CONCEPTO DE CÓDIGO.

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Los códigos de contabilidad no son universales ya que cada contador, firma de contabilidad, institución o empresa puede crear su propio sistema de codificación en contabilidad adecuado a sus propias necesidades organizacionales. Cabe destacar que el funcionamiento efectivo de un sistema contable sería imposible sin todas las transacciones contables no fuesen identificadas y codificadas de alguna forma.

Para seleccionar un determinado método de codificación se debe tomar en consideración que el sistema elegido cumpla con los requerimientos del procesamiento de la información y prever si los códigos serán procesados manualmente a través de un computador.

PROPÓSITOS DE LOS SISTEMAS DE CODIFICACIÓN CONTABLE.

Permite identificar cada una de la cuentas mediante el uso de símbolos permitiendo un fácil manejo da la contabilidad de la empresa con la intensión de hacer mucho más ligero el registro de las transacciones contables e identificar con mayor rapidez las cuantas que la empresa utiliza con mayor frecuencia con la finalidad de brindar una información rápida a la hora requerida.

ELABORACIÓN.

- Clasificación de las cuentas:

Una adecuada clasificación indica que un código contable debe estar clasificado de acuerdo con las normas contables que establece la profesión, ya que la situación ideal de todo sistema contable desde el punto de vista de la clasificación que debe recibir la partida en los estados financieros es la de elaborar estas en forma directa a partir de las cuentas que conforman las cifras y efectuar una mínima cantidad de ajustes y reclasificaciones en los reportes.

- Identificación de niveles y sub niveles o jerarquización.

Los códigos contables utilizados en los sistemas contables mecanizados entran compuestos por dígitos y niveles, los dígitos representan el número de posiciones utilizados por el código y los niveles son el número de agrupaciones que se especifica entre todos los dígitos a fin de poder diferenciar cada clasificación que requieran los estados financieros de manera que sean elaborados de acuerdo a las normas de contabilidad y a las necesidades de información de la empresa.

- Nivel 1 (grupo básico): es la primera posición del plan de cuentas integrado por un digito, constituye una de las partes principales que identifica la naturaleza de la cuenta, cuya finalidad es indicar la clasificación que deben tener las cuentas de mayor en los estados financieros.

- Nivel 2 (subgrupo1): se seleccionara los subgrupos financieros para cada sección del balance general y cada estado de resultado, integrado por un digito y constituye la segunda posición del plan de cuentas la cual utilizara para identificar y completar la clasificación del nivel 1.

- Nivel 3(de detalle): para un mayor nivel de detalles se muestra la información de acuerdo a la información dada por la entidad y la necesidad de información de los usuarios.

- Definición del formato del código contable.

Una vez especificado el formato que utilizara la institución, y estructurado el plan de cuantas por niveles y subniveles, así como el número y nombre que es le asigne, vienen dados por las necesidades particulares del ente económico de que se trate, su estructura le permitirá formar agrupaciones que van desde conceptos generales a particulares, la cual normalmente va desde 6 posiciones a 9 dígitos y dependerá de acuerdo a la flexibilidad que tenga el software contable que se esté utilizando.

- Descripción, denominación o título de las cuantas.

En el diseño del código de cuentas la claridad en sus descripciones es muy importante ya que tienen por objeto asociar y establecer una relación directa entre la descripción de la cuanta y su naturaleza, aunque en el actualidad los sistemas contables proveen el suficiente espacio de posiciones para las descripciones y denominaciones de las cuentas.

- Documentación de un código de cuentas:

Esta debe tener presente en todo momento las normas de carácter contable y principios de las transacciones contables, así como también las leyes y procedimientos que lo regulan.