La empresa Muebleria “Los amigos S.A.”

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Gladys se encarga de: compras, también de la parte administrativa, y está en permanente contacto con el contador encargado de las finanzas y de la liquidación de los sueldos. Supervisa a los tres empleados encargados de la atención al cliente, facturación y sistemas y al personal de limpieza.

Por su parte, Raúl y Diego encaran el diseño continuo de sillones, butacas y respaldos, además de dirigir y supervisar las gestiones realizadas en el área de producción (13 empleados), ventas, compras, distribución, comercialización y proyectos generales.

La organización está separada en tareas, a continuación desarrollamos la estructura actual bajo la cual se rige la organización por medio de un cuadro comparativo, para que sus funciones/tareas puedan ser entendidas de forma más simplificada, ayudando a entrever las superposiciones de roles existentes.

TAREAS

Raúl

Diego

Gladys

Diseño de sillones/respaldos/butacas/sillones

X

X

Diseño de Puff

X

Liquidación de sueldos

X

Área de Producción

X

X

Depto de Ventas

X

X

Depto de Compras

X

X

X

RRHH

X

X

X

Depto Administrativo

X

X

Mantenimiento y limpieza

X

Depto de distribucion

X

X

Comercialización/Proyectos

X

X

X

Sobre el cuadro, puede observarse la superposición de tareas constantes entre los 3 referentes de la organización.

Esto consideramos, puede tener resultados negativos como por ejemplo en lo comprendido como recursos humanos, ya que el personal a cargo podrá dirigirse a cualquiera de los tres, provocando diversos puntos de vista en las órdenes impartidas, como en la relación jefe/subordinado.

Procedimientos

Normas de estructura y procedimientos.¿Los circuitos administrativos se aplican? ¿Están documentados? Formularios que se utilizan. Operaciones básicas de la organización.

En la empresa Los amigos S.R.L los circuitos administrativos se aplican de manera reducida, ya que se trata de una empresa pequeña, familiar, que no cuenta con todos los sectores involucrados en un circuito óptimo. Diversas tareas están a cargo de los empleados, y de los directivos, cada uno sabe cual es su rol y lo cumple, al momento de realizar las operaciones básicas: compras, ventas, pagos, cobranzas, y producción. La empresa utiliza formularios prenumerados, internos y también oficiales, en cantidad de copias necesarias. Los formularios que utiliza son: notas de venta, notas de pedido, remitos, facturas y recibos.

Compras y pagos: una vez detectada la necesidad de compra por parte del sector producción; Gladys, encargada entre otras cosas de la operación básica de compras, contacta a los proveedores ya existentes vía mail o telefónicamente para solicitar las cotizaciones correspondientes. Una vez recibidas, las compara y elige la más conveniente. Realiza el pedido al proveedor, por teléfono o vía email, dejando constancia en sus archivos personales del pedido que realizó. Pasados los días, cuando se recepciona la materia prima solicitada junto con remito en dos copias y factura en dos copias, el personal encargado de controlar la mercadería que se recibe, toma contacto con Gladys para que le de copia del pedido exacto que fuera oportunamente realizado. Luego de esto, se constata que las cantidades que figuran en el remito sean las mismas que las recibidas y se firma la copia del remito para constancia del transportista-proveedor. Una vez que esto se realiza, se le entrega la factura y el remito a Gladys para que controle si lo facturado cumple con las condiciones que se habían acordado previamente, de ser así, prepara el pago correspondiente con cheques para depositar, que pueden ser provenientes de algún cliente, o propios. Entrega el mismo al transportista del proveedor, o al cobrador por medio de una visita programada. Éstos le entregan a cambio un recibo firmado con la suma de los valores recibidos, el cual se archiva con una copia de los cheques en “pagos a proveedores”.

Gladys registra en el libro diario todos los movimientos realizados, en el libro de cheques anota a quien los entregó, y en las chequeras correspondientes a cada banco con los que operan identifica la información del cheque, además realiza una fotocopia de los cheques de terceros que entrega, y los archiva en la carpeta de pago de proveedores, junto con el recibo firmado por el cobrador/transportista, para tener un registro en caso de que hubiera algún problema con el cheque, ya que al tratarse de un tercero corren el riesgo de tener más inconvenientes, ya sea mal redactado, falta de firma, cheques sin fondos, etc.

Ventas y cobranzas: la empresa cuenta con una cartera de clientes ya conformada, con algunos de los cuales mantiene una cuenta corriente, y con otros no. Diego y Raúl, encargados entre otras cosas de lo que respecta a las ventas y a las cobranzas, mantienen una relación fluida con los clientes, ya sea por medio de visitas a los locales que se ubican en una distancia razonable (CABA y alrededores), o telefónicamente y vía mail con los clientes del interior. Los clientes del interior abarcan un 75% contra un 25% de clientes en CABA y alrededores.

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