Un Informe del diagnóstico Administrativo realizado en El Centro de Atención Social Familiar (CASF) Región sur Escuintla.

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Tramo de control: se determinó que dos son los órganos de la institución que dependen directamente de la unidad administrativa para realizar eficientemente sus funciones y son el órgano hospitalario y la unidad farmacéutica se pudo constatar que la institución.

Se pudo constatar que dieciséis son los recursos humanos dentro de la institución los cuales hacen posible la función primordial de la institución para la contratación del personal como método de contratación la institución realiza reclutamiento y selección de personal dándose este proceso a nivel central no regional.

Análisis Funcional

Dándole seguimiento al diagnóstico administrativo de la Institución CASF luego del análisis estructural se prosiguió con el análisis funcional en cual consiste en determinar las funciones de los órganos que integran la unidad como dicho estudio se realizó al área administrativa de la institución y en el análisis estructural se pudo definir que dicha unidad de la institución está integrada por la secretaria y el administrador procederemos a conocer cuáles son las funciones dichos órganos.

Naturaleza de la Unidad: Realizando el análisis de funciones de la unidad en estudio se determinó que la unidad es de naturaleza administrativa y que de ella dependen las demás unidades de naturaleza hospitalaria y operativa para la realización de sus funciones generales.

Objetivos generales de la Unidad: el objetivo general de la unidad es dirigir y controlar y planificar las actividades y operaciones de la institución así mismo organizar las demás unidades intrahospitalarias que conforman la institución para que esta cumpla con su objetivo principal de una manera eficiente y eficaz.

Objetivos específicos: entre los objetivos específicos de cada órgano que integra el área se pudo determinar funciones atribuidas con normas establecidas dentro de los procedimientos de cada función a continuación se describen las funciones de cada órgano que integra la unidad:

Administrador

El administrador de la es la máxima autoridad jerárquicamente de la institución y de la unidad siendo el jefe inmediato de la secretaria cajera, siendo estos dos órganos los que integran la unidad administrativa en la cual está enfocado nuestro estudio en nuestro análisis funcional se verifico las funciones principales asignadas y normadas para cada uno de estos órganos estando divididas entre funciones principales y funciones específicas para cada uno, estando así determinadas para el administrador de la siguiente manera:

Objetivo del puesto: planificar, organizar, coordinar y controlar todas las actividades intrahospitalarias velando por el buen funcionamiento.

Funciones principales:

- Administrar las actividades realizadas por el personal que conforman las clínicas, velando por que se cumplan las normas y regulaciones establecidas, verificar que las clínicas estén limpias y con los insumos necesarios para prestar los servicios.

- Revisar la correspondencia tomando las acciones correspondientes.

- Supervisar que se preste la atención solicitada al usuario.

- Supervisar la adecuada utilización y manejo de los inventarios de materiales y medicamentos utilizados en las clínicas, de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos, así como dando las correspondientes autorizaciones para su manejo y utilización.

- Supervisar la utilización adecuada de los activos fijos asignados al personal de las clínicas.

- Revisar y controlar los ingresos de caja.

- Coordinar los servicios que se prestan en las clínicas.

- Evaluar nuevas estrategias para la promoción de servicios conjuntamente con el Departamento Central de Mercadeo.

- Monitorear el desempeño del personal en sus respectivos puestos y de sus respectivas funciones.

Funciones Específicas:

- Verificar el manejo adecuado de los fondos utilizados en la clínica garantizando el seguimiento de los procedimientos y normas establecidas y dando las respectivas autorizaciones.

- Revisar estadísticas sobre las diferentes actividades de las clínicas.

- Revisar y autorizar la planilla del pago del personal por servicios contratados.

- Revisar los expedientes y verificar que los mismos cumplan con las normas establecidas por la auditoria médica.

- Verificar y supervisar el inventario de las diferentes bodegas de cada clínica.

- Autorizar las requisiciones de las bodegas de las clínicas.

- Revisar y autorizar fondo de funcionamiento.

- Llevar el control de los traslados y bajas de los activos fijos.

- Supervisar la infraestructura del edificio y del equipo tanto de oficina como médico, y hospitalario.

- Elaborar ordenes de trabajo y de compra correspondientes en los casos que sean necesarios.

- Supervisar el equipo de informática y requerir al departamento lo correspondiente.

- Realizar la evaluación de desempeño del personal a su cargo y trasladar la misma al departamento central de Recursos humanos.

- Elaborar y presentar el plan de trabajo y presupuesto anual de la institución.

- Elaborar los informes del cumplimiento de las normas de bioseguridad, imagen institucional y atención al cliente trimestralmente.

- Promover proyectos para diversificar servicios en las clínicas.

- Asistir a los cursos convocados por el departamento de capacitación.

- Participar en reuniones que sean solicitadas por las gerencias propias y/o organizaciones particulares afines.

- Preparar informes que le sean solicitados con la periodicidad requerida.

Secretaria/cajera

Dentro de las funciones de la secretaria cajera se pudo constatar que se le denomina de estará manera porque funge como secretaria administrativa y recibe los pagos de los servicios