Dia del acta de la independencia

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- Determinación del tipo de información que debe ser procesada a través de la forma: Uno de los principios del relleno de las formas que es el establecimiento de diferentes facilidades para el uso de los formularios.

- Información fija: Es la que viene impresa en el formulario y que debe estar claramente establecida.

Ejemplo: bauche vacío

- Información variable: Es aquella que se suministra por cada una de las personas involucradas en su elaboración.

Ejemplo: el bauche cuando se va a llenar con los datos.

- Arqueo de datos: Consiste en la investigación realizada por el analista para determinar cuáles son los datos que necesitan incluir así como la evaluación de su utilidad y pertinencia mediante la elaboración de:

- Lista de datos necesarios para que la forma pueda suministrar la información para la cual se diseña. Revisión de los datos que se va a incluir

- Estimación de la información en el procesamiento.

- Verificación de acceso a los datos necesarios para completar la forma.

El propósito fundamental del diseño de formas es suministrar medios estandarizados para el eficaz procesamiento de información administrativa y contable.

Las formas poseen el siguiente principio:

Facilidad del relleno.

Reproducción de las posibilidades de error.

Estética.

Reducción de costos.

- Clasificación de datos.

- Datos en orden de importancia:

- Muy importante: es necesario destinarle en espacio preferencial de la forma.

- Importantes: Es necesario agregarle espacio preferencial en la forma.

- Poco importantes: No es necesario destinarle un espacio en la forma.

- Datos de acuerdo a la frecuencia de entrada:

- Muy frecuentes: Si son muy frecuentes en necesario agregarle espacio en la forma. Ejemplo: un RIF

- Frecuentes: en caso de usarse con frecuencia también es necesario destinarle un espacio en la forma.

- Poco frecuentes: Si son de poco uso no es necesario destinarle espacio en la forma.

- Selección de entrada de datos

Los datos deben ser distribuidos adecuadamente dentro de las tres partes del formato (encabezado, cuerpo y cierre) para que la transmisión de información deba ser efectiva. Por lo tanto en necesario ordenar la entrada de datos de acuerdo al orden de salida, es decir se debe cruzar las salidas de información de una forma con la entrada de la otra.

- Determinar espacio para completar cada uno de los datos

Para que tengan espacios apropiados, tanto verticales como horizontales, es indispensable preparar con anticipación un proyecto o diseño de la forma con todas las entradas anotadas en el como guía. Después de decidir la mejor frecuencia para la aprobación de los datos se atrasa nuevamente la forma y enseguida se determina el ancho mínimo de cada columna y casilla, preferiblemente en milímetros. Se suma y se compara con el espacio disponible (aquel que está encerrado entre los márgenes) teniendo cuidado de que no sobre pase el espacio, si sobra es necesario aumentar el ancho de las columnas que puedan aprovecharlas.

- Clasificación de los datos de acuerdo al espacio requerido por cada uno

El objetivo de esta fase de trabajo es el uso racional del espacio para evitar el desperdicio, a fin de obtener una forma funcional y de espacios agradables. Durante su ejecución se agrupan los datos de acuerdo a características bien definidas.

- Los datos que requieren de espacio para escribir aquellos correspondientes a la información que necesita varias líneas. Por ejemplo:

Nombre:

__________________

__________________

- Aquellos que pueden llenarse en un solo cuadro: se refiere a los datos que recopilan solo marcado x.

Tipo de empresa

Comercial

industrial

servicios

- Datos que requieren de espacios o cuadrados: corresponde aquellas que se escriben con códigos.

Rif

- Datos que requieren de espacios de calumnado: se emplea cuando la forma requiere operaciones de cálculo o listados.

código

descripción

Precio unitario

cantidad

- Presentación.

Toda especialista de forma debe estar consciente de que no trabaja para sí mismo sino para otras personas; por lo tanto el resultado de su trabajo no solo debe corresponder a las exigencias técnicas de la organización a la cual le presta servicio, sino que también debe ser de aspecto agradable y fácil utilización, por esta razón es necesario considerar los siguientes aspectos.

- Vocabulario.

Debe ser preciso, evitar las abreviaturas o las frases incompletas que pueden ser mal interpretadas, los títulos deben ser concisos indicando con claridad el objeto de la forma. El nombre de la compañía deberá subordinarse con el nombre de la forma aunque también podría imprimirse en la base superior que se tenga destinada para los datos de archivos y otros seriales de identificación.

- Tipo de letra.

Debe ser muy clara y estilo muy sencillo, invariablemente se utiliza letra de molde y se utilizara el uso de letras cursivas, cuando se identifican espacios muy importantes se utilizaran letras