Planes de Contingencia.

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a nosotros como área para identificar las áreas de oportunidad, distinguir lo realmente relevante de lo importante y además también sirvió al resto de la Organización para seguir atentos y no pasar por alto los Planes de Contingencia que aunque como mencione anteriormente diversas áreas si los tienen hace falta que se revisen, prueben y actualicen constantemente, también es primordial la existencia de la figura del líder quien será el que organice y tenga el conocimiento necesario para la correcta implementación del Plan.

Recuerdo otro suceso de Contingencia al que nos enfrentamos en la Organización en el año 2009 cuando se declaró el virus de la Influenza y por medidas de seguridad no se permitía estar en contacto cercano entre las personas e incluso de recomendó hacer home office, sin embargo, para hacer home office se requería que las personas tuvieran equipo, acceso a sistemas, información y sobre todo sin descuidar o dejar a un lado la seguridad de la información, por lo que se hizo una clasificación, sólo a personas claves se les proporcionó las herramientas especializadas y al resto las básicas como por ejemplo el correo electrónico.

Otro tipo de Contingencia a la que nos hemos enfrentado en la Organización en la que laboro son los grupos de activistas sociales o de protesta que en alguna ocasión realizaron bloqueo en las instalaciones no permitiendo el acceso y salida al personal, muchas veces este personal es clave para la operación por lo que es uno de los puntos importantes tener un reemplazo de este personal considerado clave, que tengan el conocimiento, así como accesos, contraseñas necesarias para realizar las actividades que se requieran en caso de una contingencia.

La postura del autor Martínez, Juan Gaspar (2004) es muy clara los Planes de Contingencia deben considerarse dentro de la parte estratégicas de las Organizaciones, dedicarle tiempo, análisis y recursos. Coincido con esta idea y la considero de las más importantes, las organizaciones deberían incluir dentro de sus Planes de Negocio un apartado dedicado a su Plan de Contingencia y considerarlo igual de importante como por ejemplo el tema de Mercadotecnia, Metas de ventas, etc. y destinar el presupuesto adecuado para su implementación y no escatimar recursos, esto me recuerda una frase de dominio público: “lo barato sale caro”.

Dentro del texto no se menciona y considero que sería importante incluir que si nuestros Planes de Contingencia se requiere el apoyo de las autoridades como por ejemplo de Protección Civil, Bomberos, Policía hay que comunicárselos, hacerlo de su conocimiento, tener acuerdos de servicio, tener identificadas las rutas de acceso, y a la mano datos básicos para poderlos informar por ejemplo número de personal que se encuentra laborando en las instalaciones, número de pisos de los edificios considerando si hay estacionamientos subterráneos, etc., todo dependerá del tipo de Contingencia al que nos enfrentemos

No es tener un pensamiento fatalista sino prepararnos ante los distintos escenarios y clasificarlos de acuerdo al nivel de riesgo que percibimos, claramente en la Ciudad de México no pensaremos en que nos puede alcanzar un tsunami, pero pensaremos en que es posible una inundación o temblor. Es necesario identificar los distintos tipos de Contingencia a los que la Organización se pudiera enfrentar para tener Planes alternos.

Considero que falta hacer hincapié en que las Organizaciones no tendrían que gastar millones de recursos para crear sus planes de Contingencia (claro que dependerá del tipo de organización y de respaldo) me refiero a que las empresas deben identificar sus procesos críticos, analizar los recursos que se dispone y asignar prioridades, tienen que discriminar e ir descartando No tendrían que respaldar todo.

Para concluir me permito mencionar que una vez que se tuvo el apoyo de la Dirección de la empresa para desarrollar los Planes de Contingencia, lo verdaderamente importante es comunicarlos de forma interna y que no queden como letra muerta en documentos, para que llegado el momento de ponerlos en práctica el personal involucrado sepa cómo actuar, se sobrelleve la contingencia y se logre la recuperación y regreso a la normalidad.

Este es un tema que nos hace reflexionar sobre la importancia de tener planes alternos en las Organizaciones pero incluso en nuestra vida diaria constantemente aplicamos el Plan B o Contingente cuando algo nos falla.

Bibliografía

Gaspar Martínez. Juan. (2004). Planes de Contingencia: La Continuidad del Negocio en las Organizaciones. Madrid, España: Diaz de Santos, S.A. (Pág.1-20).