PAT(puesta a tierra)

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- Estructura de proyectos clásica: Estos equipos se caracterizan por tener un responsable del proyecto, quien trabaja a tiempo completo en el mismo; el resto de integrantes que conforman el equipo alternan su tiempo entre sus actividades diarias, y las actividades del proyecto; tiene una duración habitual de aproximadamente 4 a 16 semanas.

- Estructura de proyectos Kaizen: Estos equipos se caracterizan por tener un responsable o coordinador que se encarga de gestionar diferentes equipos en la organización (Kaizen teams); los integrantes del equipo trabajan a tiempo completo en el proyecto (fuera de línea); tiene una duración habitual de aproximadamente 1 a 2 semanas.

Constitución del equipo y perfil de los integrantes

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Tal y como se ha expresado, la razón de ser de abordar la mejora de procesos de forma colectiva radica en la necesidad de establecer diversos puntos de vista, es por ello que citaremos unas pautas de constitución de un grupo de mejora de procesos:

- Normalmente un grupo de mejora de procesos lo componen entre 4 y 8 personas (dependiendo de la situación)

- Siempre debe encontrarse en el equipo mínimo dos personas de línea.

- Al grupo debe integrarse el responsable de línea.

- Siempre debe encontrarse en el equipo mínimo una persona de calidad.

- Siempre debe encontrarse en el equipo mínimo una persona de seguridad.

- Al grupo debe integrarse un miembro de mantenimiento (de aplicar)

- Debe encontrarse en el equipo mínimo una persona de financiera (de aplicar).

- Debe integrarse al equipo un responsable de métodos o procesos.

Debemos considerar que entre más personas integren el grupo de mejora, este será más complejo de coordinar, por dicha razón, la selección de los integrantes debe efectuarse de una manera tal que se conforme un grupo multidisciplinar, y corto, recurriendo a personal que domine más de una habilidad requerida.

Además del personal implicado al que ya nos referimos, el grupo contará con el responsable del proceso de mejora, y es una práctica recomendada, en la medida de lo posible, deben de integrarse formadores o facilitadores de grupos de mejora, es decir, personal con conocimiento en la dinámica de grupos de mejora de procesos.

Una vez integrado el equipo de mejora de procesos, el coordinador del proyecto debe transmitir los límites que la dirección ha establecido como marco de autonomía para el grupo, en materia de presupuesto, tiempo, objetivos, entre otros. Acto seguido, y a la mayor brevedad, debe iniciar la fase de presentación del grupo, de tal forma que el equipo se conozca e integre de la manera más efectiva posible, así entonces, quedará conformado el equipo de mejora de procesos.

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Fase 2: Definición del problema

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Una vez conformado el equipo de trabajo, la primera labor específica que debe efectuar el grupo consiste en definir el problema. Si bien es probable que al tratarse de mejora enfocada, la dirección ya haya determinado cual es el problema sobre el cual el grupo debe centrarse, dicha información es tan solo data que el equipo debe ordenar y clasificar para una mejor comprensión de la situación, de tal forma que el grupo debe abordar:

- Definición del proceso o los procesos afectados.

- Definición de las variables y elementos que afectan el proceso.

- Objetivos de la mejora, para ello deben establecerse indicadores de rendimiento, de manera tal que las metas del grupo queden claramente especificadas.

- Limitaciones de presupuesto, tiempo y habilidades.

- Consolidar la definición del problema.

En el caso tal de que el problema no haya sido definido por parte de la dirección, y el grupo haya sido encargado de dicha labor, o como pautas generales para la dirección, recomendamos:

- NO abordar procesos de poco impacto con grupos de mejora enfocada

- NO abordar procesos en transición

- NO abordar proyectos a partir de la solución, el eje es el problema

- Aborde proyectos donde el inicio y el fin puedan establecerse

- Aborde proyectos en los que se sabe a ciencia cierta quienes son los responsables del proceso, y a quienes afecta

- Aborde proyectos que no se cambiarán en corto y mediano plazo

- Aborde proyectos cuya información pueda revelarse al equipo

- Aborde proyectos en los que la solución dependa del equipo y no incurra en autorizaciones complejas.

Recuerde que un buen proyecto de mejora enfocada debe:

- Producir ahorros de costos de funcionamiento

- Mejorar la productividad

- Reducir demoras

- Agilizar procedimientos de gestión

- Mejorar la calidad de los servicios

- En general, son buenos proyectos de mejora todos aquellos que eliminan los siete despilfarros de la mejora continua.

Para que el equipo de mejora realice una correcta presentación del problema y las variables que lo componen, existen una serie de técnicas que soportan estos procesos, técnicas vigentes tales como:

- Matriz es / no es

- Seis preguntas o más: Técnica del interrogatorio

- Diagramas del proceso

- Diagramas de recorrido

Con la aplicación de las anteriores técnicas el grupo debe estar en capacidad de definir de forma clara y precisa el problema, y proceder a la evaluación de medidas de contención en la siguiente fase.

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