PROCESO DE COMUNICACIÓN (FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN)

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Para que un proceso de comunicación sea exitoso se debe contar con que el mensaje entregado y el mensaje recibido sea el mismo.

Algunas de las medidas que se pueden aplicar para mejorar los procesos de comunicación interna son los siguientes:

a) Realizar seguimiento: una vez transmitido el mensaje no confiar en que fue recibido y entendido tal como se planteó en un principio. Muchas veces por los diferentes tipos de trabajos que se realizan dentro de una misma organización, el entender un mensaje puede variar de acuerdo al destinatario que lo reciba, para evitar esto lo mejor es hacer un seguimiento y validar con el destinatario si comprendió el mensaje con su significado pretendido.

b) Uso de la retroalimentación: es la respuesta que da el destinatario al emisor, sobre el mensaje recibido. En la comunicación verbal esta retroalimentación es inmediata y no deja lugar a dudas. Sin embargo, en la comunicación, por ejemplo, a través de un correo o memo corporativo, el validar si efectivamente el mensaje enviado se entendió es más difícil, por lo que en estos casos quizás sería prudente realizar reuniones con todo el equipo, para que las dudas sean aclaradas de manera conjunta.

c) Empatía: en este caso se habla de que se debe estar más orientado al destinatario que al emisor, es decir uno como emisor “se debe poner en los zapatos” del destinatario, con la finalidad de prever la forma más probable de cómo este recibirá el mensaje que se le envió. Por ejemplo, un supervisor entrega un mensaje al capataz de cuadrilla en un vocabulario muy técnico, lo que puede ocasionar que efectivamente el capataz de cuadrilla, No entienda el mensaje, pues no maneja los conceptos operativos y/o muy técnicos. En este ejemplo, lo que falta es empatía por parte del supervisor en cuanto a hablar “el mismo idioma”, en este caso, puede decir lo mismo, pero en un vocabulario más transversal, “simplificando el mensaje”.