Trabajo escrito compras y aprovisionamiento

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Metodología

La metodología utilizada para dar solución a la situación, se llevará a cabo en 5 fases fundamentales, la cuales tienen a su vez, una serie de propuestas que permitirán llegar a la mejor opción para la empresa Encuadernadora S.A.

Fase 1: Diagnostico de la situación

Consiste en entender detalladamente cada una de las situaciones que han generado la problemática en la cadena de abastecimiento. Iniciando por entender las causas que han originado el paro de los corteros de caña, los niveles de inventario del proveedor y los argumentos del área de Supply Chain Management que han permitido operar con tan solo un proveedor de materia prima básica.

Fase 2: Lluvia de ideas para buscar la mejor solución al problema

Será necesario escuchar las diversas propuestas que puedan aportar cada uno de los miembros del equipo, con mente abierta, sin prejuicios y sin predisposiciones o preconceptos, que impidan conocer soluciones creativas, innovadoras que puedan resultar estratégicas para la solución del problema.

Fase 3: Valoración de cada una de las posibles soluciones

Debe generarse una tabla comparativa de atributos, que permitan evaluar de manera objetiva, cada una de las alternativas propuestas para dar solución al impase de la empresa Encuadernadora S.A. Aquellas ideas con mayor puntuación, serán seleccionadas para presentar ante el presidente de la compañía.

Fase 4: Análisis de las 3 propuestas con mayor impacto

Una vez realizada la valoración general de cada una de las ideas, será necesario realizar un análisis detallado de las 3 propuestas más relevantes que puedan significar la solución a la solución problemática.

Fase 5: Aprobación y puesta en marcha de la solución seleccionada

Una vez seleccionada la propuesta de mayor impacto, será necesario socializarla con todos los miembros de la junta directiva, realizar las modificaciones que se consideren necesarias, buscar la aprobación de la misma y proceder con la implementación en el menor tiempo posible, con el objetivo de dar solución y celeridad a la díficil situación, de tal manera que se mantenga la continuidad del proceso industrial.

4. Diagnóstico de la problemática

Con el objetivo de conocer en detalle los acontecimientos generales del caso de estudio relacionado a la empresa Encuadernadora S.A. hemos realizado un análisis detallado de cada una de las partes implicadas, de tal manera que se pueda lograr una solución integral ante la situación problemática.

En primera instancia es necesario conocer el proceso básico de la cadena de abastecimiento:

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Figura 1. Descripción básica de la cadena de abastecimiento para la obtención del producto final (papelería escolar) de la empresa Encuadernadora S.A.

En relación a la Materia Prima (Bagazo de caña de azúcar), es necesario indicar que existe un inminente paro de corteros de caña, que tiene como fecha de inicio el lunes 14 de julio de 2008. En este paro participa todo el gremio de Asocaña, que alberga alrededor de 19,000 obreros. Los ingenios que se han apoyado el paro son Mi canita, Santa Clara, Dulce Sabor, Marujita, Azuquita, entre otros. Esta situación de parálisis, afecta notablemente la distribución de la materia prima a la empresa Papelitos S.A.

Papelitos S.A., es una empresa que tiene por objetivo la elaboración y comercialización de papel y cartón, a partir del bagazo de caña. En la actualidad tiene materia prima para 15 días, los cuales no son suficientes para garantizar la demanda de sus principales clientes, en donde se ubica la empresa Encuadernadora S.A.

Encuadernadora S.A. es una empresa que se dedica al diseño, producción y distribución de papelería escolar, en donde utiliza 10% de cartón y 80% de papel para la fabricación de los diferentes productos de su portafolio. Su principal competidor es el gigante asiático China. Los tiempos de mayor de producción se originan entre los meses de Agosto y Enero, ya que los periodos académicos escolares en los 12 países latinoamericanos que atiende, entre ellos Colombia (Calendario A) se encuentran en su mayor punto.

La empresa es reconocida por mantener un alto marketshare, en gran parte por la calidad de sus productos, situación que argumenta por la calidad de la materia prima obtenida para la fabricación de los mismos.

La empresa se encuentra constituida de la siguiente manera:

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Figura 2. Organigrama de la empresa Encuadernadora S.A.

Actualmente Encuadernadora S.A. enfrenta una posible pérdida de suministro de materia prima (cartón y papel), debido a que su principal y único proveedor la empresa Papelitos S.A., presenta a su vez un desabastecimiento de materia prima (Bagazo de caña), como consecuencia de un paro de empleados asociados en el gremio de corteros de caña, situándose como la causa raíz de la situación.

La anterior situación conlleva a un grave problema de continuidad en la operación y por ende en las entregas (ventas) en las cantidades acordadas para el periodo escolar de la papelería correspondiente.

La empresa tiene como aspecto favorable la instalación de 3 plantas en México, Brasil y Colombia.

Como desafío inmediato, se encuentra la presentación de alternativas que permitan obtener materia prima, con el objetivo de dar continuidad al proceso de fabricación de productos, de tal manera que se genere una estrategia diferenciadora, en la que se involucren stakeholders, entre ellos con principal atención a los proveedores y un reconocimiento detallado de la cadena de valor.

Los clientes, son la esencia principal de la empresa, a quien va dirigido el producto final, en nuestro caso los cuadernos argollados, empastados, agendas, blocks. Libretas, entre otros.

5. Conclusiones y resultados

Durante el análisis de la situación o de la problemática del caso de la empresa encuadernadora S.A., nos parece acertado inicialmente ver a la compañía hacer parte de un mercado globalizado, ya que mantiene operaciones estratégicas en más de 12 países, situación que permite evitar la