Planeación, control y resultados “El conocimiento no basta, hay que aplicarlo. La intención no alcanza, debemos hacerla realidad”.

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[pic 10]Es muy claro que la relación entre las tres variables planteadas (alcance, tiempo y presupuesto) es muy estrecha. Podemos decir que se puede hacer cualquier cosa si tenemos suficiente tiempo y dinero. Si nos falta uno u otro habremos de lograr compromisos en lo que se puede lograr. Un ejemplo de esto es el proyecto Apollo. Su objetivo fue llevar el hombre a la luna antes de una década, había tiempo suficiente y el dinero no fue problema, el resultado se consiguío aún cuando el hombre que lo planteó John F. Kennedy ya había muerto para entonces.

El alcance

Nos hemos referido al producto o servicio que cada proyecto busca crear, en la jerga técnica esto es conocido como el alcance. En un pasaje de Alicia en País de las Maravillas de Lewis Caroll se puede entender la importancia que tiene.

- Podría decirme, por favor, ¿qué camino debo seguir a partir de aquí?, preguntó Alicia

- Esto depende esencialmente de a donde quieres ir, dijo el Gato

- No me importa mucho a donde, respondió Alicia.

- Entonces no importa el camino que sigas, dijo el Gato,

- mientras llegue a alguna parte, concluyó Alicia con su explicación.

- Oh, esto es bien seguro, replicó el Gato, siempre que andes lo suficiente.

Solo podemos decir que algo es positivo o negativo en función de lo que queremos conseguir, si no tenemos claro lo que queremos no podremos juzgar lo que conviene hacer, las herramientas que hemos de usar y el tiempo que invertiremos. Por lo tanto el primer principio de la gestión de proyectos es:

Principio 1: El éxito de un proyecto está en proporción directa con la definición del alcance.

No es posible alcanzar éxito en algo a menos que sepas que es lo que quieres, no basta con saberlo, pero es el primer paso. Si no sabes con claridad que es lo que quieres lograr es posible que lo que obtengas no sea lo que realmente querías. Tal como le paso al general Pirro de Épiro, lucho una batalla para conquistar Argos con heroísmo y decisión, llevando la lucha mucho más allá de lo sensato. Murieron sus dos hijos en la lucha, finalmente triunfó y murió al entrar a la ciudad, golpeado por una teja que le arrojó una anciana, la inconciencia ocasionada por el golpe permitío que lo asesinaran los poco defensores de la ciudad. El costo de la victoria fue tan alto que no valía la pena. Hoy siempre que sucede algo así lo llamamos victoria pírrica, en memoria de la necedad del desafortunado Pirro.

y abarca más que sólo el producto concreto, lo importante es conseguir que la necesidad para la cual el producto es creado sea satisfecha para las personas relevantes

Todos los proyectos tienen cinco grupos claramente definidos de actividades:

- Inicio: La selección, definción y reconocimiento de inicio del proyecto.

- Planeación: El desarrollo de un plan de trabajo viable para conseguir los objetivos del proyecto.

- Ejecución: La coordinación del esfuerzo y los recursos para seguir el plan desarrollado y lograr los resultados.

- Control: El monitoreo y medición del progreso en el trabajo para asegurar que los objetivos del proyecto son alcanzados o bien la modificación de la planeación con las medidas correctivas necesarias.

- Cierre: Formalizar la aceptación del proyecto y llevarlo a buen término.

Estos grupos de acciones, o procesos, deben apoyarse la psicología humana para conseguir que el equipo del proyecto esté debidamente enfocado y tenga iniciativa.

Es así podemos distinguir en los proyectos tres elementos comunes a los sistemas, (que permiten dirigir el sistema hacia el objetivo.