”APLICACIÓN DE HERRAMIENTAS DE LA MATERIA EN UN PROCESO REAL”

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Es necesario buscar la calidad al interior de cualquier empresa e intentar la mejora continua a lo largo de la vida de las empresas para no quedar rezagados o alcanzados por otras empresas o peor aún la entropía de la misma, es fundamental utilizar los recursos necesarios para no quedar atrás en esta carrera por la productividad y calidad a la que las empresas se enfrentan día a día y es para nosotros una satisfacción al ser estudiantes poder o al menos intentar ayudar a una empresa a resolver algún problema interno de una organización real con más de 25 años en el mercado hidrocálido.

En el presente trabajo tratamos de utilizar las tecnologías de la información y comunicación ya que entre más se aplique en la mayoría de los procesos de la organización más eficiente será esta y al aplicarlo correctamente a las personas dentro de la empresa les será más fácil cumplir con sus tareas de la vida diaria

Justificación:

Al llegar a la empresa nos dimos a la tarea de consultar con algunos de los clientes que tienen más tiempo trabajando con la empresa que es lo que cambiarían en Serval y recibimos las siguientes respuestas:

El servicio al cliente.

El tiempo de entrega.

El plazo de crédito.

El monto de la línea de crédito.

El seguimiento de los vendedores.

Los eventos de LTH.

Recibimos muchas respuestas de todo tipo, pero la que más se repitió fue que el servicio a domicilio era muy lento así que nos pusimos a analizar el recorrido del pedido desde que se hace hasta que se entrega con el cliente. Le preguntamos a un vendedor cual es el procedimiento para llevar un pedido y justo en ese momento sonó su teléfono celular y discretamente nos dijo que estaba recibiendo un pedido así que se dispuso a apuntar en un block algunos datos, después nos hizo saber que al tomar un pedido este se apunta en un formato tipo block con papel autocopiante en donde se anotan los datos del cliente, la fecha, los productos y la lista de precios asignada al cliente, ya que se terminó de llenar el pedido toma el original y lo lleva al departamento de ventas en donde una secretaria lo factura en un periodo promedio de 37.8 mins, hablamos con la señorita de facturación y le preguntamos cual era el tiempo que se tardaba en realizar una factura y nos informó que dependía de la cantidad de productos en la factura, que si eran pocos productos lo podía facturar en 3 minutos y nos mostró el proceso de facturación el cual es muy similar a llenar el formato de pedidos pero este en digital, le preguntamos a la señorita por que tardaba más de 40 minutos en facturarle al vendedor que nos atendió previamente ,a lo que contesto que a veces se le juntaba la gente ya que ella tiene que atender también a los clientes de mostrador y los que piden cotización por teléfono pero lo que más se le complica es tratar de interpretar el pedido del vendedor y cabe destacar que si era un poco difícil de leer, el vendedor previamente nos dijo que el formato de pedidos es la manera que tienen para no facturar mal los productos, que si se hace por teléfono muchas veces se factura una llanta que no se pidió y nos comentó que en la empresa cuentan con una red de telefonía celular para la comunicación entre los trabajadores y ahí fue cuando vimos la posibilidad de mejorar el sistema de toma de pedidos.

Podemos notar que en esta empresa tienen un problema de calidad en el servicio al cliente por un proceso que en realidad en la administración tradicional está bien pensado y se solucionó el problema de comunicación a través del uso del formato de pedido para la correcta comunicación entre los vendedores y la facturista pero en la vida real esto representa un problema debido a la rapidez con la que los clientes requieren la mercancía y el vendedor necesita estar físicamente en la llantera para poder hacer un pedido, el otro problema es que la facturista no entiende bien la letra manuscrita del vendedor lo que complica el problema y da margen de error para facturar productos que el cliente nunca quiso retrasando todo el proceso todavía mas.

La propuesta:

Identificamos que el problema es el tiempo de facturación, la gerencia consideraba difícil la posibilidad de contratar una facturista de clientes de mayoreo, entonces tuvimos que recurrir a lo que nos comentó la secretaria que le costaba trabajo leer los pedidos y vimos la solución en nuestras manos prácticamente ya que los teléfonos celulares que utilizaban al interior de la empresa cuentan con sistema operativo android y todos tenían instalada la aplicación whatsapp en donde vimos la utilidad para que los vendedores pasaran el pedido de manera digital mejorando por mucho la calidad de la información así como los tiempos de facturación ya que el vendedor no tiene que llegar a la oficina para entregar el pedido si no que lo puede mandar desde donde se encuentre y la facturita tiene que confirmar que la factura esta lista así como anexar el folio de la factura, así el vendedor sabe que su factura esta lista para surtir y con el folio de la factura puede localizar las facturas de sus clientes fácilmente desde el buscador de whatsapp

Diagnostico:

Cuerpo (Investigación, aplicación de herramienta y todo soporte):

Resultados:

Conclusión:

Bibliografías:

http://gposerval.com/

Álbum Fotográfico: