LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN CONTABLES PARA LA TOMA DE DECISIONES EN LAS COMPAÑIAS DE SEGUROS

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Según Gilli, el Sistema de Información Contable es sólo una parte de lo que es el Sistema Administrativo de una empresa. El mismo se alimenta de los distintos subsistemas (cobranzas, compras, pagos, ventas, producción) para poder brindar información que permita la planificación y el control de gestión de una organización (información gerencial).

Según Osvaldo Chaves, el Sistema Contable “Es un sistema de información que debe garantizar el control de las acciones que realizan aquellos que tienen la responsabilidad de conducir la empresa”[7]. El sistema contable debe asegurar el registro de todos los hechos económicos y financieros que se producen en la marcha de la empresa. La calidad de los informes que se elaboren es una condición clave y ésta no debe abandonar los principios de economía de los procesos, o sea que el límite para diseñar un sistema de información contable está representado por el costo de implementar y mantener dicho sistema. El costo no puede superar a los beneficios que el sistema le puede brindar a la empresa[8].

El Sistema Contable tiene que brindar información oportuna y confiable. Además debe tener ciertas medidas de seguridad que la información no pueda ser violada.

Es muy importante que el Sistema Contable sea un sistema único. Esto significa garantizar que los procesos de recolección de datos, clasificación y archivo de los mismos, permitan la elaboración de informes que atiendan los requerimientos de usuarios internos y externos. La falta de unidad del sistema, o sea, la implementación de más de un sistema Contable dentro de una misma entidad, puede producir dificultades en el seguimiento de las acciones de la empresa, y además demandaría un mayor costo de mantenimiento de los sistemas.

No es necesario que el Sistema Contable recoja absolutamente todos los datos y todas las transacciones existentes en una compañía. A veces, esta cantidad de datos puede hacer desbordar el sistema, dados que el sistema tiene límites de capacidad a nivel tecnológico. Por ello, la selección de los datos que deben ser capturados se orienta a cumplir con los objetivos clave. Debe asegurar el cumplimiento de los requerimientos legales, o sea que los datos deberán estar ordenados, clasificados y archivados como soporte de los registros contables.

Un ejemplo de esto sería registrar en el Sistema Contable el resumen de ventas de un día en un sólo asiento contable resumen y mantener el detalle de las ventas en el subsistema de ventas. De esta manera se reduciría en gran número la cantidad de datos que ingresan al sistema.

Según Robert Meigs, “El objetivo principal de la contabilidad es proporcionar información útil en la toma de decisiones. La contabilidad no es un fin sino más bien un medio para lograr un fin. El producto final de la información contable es la decisión, ya sea de los propietarios, gerentes, acreedores u otros grupos que tengan algún interés en el desempeño financiero de una empresa”[9].

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“La contabilidad une a quines toman decisiones con las actividades económicas y con los resultados de sus decisiones”. El diagrama ilustra la forma en que las actividades económicas fluyen en un proceso de contabilidad, del cual va a surgir la información contable. Esta información es utilizada por quienes toman decisiones económicas, que al realizar acciones específicas, dan como resultado nuevas actividades económicas que van a volver a alimentar el proceso contable.

Las decisiones pueden ser estructuradas y no estructuradas. Las primeras son repetitivas, rutinarias e implican un procedimiento definido para tomarlas de manera que no se manejen cada vez como si fueran nuevas. Las segundas, son aquellas en las que quien toma las decisiones debe proporcionar los criterios, la evaluación y los puntos de vista para la definición del problema. Estas decisiones son nuevas, importantes y no rutinarias y no existe un procedimiento bien comprendido o aceptado para tomarlas. Algunas decisiones son semiestructuradas, en tales casos, sólo parte del problema tiene una respuesta clara proporcionada por un procedimiento ya aceptado[11]. La información contable, debe brindar soporte a estos tres tipos de decisiones. Para ello, los informes contables deben ser precisos y oportunos.

Los usuarios externos de la información contable son individuos y otras empresas que tienen un interés financiero en la compañía que presenta el informe, pero no están involucrados en las operaciones diarias. Por ejemplo: acreedores, proveedores, organismos gubernamentales, sindicatos.

Así como hay muchos tipos de decisiones económicas también hay muchos tipos de información contable: contabilidad financiera, gerencial y tributaria, que están íntimamente relacionados entre sí[12]. A continuación daré una breve descripción de cada una de ellas.

Contabilidad Financiera: se refiere a la información que describe los recursos, las obligaciones y las actividades financieras de una entidad económica. Está diseñada principalmente para ayudar en la toma de decisiones de los inversionistas y los acreedores.

Contabilidad Gerencial: la contabilidad gerencial comprende el desarrollo e interpretación de la información contable destinada específicamente a la gerencia. Los gerentes utilizan esta información al fijar las metas generales de la compañía, al evaluar el desempeño de las distintas áreas, al decidir si se introduce una nueva línea de productos y al efectuar prácticamente todo tipo de decisiones gerenciales.

Contabilidad Tributaria: el principal objetivo de la contabilidad tributaria no es la preparación de una declaración de impuestos sobre la renta, sino la planeación de los impuestos, es decir anticipar los efectos tributarios de las transacciones de negocios y estructurar estas transacciones de tal forma que minimicen la carga del impuesto sobre la renta.

Según Robert Meigs, “el sistema contable consta de procedimientos, mecanismos y registros utilizados por una organización para desarrollar la información contable y para transmitir esta información a quienes toman decisiones”[13].

Personalmente, coincido con la definición de Sistemas Contables, que expresa Robert Meigs en su libro, dado que la