5 TIPS DE AYUDA PARA GESTIONAR NUESTRO TIEMPO EN EL ESTUDIO DEL MBA

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Recuerde siempre: “¿Sabe lo que de verdad es urgente?: Atender a lo importante. Cuando lo importante se vuelve urgente, surge la crisis”. (Guillermo Ballenato, 2007, p.67).

La siguiente técnica es la de combatir la improvisación, “Planificar supone conocer, prepararte, avanzar, anticipar y flexibilizar tu día a día. Quien planifica bien sus tareas conoce el terreno que pisa, identifica mejor la importancia de las tareas y está más preparado para encarar los imprevistos, crisis, problemas y encargos de última hora” (Alberto Pena, 2010, p.9). Esto nos dice que uno debe planificar como mínimo un día antes todas las actividades que se tienen que realizar al día siguiente, teniendo en cuenta las tareas claves, generalmente las tareas claves son entre 2 o 3 actividades de importancia las cuales se tienen que realizar sí o sí.

Para poder desarrollar estas actividades de importancia se debe determinar un horario exclusivo para poder concentrarse en desarrollar dicha actividad de la mejor manera y poniendo lo mejor de nosotros, a su vez, no distraerse con otras actividades de menor importancia, esto implica que debemos desarrollar la tarea que estamos ejecutando y no realizar otras tareas a la vez, ya que con esto, no se podrá acabar ninguna actividad con la eficiencia deseada lo que conllevara a tener varias tareas inconclusas a la vez. También debemos tener en cuenta que se pueden dividir las tareas en actividades más pequeñas, ya que esto es mucho más fácil de trabajar y completar, (Alberto Pena, 2010, p.12). Por lo tanto, utilizando esta técnica, se lograra optimizar el tiempo evitando las improvisaciones ya que se tendrá registradas todas las actividades principales a realizar e incluso se tendrá espacios para atender a los imprevistos que se presenten.

La siguiente técnica es evitar las distracciones, la Real Academia Española define distracción como: “Cosa que atrae la atención apartándola de aquello a que está aplicada, y en especial un espectáculo o un juego que sirve para el descanso” (RAE, 2015). Esta definición de la RAE nos quiere decir, ya enfocándola en la gestión del tiempo para el estudio del MBA, que distracción es toda cosa que nos impide continuar o seguir avanzando con alguna tarea propia del MBA o del trabajo que a futuro nos quitaría tiempo para avanzar con lo pendiente.

Según Alberto Pena (2010), la televisión puede convertirse en una distracción que va en contra de nuestros objetivos en el MBA, aproximadamente vemos 3 horas al día de televisión el cual puede ser utilizado para realizar otras actividades que nos traigan beneficios. El ver televisión está ligado al descanso ya que desde muy pequeños nos han hecho creer que es signo de descansar, lo cual no necesariamente es así ya que descansamos el cuerpo pero no la mente y sumándole que muchas veces solo hacemos zapping o no vemos algo a lo cual realmente sacarle provecho, podemos decir que en la mayoría de los casos estamos perdiendo tiempo valioso que podríamos aplicar a otras actividades.

Para poder combatir esta distracción deberíamos ver menos televisión, pero esto no es de un día para otro, lo debemos lograr reduciendo por ejemplo media hora hasta llegar a un tiempo en el cual podamos sacar provecho y/o ventajas de lo que vemos. Esto no significa que se dejara de ver los programas que nos hacen reír o que nos entretienen, mas bien haremos un plan para ver lo que nos gusta y lo que es importante para nuestra vida personal y laboral.

El internet es una distracción que es muy difícil de eliminar ya que se ha vuelto hoy en día en una necesidad más que en una herramienta. Todos pasamos horas en una computadora ya sea por el trabajo, por el MBA o por ocio, pero debemos tener claro cuál es el objetivo para lo cual se ha entrado a internet; si no se tiene claro perderemos el tiempo o mejor dicho nos distraeremos viendo blogs divertidos, entrando a las redes sociales, mensajería instantánea o revisando tu correo, que nos alejan del objetivo de ser más productivos y conseguir mas tiempo para poder estudiar el MBA. Para poder combatir esta distracción aparte de tener claro el objetivo para el cual se ha entrado a internet, es recomendable destinar un momento del día para relajarse dentro de ella con un tiempo máximo que te permita estar informado y al día en los temas que te interesan. Es importante que tengas una hora predeterminada para hacerlo afín de no distraer las tareas importantes del día. Así mismo, es beneficioso apagar las redes sociales y la mensajería instantánea ya que te distrae de las tareas importantes y por lo tanto del objetivo de obtener tiempo extra.

Tener presente que: “El e-mail es una herramienta que debe ayudarte en tu trabajo diario. Es un facilitador de acciones que debe permitirte conseguir resultados. Debes conocerlo y dominarlo tú a él. Nunca, jamás, al revés” (Alberto Pena, 2010, p.28).

Dentro de nuestra vida cotidiana y laboral perdemos cierta parte de nuestro tiempo en reuniones, ya sean en el trabajo o familiares estás toman mucho tiempo de nuestro día, tiempo que podríamos utilizar para enfocarnos en realizar actividades que puedan generar un mayor valor ahora que estamos estudiando un MBA. Puede escucharse un poco frío decir que las reuniones familiares nos “hacen perder tiempo”, pero actualmente en la situación que nos encontramos como estudiantes cada minuto cuenta y debemos saber cómo aprovecharlo. Dependiendo del tipo de familia que tengas existe la posibilidad de que les guste reunirse todos los fines de semana o cada quince días simplemente por el hecho de estar juntos y compartir una buena comida; nadie va a negar que el tiempo que permaneces con tus seres querido es el tiempo mejor invertido pero, ¿realmente estas con ellos durante “toda” la reunión?, la respuesta a esta pregunta es no. En una reunión familiar la hora de inicio nunca es exacta, la reunión comienza cuando todos han llegado y si por mala suerte fuiste uno de los puntuales te toca esperar a que lleguen el resto. Y así como no tienen una hora de inicio tampoco tienen una final, la reunión se acaba cuando te vas, o si es en tu casa, cuando el último de los familiares se va; dentro de todo este lapso de tiempo no siempre estas con tu familia ya que pasas tiempo viendo televisión o en tu celular (conversando o chateando). Se sugiere para este caso llegues ultimo y retirarte primero.

Dentro del ambiente laboral, “si alguien nos pidiera que definiéramos las reuniones en unas pocas palabras, la gran mayoría de nosotros diríamos: “una pérdida de tiempo”” (Alberto Pena, 2010, p.13). En el trabajo existen dos tipos de reuniones las planificadas y las no planificadas siendo las segundas las más peligrosas que generalmente