Implementacion de sistemas de administración

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Humanas.

El recurso humano es el capital más valioso de toda organización, así como también el éxito de la implementación de un sistema depende de la reacción del personal ante el mismo, de su satisfacción y capacidad de aprendizaje al desarrollar el proyecto.

Es recomendable seguir los pasos que se describen en las subsecciones siguientes:

1. Preguntar a los usuarios que necesitan: para lograr una buena relación con los usuarios es muy importante conocer cuáles son sus necesidades, sus quejas o recomendaciones, para que estos se sientan parte del proyecto y así poder cumplir con los objetivos.

2. Compartir el crédito con los usuarios: luego de que el sistema se implementó con éxito es fundamental felicitar a los usuarios aun cuando estos hayan puesto resistencia, esto los hace sentir más motivados y a largo plazo cuando se quiera implementar otro sistema, ya estarán más familiarizados con los cambios y trataran de ver los beneficios del proyecto con mayor interés.

Guías Sobre Cómo Tratar Los Sistemas De Información.

1. Invertir en el sistema: la administración debe ver la implementación de sistemas como una estrategia para producir mayor utilidad y a su vez mejorar la productividad de la organización más allá de verlo como un costo.

2. Considerar las necesidades organizacionales y políticas: la implementación y el desarrollo de un sistema debe de ir encaminado hacia cumplir con los objetivos de la organización, para esto es necesario considerar las necesidades que esta tiene y seguir los lineamientos de control para así tener éxito con el proyecto.

3. Relacionar los sistemas con la estrategia de la empresa: “un sistema efectivo de administración es la representación física de la función, fines y objetivos de la empresa”. Es lógico que la planeación y desarrollo de los sistemas estén dirigidos a lograr los objetivos de la organización.

4. Computarizar los sistemas manuales: esto ayuda a facilitar la organización de la información y a obtener los datos en un momento requerido de una manera más rápida y menos tediosa, y así mismo optimizar los costos.

5. Diseñar sistemas para tecnología futura: analizar la posible evolución de la tecnología de información para diseñar un sistema completo que cumpla con los funcionamientos requeridos y que a futuro su implementación no sea obsoleta y solo genere solo gastos.

6. No volver invertir la rueda: “un problema común con el personal técnico es su tendencia a considerar la necesidad de un nuevo e importante sistema como una oportunidad para exhibir virtualidad técnica y no como oportunidad para mejorar el desempeño administrativo y la rentabilidad de las inversiones”.

7. Diseñar sistemas en torno a la estructura y procesos de la organización: los diseños de los sistemas se deben de realizar de acuerdo a las funciones y procesos de la organización, no en cuanto a los puestos. De esta manera cuando se restructure la organización estos podrán seguir operando al menos que lo que cambie sea la finalidad y las funciones de la empresa.

Guías Para El Tratamiento De Los Datos.

1. Invertir en datos: es pertinente invertir dinero en el desarrollo de los datos adecuados para apoyar los procesos de control y la toma de decisiones en la organización.

2. Proporcionar una administración de datos: “un síntoma característico de los sistemas atrasados es la falta de una administración de los datos. En estas condiciones se desarrollan sobre una base de ad hoc, y el proceso administrativo se lleva a cabo con los datos disponibles” la administración de datos nos sirve para organizar la información y obtenerla fácil y rápido cuando sea necesitada.

3. Automatizar el desarrollo de datos: “esto se realiza a través de sistemas automatizados de codificación , recolección automatizada de datos, la que se realiza mejor cuando es parte del control, así como medios automatizados para extraer datos de archivos operacionales, darles forma y validarlos”.

4. Automatizar la presentación de la información: utilizar un lenguaje de alto nivel en el que los el personal no técnico lo pueda utilizar satisfactoriamente y extraer datos de distintos archivos de una manera eficiente.

5. Usar fuentes externas de datos: cada vez es mayor la disponibilidad de servicios automatizados de archivos que venden datos de gran importancia para poder implementar un sistema. Lo cual ayuda y facilita a los usuarios a determinar la base de datos que está necesitando haciendo el más mínimo esfuerzo y de una manera muy rápida.