Procedimiento de administración de correspondencia

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En ningún caso se deberán dejar en recepción documentos por no identificar a la persona que se le debe entregar o no identificar el grupo en el que se debe clasificar.

Los responsables de administración de documentos en la entidad guardarán la debida discreción y confidencialidad de la información registrada en los documentos que se reciben.

El horario para el reparto de la correspondencia general es a las 9:00 a.m., 2:00 p.m. y 5:00 p.m., pero en caso de documentos urgentes se debe entregar al destinatario tan pronto se registre en el libro de correspondencia.

Se debe colocar la fecha y hora de entrega de correspondencia al destinatario final, quien debe verificar en presencia de la auxiliar de correspondencia que la comunicación si sea de su competencia y firmar la planilla. En caso que la correspondencia no sea de su competencia debe devolverla a la auxiliar y no firmar la planilla.

Para el envío de correspondencia hacia los puntos de venta de otras ciudades se deberá relacionar cada uno de los documentos que se envía y detallar a la persona o proceso al que va dirigido, de igual manera se debe hacer desde los puntos de venta hacia la sede principal.

Por regla general no se debe recibir correspondencia o documentos en fines de semana o festivos, en caso que llegue correspondencia durante este periodo el vigilante debe colocar con el sello automático la fecha y hora de recibido y colocarlo en la ventanilla de correspondencia. A primera hora del día hábil siguiente la secretaria recepcionista debe revisar los documentos y relacionarlos en la planilla de correspondencia.

Las responsables de recibir la correspondencia deben tener capacitación de todos los procesos para poder identificar el tipo de correspondencia que reciben, con el fin de realizar una adecuada clasificación.

Cuando los responsables de los procesos que reciben la correspondencia tengan ausencias temporales (vacaciones, incapacidades, permisos), se debe informar a la secretaria recepcionista la persona que en este lapso de tiempo recibirá los documentos.

En caso que se reciba correspondencia para una persona que en el momento no se encuentre y no haya avisado a quien se le debe redireccionar los documentos, la secretaria recepcionista debe informar al jefe inmediato de la recepción del documento, con el fin que este determine la destinación que se le debe dar.

Se prohíbe el ingreso de personal no autorizado al área de ventanilla de recepción de correspondencia.

La responsabilidad de la adecuada respuesta a las comunicaciones recibidas corresponde a cada uno de los empleados de acuerdo con sus funciones y responsabilidades.

No está permitido que se reciba mercancía, materia prima, útiles y papelería a través de la ventanilla o de la recepción de la Organización.

Las planillas de correspondencia totalmente diligenciadas serán archivadas de la siguiente manera:

- Las del mes calendario, las carpetas las tienen las responsables de recepción.

- Las de meses anteriores se entregan a Gestión Humana para su archivo de manera cronológica.

- FLUJOGRAMA

- La secretaria recepcionista recibe los documentos externos que lleguen y verifica que se encuentre dirigida a la Organización y/o a uno de sus empleados.

- En caso que la comunicación se reciba en sobre sellado se debe verificar que venga dirigida a la organización y abrirlo para verificar su contenido.

- Coloca el sello de recibido en ventanilla con fecha y hora, y firma. En caso que la comunicación tenga copias para devolver le coloca el sello, firma y lo devuelve al mensajero.

- Identifica y clasifica el contenido de la misma.

- Relaciona las comunicaciones en el libro de correspondencia recibida, identificando claramente la fecha y hora de recibido, el remitente y destinatario de la comunicación, el tema. En esta misma planilla se colocará la fecha y hora de entrega al destinatario.

- Se acumula la correspondencia en la medida que se recibe y se reparte en los horarios establecidos.

- La auxiliar de recepción programa la entrega validando que el total de las comunicaciones que se encuentren pendientes de entrega en la planilla coincida con los documentos físicos.

- En caso que la persona encargada de la distribución sea diferente a la auxiliar de recepción que recibió, debe entregar la planilla y los documentos físicos uno a uno, el responsable de la distribución debe validar que reciba todos los documentos relacionados firmar y comienza su ronda.

- El destinatario verifica que la información sea de su competencia, de lo contrario la devuelve con el responsable colocando la respectiva anotación en el libro.

- Al finalizar la ronda el encargado de la distribución de correspondencia debe validar que se hayan entregado todos los documentos y que todos los destinatarios finales firmaron.

- Al finalizar la jornada se debe revisar el correcto diligenciamiento del libro, la entrega de la totalidad de la documentación a los destinatarios, excepto la que se programe para entrega en la primera distribución del día siguiente.