.La presente tarea consiste en investigar acerca de tres herramientas clave utilizadas dentro del proceso de administrar las adquisiciones, estas son:

...

- Tener documentada y clara la visión de proyecto, la justificación, supuestos, restricciones.

- Haber definido el alcance, su descripción, detalles, criterios de aceptación.

- Documentar qué incluye y qué no incluye el proyecto.

- Generar un estimado de costo y un estimado de tiempo.

Una vez que tengan esta información, podrán empezar a realizar la Matriz de Adquisiciones, la cual debe contener el WBS, para asegurar que todo el alcance esté incluido y no se queden entregables sin considerar, así como el número de contratos o el número de especialidades, en la que van a dividir la contratación para el proyecto.

Finalmente, la matriz elaborada a partir de las entradas y técnicas utilizadas debe ser lo suficientemente detallada para identificar claramente los pasos y las responsabilidades de la contratación desde el principio hasta el final de un proyecto.

Componentes de la matriz

La matriz de adquisiciones generalmente incluye entre sus elementos:

- Código del entregable o producto en la EDT.

- Nombre del entregable o producto, para una mejor identificación.

- Tipo de adquisición: Indica el producto o servicio que es necesario adquirir para cumplir con el entregable.

- Modalidad de adquisición: Indica el modo en que se llevará a cabo la adquisición del producto o servicio, es decir, si el contrato se adjudicará por licitación, comparación de precios, contratación directa, etc.

- Fechas de inicio y fin: Indica las fechas estimadas en que comenzará y finalizará el contrato.

- Presupuesto estimado: Indica la cantidad estimada para la adquisición del producto o servicio.

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Referencias:

- http://www.liderdeproyecto.com/articulos/plan_de_adquisiciones_en_los_proyectos.htm

- Rodolfo Siles, PMP y Ernesto Mondelo, PMP, Guía de Gestión de Proyectos para Resultados PM4R, 2ª edición, BID-INDES, 2012.

Estado de Cuenta de Contrato

Para contar con información actualizada sobre el desempeño económico de cada contrato. Para que sirve? • Información general del contrato: clave, partida de WBS y CBS, fecha de contrato, fecha de corte, descripción, proveedor, importe original, monto anticipado • Estatus del anticipo, estado de cuenta de requisiciones dentro de contrato, estado de cuenta de órdenes de cambio, así como resumen global. Que incluye? • Integrar cada una de las requisiciones de pago clasificándolas en anticipo, requisiciones dentro de contrato y órdenes de cambio. • Incluir número de factura, monto de la requisición, fechas de pago y recepción. • Utilizar el formato anexo o el más conveniente de acuerdo con las necesidades de su organización. Cómo desarrollarla? • Cada vez que autoricemos requisiciones de pago a lo largo de la vigencia de contrato. Cuando utilizarla? Requisición de Pagos • Para asegurar el manejo adecuado de los compromisos contractuales evitando sobrepagos, trabajos sin contrato y anticipos sin amortizar, entre otros. Para que sirve? •Datos del Proveedor, del contrato y partida presupuestal •Número de requisición de pago •Amortización de anticipo • Estado de cuenta •Autorización y firmas Qué incluye? • Llenar el formato como el caso de estudio Cómo desarrollarla? • Cuando solicitemos un pago a proveedores