El objetivo de esta nueva rendición es poder identificar con mayor precisión las cobranzas realizadas, como así también la correcta registración en los sistemas, tanto de gestión (Nagatabi) como contable (Plataforma).

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El control, se hará por sucursal y rendición recibida. Él mismo cuenta con las siguientes instancias:

- Valores según rendición con recibos en Nagatabi: Se controlará lo registrado en Nagatabi vs. Lo informado por la sucursal, junto con lo registrado en Plataforma.

- Cobranzas realizadas y no registradas en Nagatabi (CNRN): Se detallaran las cobranzas realizadas y no registradas en el sistema de gestión (Nagatabi). Estas cobranzas, se acumularan en hojas separadas, las cuales, mostrarán el total de guías/facturas cobradas sin registro del recibo en el sistema de gestión, a fin de considerarlas dentro de las diferencias entre lo registrado en el sistema de gestión y el contable. En la medida que se vayan registrando las mismas se indicara en dicha hoja le fecha del registro y el monto correspondiente.

Se realizará un control mensual, a fin de validar dicho documento.

A fin de mes, el sector de Casa central, verificará los saldos cobrados y no registrados con los gerentes de las sucursales, los cuales son los responsables de las cobranzas, a fin de regularizar y tener control de los saldos de las cuentas de los clientes.

- Cobranzas "OTROS" y no registradas en Nagatabi (Ídem al punto anterior)

- Se tendrá un control sobre los cobros realizados en una sucursal, correspondientes a otra, a fin de poder tener la trazabilidad del ingreso del dinero, como su correcta registración. (dicho control, se evidencia en el adjunto “Control Cobranzas - Punto 2”, solapa “Cob. realizadas en otra suc.”, a fin de corroborar el dinero no rendido en una sucursal, haya sido rendido en otra, entendiendo que en el sistema de gestión y contable se registró un recibo al cliente en cuestión)

- Se tendrá un registro de las Notas de débito entregadas por el cliente, y se seguirá el estado de las mismas, si se encuentra o no registrada en el sistema contable, a fin de no generar diferencias con el sistema de gestión (Nagatabi) y el contable (Plataforma)

- Nagatabi VS. Plataforma: Controlará las diferencias entre lo facturado y cobrado en el sistema de gestión y el contable.

A fin de poder ajustar diferencias, se tendrán en cuenta los puntos anteriormente mencionados, cobranzas realizadas y no registradas, como así, el control de lo registrado y no cobrado (fue cobrado con anterioridad).

Reporte mensual del sector de cobranzas (Punto2):

Al reporte del Aging mensual que prepara el sector de cobranzas de Casa central, se le deben restar los saldos de pagos realizados y no registrados, como así incluir los montos de los cheques rechazados, pendientes de cambio por parte de los clientes. A su vez, se deberán descontar los debidos de clientes no contabilizados y/o asociados a la cuenta correspondiente a la fecha

Registración del egreso de cheques en cartera (Sucursales – Cobranzas Punto 2):

Las sucursales, deben tener actualizada la siguiente planilla con los cheques que tienen en cartera. En la misma, se deberán completar datos del cheque, como así su fecha de rendición y la fecha de egreso en caso de corresponder (Venta, deposito, envió a custodia, etc.)

Esta planilla deberá ser enviada al sector de tesorería el cual tendrá un control de los cheques en cartera, junto con la correspondiente acreditación en los bancos. Los saldos en dicha planilla deberán coincidir con los cheques en cartera registrados en las sucursales.

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- MEJORAS PENDIENTES A IMPLEMENTAR (PRÓXIMA REVISIÓN/ETAPA)

A fin de subsanar las limitaciones del sistema Nagatabí, las cuales imposibilitan un seguimiento, control y gestión de las cuentas de los clientes “Punto 2”, se plantean las siguientes medidas:

Interfaz de Nagatabi a Plataforma, sobre las facturas de clientes de “Punto 2”.

Hasta el momento no se encuentran cargados en el sistema contable (Plataforma), todos los clientes del sistema de gestión (Nagatabi), lo cual imposibilita hacer una administración de los mismos en dicho sistema, lo que conlleva, a tener que hacer un asiento manual sobre la facturación del mes, como a su vez, RIV (recibos de ingresos varios) para la cobranza.

Como primer etapa, hasta la inclusión del total de clientes en el sistema contable (Plataforma), se propone generar cuentas corrientes de “Punto 2” con el nombre de las sucursales en el sistema Contable (Ej. Cliente: “Tucumán Punto2”) a fin de evitar hacer un asiento manual de ventas todos los meses.

El siguiente paso a implementar será, la registración del recibo en las sucursales, directamente en el sistema contable, en una primera fase se hará de forma manual, y luego se automatizará a través de una interfaz con el sistema de gestión.

Como última etapa, y mirando más a mediano y largo plazo, se llevaran los clientes del Punto 2 al sistema contable, a fin de administrar los mismos desde dicho sistemas y a fin de evitar diferencias entre lo registrado entre gestión (Nagatabi) y contabilidad (Plataforma)

- ANEXOS

No aplicable.

- REGISTROS

“Rendición - Ejemplo procedimiento” - Formulario F.PR.

“Control Cobranzas - Punto 2” - Formulario F.PR.

“Cheques en cartera” - Formulario F.PR.