organizaciones estos costos se debe estimar o salir a cotizar, evaluar y seleccionar la mejor opción, para preparar un presupuesto que cumpla con las condiciones estipuladas teniendo en cuentan los planes estratégicos de la compañía para finalmente poder controlar las variaciones con el objetivo de evaluar la rentabilidad de los mismos y poder seleccionar la mejor alternativa para ejecutarse.

En este sentido los costos y los presupuestos son esenciales para el proceso del planeación y control financiero, para tener presentes todos los gastos requeridos por la operación, para encaminarse hacia una expansión empresarial, para garantizar la adecuada distribución de los recursos, para limitar la cantidad de dinero que se gasta en las operaciones y mostrar una alarma para saber donde se deben hacer recortes o donde se debe ahorrar, con estos resultados podemos desarrollar una adecuada planificación de los gastos futuros ya sea para ampliar o aprovechar oportunidades especiales y evaluar las metas para saber de manera cuantitativa si se logró lo que se quería.