CONTROL DE DOCUMENTACIÓN.

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Definición: Es un procedimiento para facilitar y unificar la identificación y localización de documentos.

- AUTOMATIZADOS

La tecnología, facilita la codificación, y permite llevar un orden cronológico de la información, dando como resultado ahorro de tiempo y precisión en la información, siempre y cuando l factor humano se encuentre debidamente capacitado para el uso de la misma.

Definición: En los sistemas de codificación automatizada la asignación de claves alfanuméricas de realiza electrónicamente.

- TIPOS DE CODIFICACIÓN

Existen diversas formas para la codificación de la información, entre las cuales se encuentran:

- ALFABETO

Se refiere al proceso de ordenar los documentos en estricto orden alfabético, según se codifican.

- UNIDAD DE ARCHIVO

Es cada parte del nombre del individuo firma o institución que se usa para su codificación. Al archivar cada palabra, cada inicial, cada abreviatura, cada letra separada, constituye una unidad distinta de archivo.

- UNIDAD CLAVE

Es la primera unidad que se considera al codificar el nombre de un individuo, firmas o institución.

- UNIDAD DE IDENTIFICACIÓN

Es el lugar donde se registran los nombres de individuos o empresas, instituciones, etc.

- CAMPOS DE CARACTERES O DE TEXTO

Se utiliza para la información de caracteres, tales como letras, símbolos, espacios en blanco y números.

- CAMPO NUMÉRICO

Se utiliza para escribir números enteros con los cuales se tienen en mente hacer algún cálculo.

- CAMPO DECIMAL

Se utiliza para escribir números decimales con los cuales se tienen en mente hacer algún cálculo.

- CAMPO DE FECHAS

Se utiliza para escribir fechas, generalmente en el siguiente orden: mes, dia y año, con dos dígitos para cada uno.

- CAMPO LÓGICO

Este tipo de campo es de una sola letra. Se utiliza para contestar “si” o “no”.

- CAMPO MEMO

Se utiliza para anotar información descriptiva o narrativa partículas a cada record. Este campo tiene capacidad para contener un gran número de caracteres.

- DEFINICIÓN DE DOCUMENTOS

DOCUMENTOS PÚBLICOS: Un documento o instrumento público es aquel documento expedido o autorizado por un funcionario público o fedatario público competente y que da fe de su contenido por sí mismo.

CARACTERÍSTICAS:

- Está autorizado y expedido por un funcionario

- Esta aprobado ante la ley

- Hablan de cosas relacionadas con la ley

- Acredita algo

- Siempre son formales

DOCUMENTOS PRIVADOS: es aquel documento realizado entre particulares en el que no ha intervenido ningún funcionario público.

El documento privado, según el artículo 251 del código civil, es aquel documento que carece de los elementos o connotaciones de un documento público, es decir, que no ha sido elaborado por o con la participación un funcionario público competente.

CARACTERÍSTICAS

- Se realiza por personas comunes

- No participa la ley

- Hablan de diferentes cosas comunes

- No es muy importante la formalidad

- Carecen de valor probatorio

DOCUMENTO PERSONAL: (hay dos tipos)

1-. Los documentos personalesDentro del grupo de los documentos personalesse encuentran el telegrama, la declaraciónjurada y el currículum vitae.

-El telegrama: Se usa para comunicacionesbreves, como saludos por aniversarios,cumpleaños, etc., o para comunicacionesjudiciales.

Exige brevedad y concisión. Las empresasdedicadas a este servicio, por ejemploCopaco, cuentan con impresos normalizadospara llenarlos. La tarifa se aplica enrazón del número de palabras, de la direccióny del texto.

- El currículum vitae: En este documentose enumeran los méritos y la experienciapropia. Es breve y conciso en la exposiciónde cada parte. Es exacto en los datos ynada presuntuoso al expresar cualidadespersonales. Debe evitar la vaguedad, lasexpresiones recargadas y las aclaracionesinnecesarias. Consta principalmente de lassiguientes partes:

- La declaración jurada: Es un breve documento

en el que se jura por escrito la

certeza de una afirmación. Se expresan,

en primer lugar, los datos de filiación del

declarante. Utiliza como fórmulas: “Declara

bajo juramento...”, “Declara por su honor...”,

“Jura por su honor ser cierto lo que a continuación

se expresa”, “Certifica la verdad de

que...”2-.

Curp INE Pasaporte mexicano (librito) Permiso de manejar credencial de estudiante Te sirven para identificarte cuando te lo piden. Si tienes tarjeta de crédito, a veces te piden al pagar con ella, una identificación, normalmente se enseña la del INE .En ciudad donde abundan los secuestros, ten lo mínimo en tu cartera, que si te la roban, puedas volver a hacer esos documentos fácilmente. Si eres una persona de la tercera edad (a partir de 60 años), te será muy útil conseguir la tarjeta del INSEN (Instituto Nacional de la senectud) con la cual puedes tener muchas cosas a mitad de precio, como el predial, la tenencia del carro,