Determinación de gastos lógicos.

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- Señala las principales áreas de oportunidad, con base en la matriz de comparación y propón mínimo dos acciones que se podrían emprender para aprovechar dichas oportunidades.

La áreas de oportunidad en el departamento de logística que podrían ayudarnos a reducir costos, las expresaré en la tabla siguiente:

Oportunidades en el área logística

No.

Área de oportunidad

en la matríz

Acción de aprovechamiento

Presupuesto Original

Porcentaje de ahorro

Ahorro

1

Movimientos de equipos de perforación

Utilizar las rutas autorizadas

$4,000,000

20%

$800,000

Limitar la instalación del equipo a 2 días

30%

$1,200,000

2

Traslado de materiales

Limitar la entrega de materiales a 1 vez por semana

$1,000,000

75%

$750,000

3

Movimiento de herramientas

Programar los movimientos a 2 veces por semanas

$800,000

50%

$400,000

Ahorro total:

$3,150,000

Nota: Unidades representadas en pesos mexicanos.

Explicación:

1) Los movimientos de equipos de perforación se hacen a través de unidades de transportación terrestre contratados por Petrofac a una compañía especializada externa, la cual cobra el servicio por día, siendo este cobro fructuante dependiendo de la distancia (gasto de combustible), días de traslado (transporte, e instalación del equipo). Actualmente la compañía especializada utiliza rutas alternas para llegar al lugar de instalación del equipo y se tarda aproximadamente de 3 a 4 días en instalar el equipo (recordar que la empresa cobra por día). La propuesta que se hace es que esta empresa especializada utilice las rutas de transporte señaladas por Petrofac, las cuales han sido estudiadas a modo tal que se obtengan ahorros en combustible, así como reducir la instalación de los equipos a dos días para evitar el cobro de días extras.

2) El traslado de materiales se realiza 4 veces a la semana a las diferentes instalaciones de operación en campo de Petrofac, pero muchas veces los traslados son pequeños y la compañía que realiza estos movimientos cobra por día, lo que supone un gasto innecesario el mover pequeñas cantidades de material cuando pueden programarse y limitarse a un día de entrega semanal, propuesta que se hace en la tabla anterior y que nos permitiría un excelente 75% de ahorro.

3) Al igual que el punto anterior, el movimiento de herramientas entre los equipos e instalaciones de operación se hace 4 veces por semana, por lo que se propone se reduzca a 2 días por semana con su debida programación, para que los trabajos se realicen en forma con las herramientas necesarias; podemos notar que esta propuesta nos ahorraría hasta un 50 % de costos.

- Describe cómo deberían ser aplicados los controles de presupuesto que propusiste en la actividad 1 y fundamenta los beneficios que éstos proporcionarían a los gastos lógícos.

En la actividad No. 1 se describieron las propuestas de control presupuestal las cuales se mencionan a continuación, veremos como aplicarlos a la empresa así como los beneficios:

1).- Implementar un sistema informático en el que se vacíen todos los proyectos, presupuestos, costos, compras e inventario de la empresa en general discretizándolos por departamentos, en el que se pueda visualizar tanto el gasto real como la proyección y la disponibilidad presupuestal. El programa que recomiendo es el SAP el cual es por demás conocido y utilizado incluso en el gobierno federal para llevar a cabo todos los controles presupuestales y el manejo del dinero.

Con este programa podría llevarse a cabo un adecuado control presupuestal ya que la gerencia y los departamentos podrían visualizar en tiempo real la disponibilidad y avance del cumplimiento presupuestal y con tiempo hacer las adecuciones necesarias. El programa podría mandar un aviso cuando se estén haciendo movimientos de dinero, cuando esté próximo a acabarse la disponibilidad o incluso cuando halla áreas que tengan prespuestos inactivos para ser redireccionados a obras y proyectos que lo necesiten.

Aplicación:

- Se comprarían las licencias necesarias para el uso del programa SAP.

- Se contrata a la empresa para que capacite al personal para el uso y manejo del mismo.

- Se vacían al SAP las bases de datos presupuestales actuales, así como el inventario de la empresa.

- La gerencia y el departamento de finanzas/contabilidad estarán en constante contacto para aprobar los requerimientos presupuestales así como para controlar todos los movimientos que se hagan en el sistema.

- Se implementarán controles para supervisar y evaluar el funcionamiento del sistema y la eficacia del mismo.

Beneficios generales y específicos (logística):

- Control total de los movimientos de dinero de la empresa.

- Fácil y rápido acceso a la información.

- Ahorro de tiempo y esfuerzo en la administración de bases de datos financieras.

- Capacitación constante en las actualizaciones del sistema y nuevos programas de control.

- Gastos logísticos discretizados