Los derechos y deberes consignados en los Estatutos

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Los libros son los soportes que deben tener y llevar un organismo comunal, ordenados por norma y absolutamente necesarios para la buena marcha de la organización como tal.

- Fuera de los que para su mejor funcionamiento interno implemente este organismo comunal, oficialmente se debe contar con los siguientes libros: De afiliados, de actas de asambleas y de mesa directiva, de inventarios, de tesorería y de caja menor.

- Cada comisión llevará su propio sistema de registro que garantice la sistematización de sus acciones.

- El libro de actas también puede ser utilizado por medio de folios debidamente registrados y deben ser archivados en fólderes debidamente empastados por periodos.

- Todos estos libros deben hacerse registrar ante la autoridad competente que ejerza la competencia de inspección, vigilancia y control y, visados por el fiscal del organismo comunal.

- Los libros que llevan las comisiones de trabajo deben ser registrados por la mesa directiva y refrendados con la firma del vicepresidente.

- Los libros de afiliados o delegados y de actas serán de responsabilidad en su tenencia y manejo por parte del secretario de la organización; los de tesorería e inventarios, por parte del tesorero.

- Los Libros que lleva cada comisión, serán manejados por sus respectivos coordinadores quienes serán los responsables del manejo de los mismos.

- El registro de las actas se hará llevando un número de orden consecutivo. Para su plena validez como documento de constancia de lo actuado, deberá estar firmado por el presidente y secretario de la reunión; para el caso de elección de dignatarios, esta acta debe de llevar las firmas de los integrantes del tribunal de garantías.

- Cualquiera de los libros, podrá estar a disposición de los afiliados o delgados, previa solicitud por escrito dirigida a la mesa directiva o ante el responsable del libro respectivo, pero la consulta por parte del interesado tendrá que hacerse ante el responsable del manejo del libro y si es del caso dentro del lugar donde reposa este y con la presencia de algunos de los miembros que la mesa directiva defina.

- Durante el periodo de elección de dignatarios, el libro de afiliados estará disponible en: La Sede Comunal y/o en la residencia del Secretario(a) de la J.A.C.

5. Para la sede de operaciones

- La sede oficial para las operaciones de la organización será la SEDE COMUNAL, la cual podrá ser utilizada por todos sus órganos internos previa coordinación.

- Tendrán llaves de la oficina: El Presidente(a) y el Secretario(a) ellos serán los responsables por el uso de las mismas.

- En la oficina sede, permanecerá(n) copia(s) de las llaves de todos los bienes inmuebles y muebles que la organización tenga bajo su custodia, vigilancia y control, pero el uso de las mismas solo podrá ser autorizado por El Presidente(a), y el Secretario(a).

- Cuando alguno de los responsables, deje extraviar una llave, por su cuenta, deberá asumir el cambio de claves y/o chapas y otros y la reproducción de las mismas.

6. Para el manejo de la correspondencia:

La correspondencia escrita, los informes, memorandos, boletines, etc. se constituyen en los mecanismos de información importantes en el funcionamiento de la organización y sus órganos, por lo tanto merecen toda la atención, responsabilidad y cuidado en su manejo.

- A través del secretario(a), el organismo comunal llevará registro ordenado de la correspondencia enviada y recibida.

- Todo comunicado que salga a nombre de la organización o alguno de sus órganos, en lo posible deberá hacerse en papel membreteado con sus respectivas firmas de los responsables y sellos (si se tienen), dejando una copia legible del mismo para el archivo.

- Cuando sean las comisiones, las que dirijan alguna comunicación externa solicitando algo, esta además, deberá ir firmada por el vicepresidente.

- Toda comunicación que se entregue, la copia debe tener la firmar de recibido.

- Toda comunicación que se reciba se le debe colocar la fecha y la hora en que se recibió y los nombres y apellidos de quien entrega y recibe.

- Toda correspondencia que se reciba debe dársele el trámite que corresponda.

7. Para los actos del organismo comunal y sus órganos.

- Las decisiones de la organización que deban hacerse públicas, se denominarán resoluciones y como tal se publicarán identificándolas con numeración ascendentes de tres dígitos por año.

- Las decisiones de la Comisión de Convivencia y Conciliación se llamarán fallos.

- La organización emitirá boletines informativos internos con el fin de publicitar sus acciones y promover sus programas y actividades, el nombre del mismo se escogerá mediante concurso y la periodicidad de su edición será cada seis (6) meses.

- Cada uno de los integrantes de la organización, se hace responsable por las declaraciones e informaciones que se den por fuera las autorizadas.

8. Para el manejo de los recursos.

- Los recursos en dinero que maneje la organización, serán administrados por el tesorero conforme a las normas contables exigidas.

- Los dineros que ingresen a la organización, serán depositados en una cuenta bancaria o de ahorros. Cuando se ponga en funcionamiento una comisión empresarial, contrato, convenio o se ejecute algún proyecto, se abrirá una cuenta corriente aparte para el manejo del mismo.

- Las cuentas de la organización se registrarán con las firmas del presidente y tesorero. Para retirar dinero se requiere como mínimo dos (2) firmas registradas.

- Según los estatutos, el tesorero será el encargado de manejar la caja menor con un monto hasta de diez (10) días de salario mínimo mensual legal vigente (DSMMLV).

- Los dineros recaudados por las comisiones de trabajo y/o secretarías ejecutivas, serán administrados por el tesorero de la organización pero se invertirán únicamente para los fines y actividades que por mayoría disponga la comisión o secretaría que los recolectó.

- La mesa directiva está facultada para ordenar gastos hasta por el equivalente a cinco (5) salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV) conforme a lo aprobado en los estatutos.