PARALELO ENTRE LAS DOS CLASES DE DOCUMENTOS: DOCUMENTOS DE ARCHIVO Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS

       ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

EN EL ENTORNO LABORAL

PARALELO ENTRE LAS DOS CLASES DE DOCUMENTOS:

 DOCUMENTOS DE ARCHIVO Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS

PRESENTADO A LA DOCENTE:

MAGDA GABRIELA VICTORIA

POR:

SANDRA TOBAR JIMENO

 El profesional del archivo tiene una importancia relevante en la empresa moderna, su papel ha venido evolucionando junto a la actividad archivística, su trabajo en la gestión documental abarca desde la producción misma del documento, definiendo tipos documentales esquemas de metadatos, estándares, directrices, gestionando el acceso y la trasparencia a la documentación y conservando y difundiendo el patrimonio documental de la institución. La salvaguarda, para una actividad puesta en cuestión sobre su futuro, precisamente, por esta informatización de todas estas actividades inherentes al gestor documental. Profesión con futuro porque se convirtió ya en profesional multidisciplinario, bajo la premisa que: EL PROFESIONAL DEL ARCHIVO DEBE VALERSE DE LA INFORMATICA COMO MEDIO Y ALIADO. El archivo puede quedar desactualizado por los avances tecnológicos. El documento puede perderse y ser vulnerable si no se cuenta con la seguridad informática actualizada. Bajo este entorno entra a diferenciar y darle la relevancia a un documento impreso como un documento informático, entraremos entonces a diferenciar y conocer las características de cada uno de ellos.

Documentos de Archivo: determinado por el lugar donde se encuentra toda la información producida o recibida por una entidad pública o privada. Son el subproducto documental de las actividades que desarrolla el hombre y son conservados a largo plazo por su valor testimonial. Un documento de archivo es un documento de carácter contemporáneo que es creado por individuos y organizaciones en el desarrollo de sus actividades.

Documento electrónico: Se considera como tal, toda la información generada, enviada, recibida, almacenada, o acumulada por medio electrónicos, ópticos o similares. Debido a los avances tecnológicos los documentos se pueden almacenar digitalmente, además de que se pueden producir de esta manera. Hoy en día podemos crear documentos textuales por medio procesadores de texto, grabar sonidos a través de la computadora, y tomar fotografías con cámaras digitales.

DOCUMENTOS TRADICIONALES        DOCUMENTOS ELECTRONICO

• El contenido es inseparable de su medio o soporte

• Guardan la información de manera íntegra

• Los documentos como contratos o recibos se pueden firmar de puño y letra

• Se puede realizar la consulta de documentos, sin tener que recurrir a algún

Dispositivo

• Son más fiables y auténticos

• No existe un estándar

• Son más difíciles de modificar

• Son de fácil consulta

• Los documentos digitalizados son

• documentos elaborados con tecnologías de informática y comunicación

• Son más versátiles, más portables, de fácil transferencia

• Pueden contener todo tipo de imágenes

• Mantienen la información segura y protegida en un mismo lugar

• El documento puede perderse o ser vulnerable

Si no se cuenta con la

Seguridad informática

Actualizada

• Permite su consulta desde

Cualquier dispositivo

Tecnológico

• Se puede firmar electrónicamente sin importar la ubicación de la

Persona que requiere firmarlo

         Son difíciles de transportar

• Son de conservación centenaria

Puntos en comunes:

• Son medios de comunicación
• Contienen información
• Comunican conceptos e ideas
• Contribuyen al conocimiento
• Pueden de útiles en el aprendizaje de destreza y habilidades
• Pueden incluir textos e imágenes
• Pueden provocar emociones
• Eventualmente despiertan emociones