La planificación, programación y control

...

consiente o no, esta es una función que se realiza mediante parámetros que han sido establecidos anteriormente al acaemiento del fenómeno controlado, es decir, el mecanismo de control es fruto de un a planificación y por lo tanto apunta al futuro.

El control en los planes permanentes y en los planes ad hoc.

En este caso, el control instituido debe ser altamente dinámico, de modo que acompañe a la etapa de ejecución, de manera permanente y en todas sus fases, proporcionando información constante de la situación real en las diversas variables, para permitir al agente evaluar y decidir en cuanto a la gravedad de los errores y tomar las decisiones necesarias.

Tipos de control:

1. Direccional: el mecanismo de control actúa antes de que la actividad este totalmente concluida, se realiza de modo continuo.

2. Control aprobado-reprobado: el receptor de control se somete a un examen después de concluidas determinadas actividades en caso de aprobación se permite la realización de la actividad siguiente, si hubiera una rectificación el proceso se interrumpe definitivamente o hasta que se subsanen las irregularidades, en este caso se da el típico control de calidad.

3. Control postoperacional: solo se pone en funcionamiento después de concluida toda la operación, se utiliza para premiar a los participantes en la actividad.

El proceso de control:

Es una actividad que se entrelaza y se superpone a las demás, formando parte integrante del proceso administrativo, el control y sus resultados pueden analizarse desde diversos puntos de vista, desde el punto de vista administrativo, consiste en el conjunto de acciones efectuadas por el agente con el propósito de que las actividades se realicen de conformidad con el plan.

a) Definición de los parámetros de control: (metas y objetivos) son los elementos que permiten al sistema de control determinar si las acciones están o no conduciendo al receptor en dirección a la situación deseada.

b) Medición de los resultados: todo sistema de control debe poseer medios para verificar el resultado de cada actividad, esta verificación puede presentarse bajo una forma cuantitativa, y cuando esta no es posible se procura efectuarla de modo subjetivo

c) Evaluación de los errores: comparación de los resultados que se pretendía obtener y aquellos efectivamente alcanzados.

d) Definición de las correcciones: Una vez verificado un error y evaluada su gravedad, se hace necesario analizar las posibles soluciones existentes y seleccionar aquella que parezca más adecuada.

e) Ejecución de correcciones: Las soluciones apropiadas deben traducirse al lenguaje apropiado para quien se encargue de ejecutarlas tomando en cuenta el nivel jerárquico.

Realimentación:

En el ciclo de control hay dos flujos característicos de informaciones, denominados usualmente realimentación (feedback) el primer flujo efectúa la relación en el sentido del receptor hacia el agente y transmite los valores correspondientes a las mediciones efectuadas, el agente dotado de poder de decisión evalúa y decide en cuanto a las correcciones que han de efectuarse , y para que sean ejecutadas debe llevarlas al agente ejecutor a nivel local, el segundo flujo de realimentación el cual funciona en sentido del agente hacia el receptor.

La modificación del comportamiento del sistema:

La medición sea continua o periódica y la evaluación de los resultados deben dar margen a una acción que se proponga modificar el comportamiento del receptor.

a) En el primer caso puede requerirse de una solución técnica o administrativa

b) En el segundo caso la modificación del comportamiento del receptor puede derivarse del grado de control que se realice sobre los recursos disponibles, físicos, humanos o financieros.

Efectos sobre el comportamiento humano:

Debe haber una relación entre el carácter de la señal y el tipo de comportamiento que ella es capaz de generar en su receptor , el comportamiento humano varia conforme a la percepción de cada uno a su perfil psicológico social, así como también en función de variables transitorias, por ello es conveniente que se evalúen las posibilidades de reacciones de las personas que estarán sujetas a ese control.

Siendo el primero el reconocimiento por parte de la persona sujeta a control.

El segundo la aceptación de las metas establecidas, siendo este un fenómeno de origen psicológico y obedece básicamente al mismo mecanismo que da origen a la aceptación de la autoridad.

El tercer elemento es la participación, en el establecimiento de los parámetros de control, además garantiza la perfecta compresión a las personas que estarán sujetas a ellos.

Instrumentos auxiliares de planificación y control:

A partir de la segunda guerra mundial pudo observarse el crecimiento rápido de la industrialización, mismo que se tradujo en la creación y el desarrollo de organizaciones cada vez más complejas y a sea para la producción de bines y servicios ya para ejecución de proyectos cada ves de mayor envergadura.

Conclusión

La planificación, programación y control, permiten verificar el cumplimiento de planes y programas de producción, detectar y analizar las causas de las desviaciones producidas, mejorar la planificación y programación de la producción futura, evaluar el grado de cumplimiento de los objetivos de producción y medir la relación entre los objetivos de producción alcanzados y los factores empleados para su obtención, o sea la productividad y el análisis de costos de producción; cabe mencionar, que es importante conocer el comportamiento de las personas involucradas en este acto, ya que este varia conforme a la percepción de cada individuo, a su perfil psicológico social, así como también en función de variables transitorias, por ello es conveniente que se evalúen las posibilidades de reacciones de las personas que estarán sujetas a ese control para evitar problemas o atrasos en el proceso, garantizando de esta forma una buena compresión entre las personas en los diferentes niveles jerárquicos y el éxito en dicha planificación, programación y control.