Paralelo de clases de documentos

Clases de documentos

Definición

Usos

Diferencias

Documentos de archivo

Un documento de archivo es un instrumento que es creado por individuos y organizaciones en el desarrollo de sus actividades, en ellos se transmite información de manera escrita en papel para ser preservada dependiendo de los intereses de la empresa o la entidad pública.

• Permite la comunicación interna entre miembros de una empresa privada o una entidad pública y externa a terceros.
• Sirve para constatar políticas y funciones dentro de una organización
• Diferencias documento de archivo y electrónico

• El documento de archivo se encuentra en papel a diferencia del documento electrónico.
• El contenido del documento de archivo no se puede separar de su soporte, por lo cual garantiza la integridad de la información en el documento a diferencia de los electrónicos en los cuales si se puede separar el contenido.

Documentos electrónicos

Son aquellos documentos producidos por una persona natural o jurídica a través de un ordenador, estos documentos contienen información generada, enviada, recibida y almacenada por medios electrónicos la cual permanece en estos medios durante todo su ciclo de vida. 

• Permiten el acceso a la información de manera fácil e inmediata
• Se almacenan grandes cantidades de información las cuales perduran a través del tiempo
• Permiten mover información de manera rápida entre miembros de la empresa privada o la entidad pública

• La transmisión del documento electrónico es más rápida que la del documento de archivo.
• El almacenamiento de los documentos electrónicos es más económico que el de los documentos de archivo, debido a que ocupan menos espacio físico y no recaen en gastos de papel.