TRABAJO DE SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE.

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del mero registro histórico o clasificatorio a que se ha aludido anteriormente y cobra una gran importancia para las actividades de predicción de los efectos económicos en la planeación y control, en la determinación del valor de la utilidad y en la valuación de los activos.

El proceso general de asignación está dirigido en especial a los gastos y costos de los productos o servicios. Hay tres facetas:

a) La selección del objetivo del costeo.

b) La selección y acumulación de los valores de costos que se relaciona con el objetivo del costeo y,

c) La selección de un método para identificar y relacionar directamente el objetivo del costeo con la acumulación de los costos.

1.2.4 Proceso de control de calidad de la información contable. Este proceso consiste en asegurar que los objetivos en el registro, la presentación y suministro de la información contable se cumplan y darle a esta las cualidades exigidas. Las preguntas a contestar en este punto pueden ser:

La información contable ¿Es comprensible? ¿Es confiable? ¿Posee valor de retroalimentación? ¿Es predictiva? ¿Representa íntegramente los hechos económicos? ¿Es oportuna? ¿Es verificable?

Las respuestas a estos interrogantes deben obedecer a un plan de trabajo y al diseño de un modelo de sistema contable que proporcione las herramientas para que los productos del área contable sean de optima calidad. Es decir, el producto es el resultado de un proceso de producción en el cual se han tenido en cuenta las especificaciones del producto como del proceso en si mismo. Por otra parte, cotidianamente, al administrador del área contable deberá asegurar el cumplimiento de los objetivos establecidos mediante actividades de comparación, comprobación, de conciliación, de verificación y de corrección a los datos introducidos en la base de datos de la contabilidad y en los informes producidos. Con referencia a este proceso, el área contable debe establecer un conjunto de políticas, programas y procedimientos de trabajo que den seguridad y confianza a sus actividades, lo cual, en conjunto, significa que debe poseer un sistema de control interno contable propio y a la medida de sus operaciones.

Un interrogante que cabe en este aparte es: cuáles son los riesgos en que incurre el contador en la ejecución de sus actividades y en la presentación de la información.

1.2.5 Proceso de preparación de informes. La guía general para la preparación de los informes contables comprende por un lado, el conjunto de necesidades de información de los usuarios, y por otro, los objetivos y funciones que se hayan establecido para la empresa en particular. Con estas bases el jefe del área contable puede concretar la frecuencia, la naturaleza, y el alcance de cada una de los informes que suministre.

1.2.6 Proceso de análisis y evaluación de la información contable. El análisis de los informes es un paso previo a su presentación a los usuarios. Usualmente se hace en base en tres aspectos.

Primero, con base en los datos que contiene cada informe, segundo, con respecto a los hechos económicos que represente y, tercero, en reacción con la actuación de los responsables de las transacciones mostradas en el informe.

El análisis y estudio de los estados contables y los informes evaluativos que se preparen debe obedecer a una lectura concienzuda de las cifras, a un a descripción de los principales hechos económicos relacionados en el informe respecto a las actividades centrales de la empresa, a su interpretación y explicación y, finalmente, a presentar una síntesis de la situación financiera de la actividad económica.

Un listado general de la naturaleza de las necesidades de los usuarios puede ayudar a la evaluación y análisis de la información contable:

1. Conocimientos de los flujos de fondos de la empresa.

2. Conocimiento y evaluación del poder de la empresa para obtener utilidades.

3. Conocimiento y apreciación de la capacidad y responsabilidad de los administradores para el manejo de los recursos.

4. Conocimiento e información sobre hechos relacionados con la actividad de la empresa y que de cualquier manera puedan afectar sus actividades y misión.

5. Conocimiento del impacto que tengan las actividades de la organización en la comunidad.

1.3 Proceso de suministro y presentación de la información. Las actividades relacionadas con el suministro y presentación de la información configuran un papel importante al director del área o administrador del sistema contable. Una de las funciones mas importantes se plasma en este punto, es decir, el director vende su producto a sus clientes que son los usuarios de los informes contables, por lo cual debe efectuar un trabajo cuidadoso de asesoría, asegurando que los informes cumplan su cometido, que lleguen a los usuarios pertinentes, de manera oportuna y que la información sea comprendida.

2. Estructura de un sistema contable. Un sistema de información contable sigue un modelo básico y un sistema de información bien diseñado, ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo/beneficio. El sistema contable de cualquier empresa independientemente del sistema contable que utilice, se debe ejecutar tres pasos básicos utilizando relacionada con las actividades financieras; los datos se deben registrar, clasificar y resumir, sin embargo el proceso contable involucra la comunicación a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales.

2.1 Registro de la actividad financiera: En un sistema contable se debe llevar un registro sistemático de la actividad comercial diaria en términos económicos. En una empresa se lleva acabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en términos monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad. Una transacción se refiere a una acción terminada más que una posible acción a futuro ciertamente. No todos los eventos comerciales se pueden medir y describir objetivamente en términos monetarios.

2.2 Clasificación de la información: Un registro completo de todas las actividades comerciales implica comúnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser útil para las personas