La Teoría de Sistemas. Algunos efectos de la Teoría de Sistemas

...

Una empresa nunca vendería el producto que no elabora porque cuando las diversas partes trabajan en conjunto, se obtiene un efecto sinérgico en el cual el producto del sistema es mayor que la suma de las contribuciones individuales de sus partes.

Sistemas o Procesos Administrativos: Henry Fayol planteaba que en cualquier organización grande o pequeña, simple o compleja, existe un conjunto de actividades, una de ellas, la más amplia, es la actividad administrativa, dentro de la que surge el proceso administrativo caracterizado por las funciones de planeación, organización, dirección, coordinación y control.

La administración posibilita alcanzar las metas organizacionales en forma adecuada y eficaz y a través de la planeación, organización, dirección, coordinación y control de los recursos.

La labor administrativa tiene que planear los medios para alcanzar los resultados deseados, debe decir de antemano como lo va a hacer y cuando realizara las actividades. Implicará definir objetivos y políticas, establecer estrategias globales y cursos de acción a seguir. Contemplados dentro de planeamiento o planificación. Los recursos son necesarios para realizar cada uno de los planes propuestos y es necesaria su administración e integración para que se utilicen eficientemente. La labor administrativa incluye también el desarrollo y mantenimiento de la estructura organizacional para la realización de los planes establecidos, determinando que es necesario hacer, como se llevara a cabo y quien lo realizara. Se contempla dentro de la organización. Además, se debe conducir y motivar a los recursos humanos a los fines de incentivar el cumplimiento de los objetivos organizacionales. Aspecto considerado por la función de dirección. Por último, se verifican las actividades a los fines de asegurar que se realicen como se habían planeado. Medir y evaluar los resultados son necesarios para medir el desempeño organizacional. Los datos obtenidos se usan para corregir o verificar el trabajo de las funciones, los procesos y procedimientos. Etapa de control y retroalimentación.

-

Sistema Planeación: La planeación es el proceso de decidir anticipadamente lo que ha de hacerse y cómo. Implica la selección de objetivos y el desarrollo de políticas, programas y procedimientos para lograrlo. Es el conjunto de actividades determinadas a establecer objetivos, determinar políticas y estrategias, y preparar planes y programas correspondientes. La planeación es una función básica del proceso administrativo, implica futuro y selección entre varias alternativas. Establece un modelo racional para la toma de decisiones, reduce al mínimo los riesgos y aprovecha al máximo las oportunidades al establecer un plan de acción. La planeación vista como sistema implica que quien planifica debe considerarlo como una actividad integral que se entrelaza con múltiples acciones. Hay varios tipos de planeación.

- Formal e Informal. Informal es aquella que se lleva a cabo sobre las bases informales o casuales. Sucede cuando el que planea lo que pasa no lo registra, sino que lo lleva en la memoria y actúa de manera intuitiva e improvisada. Formal: se lleva sobre la base de un plan escrito y documentado. Desarrollado por medio de un proceso racional.

- A largo plazo: los plazos de estos planes abarcan de los 3 a 5 años en el futuro. Se espera en el futuro pueda predecirse, por medio de la extrapolación del desarrollo histórico. Los objetivos se establecen en planes de rendimiento, programas y presupuestos para cada una de las unidades funcionales de la empresa; posteriormente estas unidades llevan a cabo los programas y prepuestos.

- Estratégica: establecer planes maestros que conforman el destino de la empresa. Son planes que se aplican a toda la organización, fijan los objetivos organizacionales y que buscan situar en una buena posición a la organización, en término de su entorno. Tienden a incluir un periodo extenso o de largo alcance (por lo general cinco o más años).

- Táctica: traduce los planes estratégicos a planes específicos que son más relevantes para una unidad orgánica en particular. Consiste en formular planes a mediano plazo (dos a cuatro años) que pongan en relieve las operaciones actuales de las diversas áreas o sistemas funcionales de una organización.

- Operativa: planes que especifican la manera en que se van a lograr los objetivos a corto plazo. La diferencia entre el plan estratégico y el operativo radica en su estructura en cuanto al tiempo. Es decir, a su alcance ya sea que incluyan o no, un conjunto conocido de objetivos organizacionales.

Planeación como sistema: Exige que todos los dirigentes de la organización se vinculen de manera sinérgica para el logro de los objetivos. La planeación es un proceso por el cual se determina hacia donde se quiere llegar. Este proceso se describe mediante un esquema 8.6 pagina 199.

Sistema Organización: Se debe diseñar una estructura de la organización tal que permita alcanzar de manera eficiente los objetivos definidos. es un subsistema del sistema administrativo, facilita el logro de las metas del sistema administrativo, proporcionando un enfoque racional para el uso de los recursos organizacionales, que son las entradas al sistema.

Organización como sistema: el propósito del sistema de organización consiste en facilitar el logro de las metas del sistema administrativo, proporcionando un enfoque racional para el uso de los recursos organizacionales.

Sistema Integración de Recursos: Administrar es la conducción racional de las actividades y los recursos para alcanzar los objetivos de la organización. Ahora bien, estos recursos que son humanos, financieros, materiales y de información deben integrarse sinérgicamente para alcanzar los objetivos. Los recursos humanos se integran con los recursos materiales y de información y todo ello entra en funcionamiento a través de los recursos financieros.

- Recurso: medio de cualquier clase que, en caso de necesidad, sirve para conseguir lo que uno desea o pretende.

- Integración: acción o efecto de integrar o integrarse. Hacer que alguien o algo pase a formar parte de un todo.

Los recursos son empleados en cada uno de los subsistemas y en distintas actividades para así contribuir al logro de los objetivos, formando parte de un todo llamado organización.

Recursos como sistema: el fin común del sistema recursos, es hacer más efectivo el empleo de los distintos subsistemas de recursos antes vistos.

Sistema dirección: la