Costos de Distribución, Administración y financiamiento

...

Objetiva, atendiendo al fin de la erogación.

Los gastos efectuados en el departamento de ventas de acuerdo con el objetivo, se podrían resumir en:

- Gastos directos de la oficina de ventas, de sueldos y comisiones, de vendedores, gastos de automóvil, papelería, viáticos, gastos de viaje, promoción directa, etcétera.

- Mercadotecnia y publicidad en radio, televisión, prensa, revistas, local o nacional e internacional.

- Gastos de transportes y reparto, gasolina, refacciones, mantenimiento del equipo encargado de la entrega de los productos al comprador.

- Gastos de almacenes. Los efectuados en almacenaje, recepción, guarda, conservación y embarque de los artículos terminados para la venta.

Para un departamento administrativo, serían los efectuados de acuerdo con sus propias funciones de: contabilidad, administración, auditoria, personal, crédito y cobranzas, finanzas, etcétera, de acuerdo con la organización de la empresa.

Funcional, atendiendo a la función desempeñada en la distribución

[pic 5]

- Por productos, sea en unidades o valores, en relación con su volumen de ventas

- Por territorios o zonas

- Por clientes

- Por métodos de venta

- Por distribuidores

Esta clasificación conduce a un análisis de costos que se observará dentro de las fases que se encuentran a continuación.

Fases de distribución y administración

Los costos de distribución y administración comprenden tres fases importantes:

1.- Recopilación en cuentas

2.- Análisis de costos

3.- Control de costos por medio de tipos de estándares predeterminados, presupuestos y reducción de gastos a través del estudio y la investigación.

Sólo la primera de ellas es sencilla, las otras dos son extremadamente complicadas, especialmente cuando se venden numerosos artículos en áreas extensas. Esto da mayor oportunidad de ejecitar el juicio y diversidad de opiniones en el campo de la contabilidad de costos.

Fase 1. Recopilación en cuentas

[pic 6]

Por medio de un catálogo de cuentas, dividiendo los conceptos de costos en:

Gastos constantes o fijos variables

Constantes. Permanecen fijos o con ligeras variaciones durante un periodo, sea cual fuere el volumen de ventas. (Sueldos de personal, vacaciones, aguinaldos, honorarios, auditoria externa, etc.)

Variables. Los que aumentan o disminuyen de acuerdo con los volúmenes de ventas y las políticas de la empresa. (Comisiones y premios, teléfonos, gasolinas, luz, etcétera.)

Y en otros casos son fijos y variables como en cuotas SAR, INFONAVIT, IMSS, despensas, papelerías, impuesto sobre nóminas, etcétera.

Los conceptos de gastos varían en su número dependiendo del tipo y del tamaño de la empresa. Su clasificación estará basada en la estructura del catálogo de subcuentas dentro de las cuentas de costos correspondientes.

Departamentalización

Los departamentos que comprenden la administración y la venta, varían si se trata de una empresa chica, mediana o grande; su extensión o agrupamiento dependerá del tamaño de la compañía. El catálogo de cuentas y subcuentas se sujetara a la clasificación que se realice de acuerdo con la forma práctica en que se desarrollen las funciones. En una empresa grande, podría pensarse en la siguiente clasificación departamental:

Costos administrativos

1.- Contabilidad

2.- Personal

3.- Administrativo

4.- caja

5.- Finanzas

6.- Contraloría

7.- Auditoria interna

8.- Gerencia general

9.- Auditoria externa

10.- Crédito y cobranzas (también puede considerarse dentro del costo de distribución).

11.- Informática

Costo de Distribución

1.- Ventas

2.- Almacén de terminados

3.- Trafico, reparto

4.- Relaciones Públicas

5.- Planeación del producto

6.- Publicidad y propaganda

7.- Servicios técnicos al cliente

Fase 2. Análisis de costos. Objetivos en la distribución

¿Cuál es el objeto de realizar análisis de costos de distribución?

a) Establecer diferenciales de artículos. Diferencias de costos atribuibles a características propias de la venta de los mismos en el mercado. (Venta de plumas en estuche o en un cartón, venta de leche en diferentes presentaciones.)

b) Establecer diferenciales cuantitativos. Diferencias en costos según la cuantía de los pedidos recibidos. (Pedido de 10 pantalones vs. Pedido de 1,000.)

c) Establecer diferenciales de clientes. Variaciones de costos por diferentes clases de clientes o de estos individualmente. (Almacenes de categoría vs. Almacenes populares; marcas de prestigio vs. Marcas desconocidas.)

d) Establecer diferenciales de zonas o territorios. Diferencias en costos en distintos distritos de ventas o mercados determinados. (Venta en grandes centros comerciales vs comercio en pequeño; ventas en una zona de alta comercialización vs ventas en una zona de baja comercialización.)

e) Determinar los artículos no lucrativos. Canales