PROPUESTA DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ALMACÉN PARA EL SUMINISTRO A PROYECTOS DE LA EMPRESA INSTALACIONES ELECTROMECÁNICAS INDUSTRIALES “ESTRADA” S.A DE C.V

...

Almacén

Tomemos en cuenta que toda empresa cuenta con un departamento de almacén ya que es de suma importancia para el desarrollo de la misma, se tienen que regir bajo procedimientos o procesos para lograr los objetivos que se han planteado en el abastecimiento de materiales, entradas y salidas.

Es una unidad de servicio y soporte en la estructura orgánica y funcional de la empresa industrial con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento. La gestión del almacén debe garantizar el suministro de los materiales y medios de producción requeridos para la producción, así como el tratamiento e información de los datos generados constituyendo por la gestión de una de las actividades más importantes para el funcionamiento de la organización. (López, 2016)

Como Ingenieros Industriales tenemos que buscar e innovar procesos o mejorar los que ya estan establecidos. En este estudio que se elaboró a la empresa INSTALACIONES ELCTROMECÀNICAS INDUSTRIALES “ESTRADA” S.A de C.V. en el departamento de almacen se encontro la problematica en el abastecimiento de materiales, se estudio muy bien la situacion y se implemento una propuesta de un manual de procedimientos para el suministro a proyectos foraneos. aplicando este nuevo proceso se tiende a mejorar el crecimiento aconomico y tener proyectos mas estables y productivos .

PROBLEMA PRÁCTICO

La gestión de procesos es una parte inherente y un trabajo diario en las organizaciones. Diversos estudios identifican como causa de los problemas de las empresas la falta de organización y documentación de sus procesos. Para comprende la problemática se explica en los siguiente escrito.

Descripción del problema

En el sistema industrial de la empresa INSTALACIONES ELECTROMECÀNICAS INDUSTRIALES “ESTRADA” S.A de C.V. El área de almacén es una unidad de servicio y soporte en la estructura orgánica y funcional de la empresa con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales.

Haciendo un análisis dentro del almacén matriz de la empresa se encontró una gran problemática, que en el abastecimiento de materiales a proyectos foráneos hay fallas en: materiales equivocados, entrega en fecha no acordada, llega menos de lo que se había pedido en la requisición, se propuso el planteamiento de una nueva propuesta de procedimiento para el suministro de materiales a proyectos.

Para lograr el éxito en la propuesta planteada se desempeñan diferentes funciones enfocadas con base a los manuales de procedimiento ya existentes estos contemplan las actividades de requisiciones, entradas, salidas e inventario físico del almacén. Para definir el problema a trabajar se empleó un análisis del área contenido en el Anexo uno, gracias al estudio que se elaboró se dio como resultado que la función que se realizaba al traspaso de materiales de almacén matriz a proyectos tenía muchas deficiencias ya que la EMPRESA INSTALACIONES ELECTROMECÁNICAS INDUSTRIALES “ESTRADA” S.A de C.V.

Cuenta con distintos proyectos en los estados de Hidalgo, Guanajuato, Veracruz y puebla, para lograr el suministro de materiales para cada proyecto, las requisiciones así como las órdenes de compra se realizan en la matriz que está ubicada en el estado de Hidalgo es decir cada uno de los proyectos sin importar su ubicación recurre a la almacén para su abastecimiento. Ya que en todo procedimiento se ven involucrados los departamentos de compras, contabilidad almacén, logística y transporte.

Haciendo un análisis de la situación actual que prevalece en el departamento de almacén en cuanto el suministro a proyectos, suelen incurrir en:

- Errores en cuanto a cantidad o concepto de los materiales: se envían materiales inadecuados confundiendo un material parecido a otro en cuanto a descripción, también se envían cantidades mayores o menores a las solicitadas e inclusive se envían materiales que no fueron solicitados.

- Retrasos en tiempos de entrega: no existe una persona responsable de los suministros a proyecto, por tal motivo no se tiene un seguimiento total del proceso y existen materiales que no se envían a tiempo.

- Error en la generación de costos: cuando se realiza la captura en el sistema, por falta de materiales no se realiza completa, generando un costo erróneo; cuando es una compra completa no se tiene atención adecuada para verificar que no se duplique su captura.

- Descontrol del sistema de existencias tanto en almacén matriz así mismo en cada almacén de proyecto: mencionados los errores anteriores que no se tienen controlado los inventarios en el almacén de cada proyecto no pueden ser exactos.

- Por otra parte no hay responsable que cuente al 100% con la información completa ni da seguimiento a los movimientos en cuento a suministro de material a proyectos, independientemente de cualquiera que fuera la opción para el abastecimiento.

Formulación del problema.

Cuando se genere una solicitud de adquisición por parte de un proyecto foráneo planteamos diferentes opciones para su abastecimiento pueden tratarse mediante distintas alternativas para su abastecimiento, las cuales son:

- Envío de material del almacén matriz al proyecto.

- Compra del material solicitado y enviado a proyecto.

- Compra de material solicitado en el lugar donde se localiza el proyecto.

(En caso de una emergencia del material se le autoriza la compra).

- Tener materia en stock para cuando se requiera se envié lo antes posible.

PREGUNTA DE INVESTIGACIÒN

Interrogante general

¿Se cuenta con algún instrumento que regule la normalización del suministro que el “almacén matriz” efectúa a los proyectos foráneos de la empresa?

Interrogantes específicas

¿Se conocen los límites del proceso para una mejor organización y asignación de responsabilidades?

¿Cuáles son las actividades del personal del almacén para llevar a cabo la ejecución del proceso?

¿Qué indicadores podrían servir para asegurar el correcto funcionamiento del proceso así como para controlar sus resultados?