10 Pasos para una planificación eficiente.

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“planificar significa aumentar el grado de conciencia sobre si mismo y sobre todo la relación de cada uno con el mundo. Significa una búsqueda permanente de situaciones nuevas y mejores de perfeccionamiento de la condición humana”.

Desde esta óptica se puede afirmar que la planificación como una actividad racional tiene por objeto decidir sobre la asignación de recursos escasos, el logro de múltiples objetivos, a través de medios adecuados para su atención.

De modo que la planificación nace como consecuencia del manejo improvisado de los escasos recursos disponibles.

Como una fase de la administración escolar si se presenta ante los demás “ojos de la sociedad” de forma deficiente no es solo la causa por la que excelentes docentes e investigadores fracasan en tareas administrativas, sino también una de las mas comunes fuente de desperdicio de recursos, es decir, por la ausencia de una planificación. No es hasta las últimas décadas del siglo pasado donde se reconoce la importancia de la planificación en la administración escolar, en nuestro caso, sin embargo, el sistema educativo ha centrado su mayor esfuerzo en el mejoramiento de las estructuras y en la cobertura del sistema. Posterior a esta acción educativa, la administración ha ignorado el valor de la planificación, en su defecto, se ha concretado su mayor esfuerzo en lo relativo a la formación y preparación de los docentes y funcionarios que han asumido responsabilidades de administración y supervisión escolar.

Gonzalo Martner destacado economista chileno, dice al respecto “la idea central de planificación es la racionalidad. Este principio supone que dada la multitud de posibilidades de acción de los hombre, del gobierno, de las empresas y familia es necesario elegir” “racionalmente” que alternativas son mejores para la realización de los valores finales que sustenten dichos hombres. Planificar implica, entonces, reducir, el número de alternativas que se presentan a la acción ha una pocas compatibles con los medios disponibles.

Dado que todo aquel cuyo trabajo supone la dirección y supervisión de otras personas esta en una posición directiva, y es considerado líder. Sin embargo, muchos de ellos, como el gerente de un almacén o de una oficina de boletos, manejan “cosas” y pueden no ejercer supervisión algunos sobre sus colaboradores. Obviamente, en este caso no son dirigentes. El hecho de no tomar en cuenta la diferencia entre posición directiva y efectividad directiva ha generado considerables confusiones. Para este libro, la efectividad en la dirección es un problema de suma importancia. Algunas veces, nos confundimos la efectividad con el hecho de ser una buena persona, de actuar de forma similar a un dirigente político, de gustar y ser aceptado como funcionario o el de tener a los colaboradores, por un momento, satisfecho. Para Ander- Egg:

La efectividad significa lo bien que desempeña el grupo del dirigente las funciones asignadas, lo que a su vez. Se traduce en mayor productividad. (1)

Es como evaluar a un director de la orquesta, al ser evaluado en término de cuán bien toca su orquesta. A los directores de orquesta no se les paga por tener contentos a sus músicos.

Naturalmente, el rendimiento del grupo depende no solo del dirigente, sino también de una multitud de factores. Para mencionar solo unos pocos, necesitaríamos saber lo bien motivados que están los miembros del grupo, lo inteligentes o diestros que son, lo bien entrenados que están para desarrollar su trabajo, si son buenas las herramientas y el equipo, en qué medida la institución respalda al dirigente y el nivel de relación con la comunidad a la que sirve para el administrador de acciones educativas, es importante seguir, muy de cerca, el proceso administrativo que mucho estudiosos de este campo concuerdan o coinciden en el planeamiento o planificación, organización, dirección, control o evaluación y restricción.

1. Ander Egg Ezequiel. Introducción a la planificación.

Siendo la planificación, uno de los primeros paso de todo el proceso administrativo, muchos autores lo definen como:

“el proceso de previsión y ordenamiento operativo, detallado y metódico, de las actividades que, en función de metas a corto y a mediano plazo, deben realizarse para cumplir los objetivos educativos y que incluye métodos, procedimientos, recursos, organismos responsables y participantes.” (2)

De lo expresado se puede corregir que la función de la planificación es recoger e identificar algunos factores institucionales y estructurales internas como externas que distorsionan el buen funcionamiento de la institución, para que de esta base de datos de desajuste realizar un análisis crítico y elaborar acciones racionales que integre los diversos tipos de metas de los servicios sociales.

Y en que consiste la planificación? La planificación es un proceso para determinar “a donde ir” y establecer requisitos para llegar a “ese punto” de la manera más eficiente, eficaz posible, y en el tiempo previsto. Es diseñar y elaborar un plan. Un plan es un proyecto de lo que debe realizarse para alcanzar metas valederas y valiosa, sean para la persona como para la institución. Y ello sólo se logra si existe una adecuada administración, una buena práctica del proceso administrativo. Y es que planear es fundamentalmente elegir y es en esencia una “toma de desiciones”. (3)

2. Macias, Carlos E. (1995) Administración de instituciones o procesos educativos. EUNED, costa rica P. 143

3. Koontz, Harold y Donnell. Curso e administración moderna ( 6º edición, Colombia, Mcgrawhill,1982 p. 141.

La planificación evita el desperdicio de recursos humanos y materiales, el desacuerdo en la ejecución de los programas y frustraciones en sus acciones por el mejoramiento del hombre y la mujer en sociedad. Quien no planifica lo único que hace es improvisar acciones, las cuales están predestinadas en su mayoría al fracaso, trayendo como consecuencia la pérdida de dinero, materiales, equipos, métodos, el esfuerzo de recursos humanos de las instituciones y el tiempo.

Dando a la interrogante anterior Masis destaca los siguientes elementos:

- Identificación y documentación de las necesidades.

- Selección en las necesidades identificadas, las que tengan suficiente prioridad para entrar en acción.

- Especificación detallada