Criterios de Archivo para la Gestión de un Documento

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Nota: Cuando el comunicado es generado por un funcionario o área de la misma organización el proceso a seguir es el mismo, y esto queda registrado en la planilla de correspondencia envida.

Este proceso permite certificar la recepción de los documentos evitando la pérdida o que un funcionario se niegue haber recibido la misma.

- Determine si la comunicación se genera de forma interna o externa.

En el momento de verificar el documento el funcionario debe verificar si el comunicado viene de un cliente o si lo genera la misma área lo cual se registra en la planilla de envió, el sobre en el cual va el documento y la planilla deben contener el consecutivo y debe informarse si el mismo es de PRIORIDAD ALTA/URGENTE con el fin de que correspondencia gestione el envío inmediato y en el menor tiempo del documento para respuesta formal, es por este motivo que el funcionario que recibe y envía el comunicado debe enviar este por correo con el fin de ir adelantando la gestión y poder cumplir con la respuesta del cliente.

Nota: Cuando los documentos son entregados en la oficina y estos son dirigidos para la misma, estos se tramitan directamente desde allí y lo que se realiza para dejar un registro del mismo es tomar la foto (scanner) del documento el cual quedara en el archivo del día el cual será trasmitido al área de archivo general, en el caso que un cliente manifieste nunca haber recibido respuesta se verifica con la copia del mismo donde se recibió el documento y se procede a buscar en el archivo central para indagar lo sucedido.

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- Finalmente elabore un mapa conceptual donde organice la información obtenida en esta actividad.[pic 3]

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