5.- Resultados por cuentas y totalizadas en conjunto-control de activo transitorio-indicar los artículos sin movimiento- separar críticos por obsoletos. Coordinar con jefe de personal.

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El almacenero y su personal intervendrán en el inventario solo para indicar el lugar donde se encuentran ubicados los bienes y para aclarar aspectos requeridos por el equipo inventariador.

Paso 7.- Seguidamente se procederá a efectuar el corte documentario debiendo firmar el jefe de equipo todas las notas de ingreso y salida que se encontrasen en proceso de trámite anotando en un documento denominado Corte de Inventario la relación de los documentos antes señalados y demás ocurrencias necesarias previas al inicio de la labor de conteo. Dicho documento será suscrito por el Contador general , jefe de equipo y encargado del almacén.

Paso 8.- Una vez concluido el corte documentario, el encargado del almacén procederá a ingresar al sistema mecanizado las notas de ingreso y salida de almacén por tramitar que figuran el en documento Corte de Inventario. El jefe de equipo procederá a verificar el ingreso de esta información en el aplicativo de inventario, procediéndose a imprimir el listado oficial de toma de inventario el cual será emitido en los siguientes ejemplares:

Original : Jefe de equipo

Copia : Encargado de cada Almacén.

Paso 9.- Una vez concluido el corte documentario físico el personal inventariador procederá a ubicarse en los stands o zonas asignadas procediendo el conteo de los materiales de acuerdo a lo indicado en el instructivo recibido.

Paso 10.- El inventario será al “barrer“ y se realizará por parejas, donde uno contará y otro apuntará en las hojas de trabajo en filas debidamente ordenadas consignando los nombres de los inventariadores y la fecha en cada una de las hojas.

El proceso de anotación deberá contener el código del ítem, la cantidad encontrada y el código de ubicación de ser el caso. Seguidamente la persona que cuenta anotará en la tarjeta de control visible la fecha de inventario, el término inventario en la descripción, la cantidad inventariada y un visto que evidencie la labor efectuada. En el caso de no existir o encontrarse deteriorada la tarjeta de control visible, recomendará al almacenero para que la sustituya.

Al término del día se entregarán las hojas de trabajo al jefe de equipo quien las custodiará hasta el día siguiente.

Paso 11.- Una vez concluida la labor de conteo de los materiales el personal inventariador suscribirá todas las hojas de trabajo procediendo a entregar el jefe de equipo dichos documentos. El jefe de equipo podrá ir requiriendo hojas de trabajo terminadas a medida que transcurre el inventario con la finalidad de ir adelantando su trabajo de centralización de datos.

Paso 12.- El jefe de inventario o el jefe de equipo en su caso procederán al traslado de los datos contenidos en las hojas de trabajo al listado de control de inventario en original y copia siguiendo el procedimiento que se detalla:

a) Se verificará la cantidad inventariada con el saldo que figura en el listado.

b) En caso de encontrarse diferencia, inmediatamente se efectuará el reconteo en presencia del jefe de inventario y el jefe de almacén.

c) De persistir la diferencia esta será refrendada por el jefe de inventario y el almacenero en la línea correspondiente del listado.

Paso 13.- Terminada la labor de verificación, al final de los listados deberán suscribirlos necesariamente el encargado del Almacén y el jefe de equipo haciendo un resumen de los faltantes y sobrantes.

Se procederá seguidamente a desglosar el listado en original y copia entregando al encargado del almacén el ejemplar que le corresponde.

Paso 14.- Al finalizar el proceso de inventario físico el equipo de inventariadores entregarán al jefe de equipo el material de trabajo, quien a su vez lo entregará al Contador General. Toda la documentación de trabajo, base de constatación del inventario será archivada.

APORTE: PLAN PARA EL INVENTARIO ROTATIVO

Una vez realizado el inventariado de los almacenes de la empresa y en base a los datos recogidos se debe clasificar de una manera más precisa los artículos que se tiene mediante el método de clasificación ABC, esto para elaborar el plan de inventario rotativo y optimizar el tanto tiempo como el control de los artículos.

Se debe recordar que los artículos A serán los que tendrán mayor control, siendo los B en menor grado y el inventariado de los artículos C menos veces al año. A continuación tenemos un ejemplo:

Artículos

Tipo A

20%

3.000,00

Tipo B

30%

4.500,00

Tipo C

50%

7.500,00

Total

15.000,00

Como se sabe los artículos de Clase A son de mayor importancia de cuidado y control, por lo que se propone que estos sean inventariados cada mes, los artículos B cada 3 meses y los artículos C lo sean cada medio año.

De esta manera se tendría:

[pic 1]

[pic 2]

[pic 3]

Esto permitirá que por ejemplo los artículos considerados como más importantes (Tipo A) sean inventariados cada mes con tan solo el conteo de 137 artículos diarios. En total se inventariaran 262 artículos mensualmente.