SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD. CONCEPTOS BASICOS DE SISTEMAS (S.I.)

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No siempre es fácil lograr en forma absoluta, clara y permanente, definir la frontera del sistema, por cuanto los sistemas se relacionan unos con otros y pertenecen a un macro o supra-sistema (Un sistema mayor).

RETROALIMENTACION O CIRCULARIDAD DEL SISTEMA:

La retroalimentación, es el mecanismo por el cual una cierta proporción de la salida (out-put) de información de un sistema, se redirige nuevamente a la entrada (in-put), con objeto de controlar su funcionamiento y tomar las medidas de correctivas en base a la información realimentada.

Ejemplos: En sistemas de Ingeniería, Arquitectura, Economía, Biología,…, etc.

RECURSIVIDAD:

Corresponde a que un sistema puede estar compuesto por varios subsistemas, que actuando en conjunto se logra SINERGÍA, en el sistema como un todo

Ejemplo: Cuerpo Humano, Eléctrico, Bancario, Transporte,..., etc.

Ejemplo: Sistema de Balance y Estado de Resultados de una Organización

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QUE ES UN SISTEMA DE GESTIÓN:

Es una estructura probada para la gestión y mejora contínua de los procedimientos y procesos de la organización.

Ello, permite planificar, organizar dirigir y controlar los recursos comprometidos en el sistema, en forme eficaz y eficiente

Un sistema de Gestión integrado, permite la revisión constante de las operaciones, los servicios/productos, las metas y la estratégia global de la organización, debe ser definido con claridad, estructura, informado y controlado, siempre existe riesgo en su funcionamiento, por ello, se necesita retroalimentación

EL SISTEMA COMO UN TODO :

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Diagrama de un Sistema de Información (S.I.A.):

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Imput = Entrada = Ingreso de datos (Compra)

A = Proceso de datos (Precio, Producto, Cantidad, Fecha, datos rut, etc.,..)

Output = Salida del producto = (Factura, correcta o incorrecta)

B = Retroalimentación = Circularidad = Informa al Im-Put del sistema, los errores para su corrección

LOS SISTEMAS, se diseñan para que los datos de la información se originen en la etapa Operativa, es decir, la recolección es en la base (In-put) del sistema (Comercial, Salud, Defensa, Financiero, etc.), para ésta suba al nivel Funcional, y se traduzca en información depurada (Proceso), generando ello informes de gestión por áreas, que suben al nivel Superior de la Organización para la toma de Decisiones Estratégicas

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La información a nivel Gerencial, se analiza, se racionaliza y se traduce en Decisiones Estratégicas, bajando a los niveles Funcionales y Operativos (OUT-PUT), con el objetivo de modificar o mejorar los resultados (Retroalimentación), en búsqueda de los objetivos del Plan Estratégico

UTILIDAD DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION DE GESTIÓN:

1.- Alinear los Objetivos de la Organización

2.- Buscar las mejores soluciones del sistema, para una adecuada Gestión

3.- Trabajar con mayores y mejores sistemas de información

4.- Identificar los riesgos, contingencias del sistema

5.- Lograr estabilidad y calidad continua del Sistema

CONTRIBUCION DE LOS SISTEMAS DE GESTION A LA CALIDAD CONTINUA:

1.- Contribuye a la Gestión de riesgos y solución de: Recursos Humanos, Materiales, Financieros, Tecnológicos, Productivos y otros propios de la organización

2.- Proteger el Mercado (La Demanda, La Marca, Los Productos, Los Proveedores, etc.)

3.- Lograr mejoras continuas, en todos los subsistemas integrados de la organización

En la actualidad, los sistemas integrados más modernos utilizados por las diferentes Industrias, son conocidos como SISTEMAS E.R.P.

Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (en inglés ERP, Enterprise Resource Planning) son sistemas de gestión de información que automatizan muchas de las prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa.

Los ERp, son sistemas que se caracterizan por estar compuestos por diferentes módulos.

Ejemplo: producción, ventas, compras, logística, contabilidad, gestión de proyectos, inventarios, almacenes, pedidos, nóminas de personal, etc., pero actúan en conjunto y en su ambiente (Concepto de sistemas).

LOS SISTEMAS, tienen como objetivo buscar CALIDAD EN LA INFORMACIÓN, y para ello, los KPI, Indicadores Claves del Desempeño ( Inglés; Key Performance Indicator), son una medida para conocer el nivel de desempeño de los procesos del sistema. La utilidad de un indicador, está directamente en relación con los objetivos que se ha fijado en el diseño del sistema

Un KPI se diseña para mostrar "cómo" se progresa en un aspecto concreto. Existen diversos KPI para diversas áreas de una empresa.

Ejemplos: Compras, Logística, Ventas, Servicio al Cliente, etc.- Las grandes compañías, disponen de KPI que muestran si las acciones desarrolladas