Elaboración de presupuestos

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Analizan las operaciones de los departamentos o áreas de una organización.

Por su forma:

El método denominado base cero, requiere que los administradores hagan una estimación de las ventas, la producción y otra información de operaciones a medida que las operaciones se inician por primera vez. Dos presupuestos que se utilizan en este enfoque son los siguientes:

a) Un presupuesto estático muestra los resultados esperados de un centro de responsabilidad para solamente un nivel de actividad. Una vez se ha determinado, el presupuesto no cambia, incluso si la actividad se modifica. Una desventaja es que no se ajustan para los cambios en los niveles de actividad.

b) Los presupuestos flexibles muestran los resultados esperados de un centro de responsabilidad para niveles de actividad. Un presupuesto flexible se elabora de la siguiente manera:

 Identificar los niveles de actividades relevantes. Los niveles relevantes de actividad podrían ser expresados en unidades, horas máquina, horas de mano de obra directa o alguna otra base de actividad.

 Identificar los componentes del costo del costo fijo y variable de los costos presupuestados.

Por su reflejo en los estados financieros

a) De citación financiera: Son reconocidos en el estado de situación financiera presupuestado.

b) De resultados: Presente las posibles utilidades a obtener en un periodo.

c) De costos: Presenta el costo de producción analizado con base en los elementos del costo.

Por su duración:

a) Cortos: Periodos de 3, 6 o 12 meses.

b) Largos: Periodos mayores a un año.

Por su valuación:

a) Estimados: Se basan en experiencias anteriores, que pronostican lo que probablemente puede suceder.

b) Estándar: Se eliminan posibles errores y sus cifras representan los resultados que se deben obtener.

1.4 Ventajas y desventajas

Las principales ventajas de la elaboración de presupuestos son:

 Presiona para que la alta gerencia defina adecuadamente los objetivos básicos de la empresa.

 Propicia que se defina una estructura organizacional adecuada, determinando las responsabilidades y la autoridad de cada una de las partes que integran la organización.

 Si existe una adecuada motivación, se incrementa el participación de los diferentes niveles de la organización.

 Obliga a mantener un archivo de datos históricos controlables

 Facilita a la administración la utilización óptima de los diferentes insumos.

 Facilita la coparticipación e integración de las diferentes áreas de la compañía.

 Permite realizar autoanálisis periódico.

 Facilita el control administrativo.

 Es un reto para los ejecutivos de una organización para ejercitar su creatividad y criterio profesional a fin de mejorar la situación de la empresa.

 Ayuda a lograr mayor eficiencia en las operaciones.

Sin embargo, el presupuesto tiene ciertas limitaciones que deben ser consideradas al elaborarlo y durante su ejecución:

 Están basados en estimaciones. Esta limitación obliga a que la administración utilice determinadas herramientas estadísticas para lograr que la incertidumbre se reduzca al mínimo, ya que el éxito de un presupueste depende de la confiabilidad de los datos que se consideran. La correlación y la regresión estadística ayudan a eliminar en parte esta limitación.

 Debe ser adaptado constantemente a los cambios de importancia que surjan. Esto quiere decir que es una herramienta dinámica, se debe adaptar a las circunstancias.

 Su ejecución no es automática. Se necesita que el recurso humano de la organización comprenda la utilidad de esta herramienta, de tal forma que todos se sientan comprometidos y entiendan los beneficios de utilizarla.

 El instrumento no debe tomar el lugar de la administración. El presupuesto no garantiza el éxito de la organización, es necesario que la administración utilice la herramienta.

1.5 Elaboración del presupuesto

La elaboración de presupuestos implica:

a) El establecimiento de objetivos específicos,

b) La ejecución de los planes para alcanzar los objetivos; y,

c) La evaluación periódica de los resultados realices comparado con los objetivos.

La elaboración del presupuesto conlleva lo siguiente:

 Planificación: Involucra el establecimiento de objetivos como una guía para la toma de decisiones. En esta etapa se recopilan datos, estadísticas, variables; así como su estudio, ordenamiento e integración a través de requerir que todos los departamentos y otras unidades organizaciones establezcan sus objetivos futuros. Estos objetivos ayudan a motivar a los empleados, asimismo identifica las áreas donde pueden mejorarse las operaciones o eliminarse las ineficiencias.

 Formulación: Se elabora analíticamente los presupuesto parciales de cada departamento.

 Aprobación: Una vez verificados los presupuestos con los jefes del área o departamento, deben pasar a ser revisados por el director o jefe de presupuestos. El presupuesto consolidado se remitirá a la gerencia con los comentarios y recomendaciones pertinentes, luego se procede a ajustarlo, publicarlo y difundirlo.

 Ejecución: Se refiere a la puesta en marcha de los planes trazados para alcanzar los objetivos planteados.

 Dirección y coordinación: Implica la toma de decisiones y acciones para alcanzar los objetivos presupuestados. Permite coordinar las decisiones y acciones administrativas para obtener los objetivos presupuestados de la empresa. La unidad presupuestaria de una empresa se conoce como centro de responsabilidad. Cada centro de responsabilidad tiene un administrador quien