CICLO DE COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR

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existir necesidad de cambios se debe consultar con la unidad que solicita el bien o servicio.

 Controlar que las mercancías se reciban oportunamente: este aspecto es importante porque la recepción oportuna influye en las operaciones de la empresa.

 Realizar los reclamos por los faltantes o defectos en calidad: la responsabilidad del departamento de compras incluye negociar con los proveedores, los reclamos por faltantes o defectos en el producto.

De acuerdo con el volumen de operaciones de la empresa, el departamento de compras podrá estar subdividido en: compras nacionales, importaciones, compra de suministros y compras diversas. El sistema que se utiliza para controlar las órdenes de compra, por lo general es independiente del sistema de contabilidad, y sus requisitos principales consisten en controlar las órdenes pendientes. Al momento de recibir el bien o servicio se debe emitir una notificación de control de calidad del bien recibido y en caso que esta no se encuentre de acuerdo con las políticas de calidad mínimas establecidas por la empresa, se debe efectuar un reclamo referente al bien o servicio recibido y no se debería dar la conformidad del mismo, en caso contrario, es decir, si es conforme, es procesada inmediatamente.

5) Recepción de los bienes y/o servicios: en este momento el proveedor recibio el documento original de la orden de compra y procedió a suministrar los bienes o servicios requeridos. Se pueden presentar los siguientes casos:

 La unidad solicitante recibe lo requerido, en este caso la conformidad de lo recibido la tiene que dar esta unidad y evitar la documentación necesaria al departamento de contabilidad para su registro.

 La unidad solicitante no es quien lo requerido, sino otra dependencia fisica, en cuyo caso la unidad solicitante debe efectuar un seguimiento a las ordenes de compra que tiene pendiente por recibir.

6) Registro de la entrada del activo o recepción del servicio: una vez recibidos los bienes oservicios y luego que el departamento de compras de la conformidad de recepción, se debe realizar el correspondiente registo de entrada del activo o de la recepción del servicio. Para realizar esto, es necesario remitir al departamento de contabilidad la siguiente documentación para su registro:

 Copia de la orden de compra

 Factura original del proveedor

 Informe de recepción

 Documentos aduanales, en caso de tratarse de importaciones.

Se debe clasificar y codificar los bienes o servicios recibidos, a fin de registrar en la cuenta correspondiente de inventario, activo fijo, suministro o gastos por servicio.

7) Pago del bien o servicio recibido: se origina luego de haber emitido la orden de pago por la unidad solicitante. El pago de los pasivos esta sujeto a lo establecido al respecto en las politicas de la empresa, con relación al manejo del efectivo. Para efectuar un pago, debe obtenerse al menos la conformidad de las siguientes unidades:

 Solicitante

 Receptora

 Tesorería

8) Recibo de pago: esta fase es un paso netamente contable, y debe ser efectuado en el momento en que la empresa emite el cheque a favor del proveedor o beneficiario. Debemos tener presente que el proceso de emisión de órdenes de compra, por lo general, no genera obligaciones para la empresa, debido a que hasta ese momento no se ha generado transferencia de propiedad de los bienes comprados; la necesidad de realizar registros contables surge cuando realizamos un pago anticipado al proveedor al colocar la orden de compra, en este caso se requiere el registro del egreso del efectivo, y el pago anticipado al proveedor. El registro contable en este caso es el siguiente:

FECHA DESCRIPCIÓN DEBE HABER

/ / Anticipo a proveedores

Efectivo

Para contabilizar el anticipo entregado al proveedor Distribuidora Marval, C.A xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

REGISTRO DE CUENTAS POR PAGAR

Los procesos de cuentas por pagar se inician en el momento en el cual la empresa recibe la propiedad de los bienes comprados, o se compromete con la adquisición de un servicio. La transferencia de propiedad depende de las condiciones de compra, las cuales se analizan a continuación:

Condiciones de compra:

1. Libre a bordo puerto de embarque: la compra solo incluye el costo de los bienes y la transferencia de la propiedad se realiza cuando el proveedor coloca los bienes en el medio de transporte, generalmente avión o barco, en el puerto de embarque. Los gastos de transporte son por cuenta del comprador. El registro contable se hace en el momento que se recibe la notificación que la mercancía es embarcada.

2. Libre a bordo puerto de destino: esta condición como puerto de destino, y significa que la propiedad será traspasada en el momento en que llegue al puerto de destino y se descargue la mercancía. El registro contable del inventario en tránsito debe ser hecho una vez que esta llegue al destino, por lo que a partir de ese momento y hasta que ingresa en los almacenes, debe mantenerse en el rubro de inventario en tránsito.

3. Costo, seguro y flete: esta condición de venta establece que el precio de venta incluye los tres elementos: costo, seguro y flete. La transferencia de propiedad ocurre en el momento en que las mercancía llega al puerto de destino y desembarcada.

4. FAS O LAC (Free Along Side o Libre al costado): significa que el vendedor cubrirá los costos de entrega hasta colocar la mercancía al lado del transporte. Desde el punto de vista del traspaso de la propiedad y consecuente registro en los libros de la empresa, se considera mercancía en tránsito cuando se de la condición de colocar la mercancía al lado del transporte convenido.

5. Costo y flete (C&F): en este caso, el precio de venta está formado por el costo de la mercancía y el valor del flete para transportarla, es decir, la propiedad se traspasa en el puerto de destino.

6. Contra reembolso: significa que el comprador debe cancelar el bien en el momento de su entrega y a partir de allí, se considera traspasada la propiedad del bien del vendedor al comprador.

Registro de obligación: se inicia cuando se realiza la transferencia de propiedad del bien, es en este momento cuando la compañía se compromete