LOS INVENTARIOS: ASPECTOS TEÓRICOS FUNDAMENTALES

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Según el Marco Conceptual para la Preparación y Presentación de los Estados Financieros (MCPPEF): “La información de la situación financiera es suministrada fundamentalmente a través de un balance”. [Estado de Situación Financiera]. “La información acerca de la actividad es suministrada fundamentalmente en la cuenta de resultados.” [Estado de Resultados Integral]. (párr. 19).

El primero refleja la estructura financiera de la organización, los recursos y las fuentes de financiamiento que ésta tiene para obtener dichos recursos; estos se especifican en activos, pasivos y patrimonio, en el que el inventario por lo general representa el activo más grande y más importante que tiene una empresa y éste estado permite a raíz de esa presentación determinar la capacidad de la misma para transformar esos recursos, evaluar su nivel de responsabilidad para cumplir con sus deberes y visualizar la repartición de los dividendos entre los propietarios.

Dicho estado establece que el total de activos debe ser igual a la suma del total pasivos y el total patrimonio; éste último se relaciona con el estado de resultados el cual sirve para comprobar si la empresa es competente para generar beneficios y ganancias o por el contrario, pérdidas; resultado que debe ser traspasado a las cuentas de patrimonio del balance antes nombrado. Si bien la conclusión final de la cuenta de resultados es base del patrimonio pues el inventario es la plataforma del estado de resultados ya que debe relacionarse con las ventas netas de un periodo determinado para así obtener el total costo de ventas y la utilidad bruta en ventas lo que significativamente es la prueba de la capacidad operacional de la entidad. Subrayando que, “Para hacer el estado de resultados, es imprescindible conocer el valor del inventario actual o final”. (Redondo, 2004, p. 351.).

De la información suministrada por esos dos estados dependerá la atracción de la empresa ante los diferentes usuarios externos que se interesan por ella, como inversionistas, posibles accionistas, entes gubernamentales, y otros. De esos resultados el administrador también podrá percatarse o visualizar oportunamente algún tipo de anomalía que perjudique a su organización y así disponer de ideas necesarias para remediar el asunto.

Entre esas decisiones generales que parten de un efectivo estudio de inventarios se encuentran: motivar las ventas para estar a la vanguardia, reducir los costos para no sobrevalorar o subestimar el inventario. Acotando que, “Costo es el valor en efectivo sacrificado a cambio de bienes y servicios que brindarán un beneficio futuro o actual a la organización”… (Billington, Macleavy y Narashiham, 1996, p.36), esto porque la idea de incrementar las utilidades parte de minimizar los costos del inventario.

Reducir los costos parte del hecho de que las materias primas sumadas con el trabajo empleado para elaborar un producto no sean mayor al precio unitario de ese bien ya que la idea de generar ganancias está en vender el artículo a un precio mayor de lo que cuesta producirlo si la empresa es industrial o adquirirlo ya terminado en caso de que la empresa sea comercial. Billington,Macleavy y Narashiham acotan que:

Preparar la información de costos para los reportes financieros externos es importante; conocer el comportamiento de los costos puede ser de sumo interés para el costeo, planeación, control y toma de decisiones en relación con un producto. (p.44).

Entre otras de las decisiones primordiales está la visualización de la efectividad en las entregas de pedidos debido a que esto influye también en la explotación de los trabajadores en caso de que se atrase el trabajo, lo que llevaría a un desorden productivo y a su vez a la ineficiencia en la elaboración del producto, por ello la administración debe siempre querer mejorar el entorno de trabajo. También la estimulación o retención de la producción en el sentido del abastecimiento ya que sería un grave error producir más bienes de lo que el departamento de ventas pueda vender o contradictoriamente no ser capaz de producir una cantidad necesaria de productos para cumplir con la demanda del mercado; en consecuencia, el nivel del inventario debe ser correcto acorde a la capacidad de las ventas para que la empresa pueda mantenerse dentro de la competencia. Sustentando la idea, me apoyo en el siguiente planteamiento: “Las empresas con mayores niveles de inventarios que sus competidores, tienden a estar en peor posición competitiva”… (Hansen y Mowen, p. 360).

Tomar decisiones en una organización requiere de un buen estudio del funcionamiento de la misma; esas medidas contribuirán en su desarrollo exitoso o no, estableciéndola en una posición envidiable en el mercado o por el contrario desprestigiándola en éste; por ello es necesario que esas decisiones sean pertinentes sobre los inventarios, sus primordiales conexiones con las fuentes de información contable necesarias para mostrar el desempeño de la empresa y su apreciable interacción con la planeación y control efectivo dentro de la antes mencionada.

3.2. RELEVANCIA DEL CONTROL DE INVENTARIO EN SU CICLO DE VIDA.

El control de inventarios requiere de un sentido óptimo de responsabilidad profesional ya que un efectivo control ha de ser base en el surgir de una empresa y por ende de su éxito o contrariamente un mal registro de éste puede ocasionar lastimosamente el fin del funcionamiento de la misma.

Una extensa y veraz información contable es de vital importancia para el buen desempeño de la empresa ya que omitir información o informar de manera deficiente puede traer una serie de dificultades y más aun cuando la información omitida es sobre los inventarios. En algunos casos, éstas invierten grandes cantidades irracionales de capital en mercancías que el departamento de ventas no puede vender, “El control de inventarios es un aspecto crítico de la administración exitosa, cuando mantener inventarios implica un alto costo, las compañías no pueden darse el lujo de tener una cantidad de dinero detenida en existencias excesivas”… (Billington, Mcleavy y Narashiham, Op.cit., p.91.), esto trae como consecuencia que al estar inmovilizada esa parte del capital al vencer los giros que garantizaban la compra, la empresa se vea obligada a atrasarse en los pagos e inclusive la misma podría sufrir de las penosas acciones de embargo por su irresponsabilidad en el pago de sus compromisos.

Por otro lado el caso puede ser inverso, por faltar información los inventarios pueden estar por debajo de su nivel normal y el funcionamiento de la empresa verse obstruido porque no es posible atender a tiempo los diferentes pedidos