Para el caso del Instituto Universitario de Profesiones Gerenciales, más que tener un carácter obligatorio dentro de las exigencias protagónicas del pensum de estudio

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Del mismo modo se controlan los recursos financieros, tecnológicos, logística y bienestar, con el objetivo de velar por la correcta formulación y ejecución presupuestaria, el diseño y aplicación de políticas y el máximo logro de beneficios para todo el conglomerado.

Es el departamento al que acuden los miembros de la organización en busca de asistencias, ayudas y consejos. Por ello se trabaja en conjunto con departamentos legales y de contaduría, pues también ha de responder asuntos referidos a las remuneraciones de los empleados.

Las reglas básicas de la administración como son la planificación, la organización, la dirección y los controles trabajando en concordancia que debe existir en el cumplimiento de una meta con las programaciones establecidas dentro de las unidades que trabajan en un departamento, el producto de este proceso hace posible el crecimiento de una organización exitosa.

Funciones Principales

- Programar, organizar y controlar los recursos humanos, financieros y materiales, así como los servicios generales que la Dirección necesita para el desarrollo de sus funciones.

- Tramitar y controlar los movimientos y las incidencias de las cuentas.

- Formular proyectos de presupuesto de los programas a corto, mediano y largo plazo.

- Efectuar trámites ante las instancias competentes y supervisar su correcto funcionamiento.

- Aclarar, amplificar y determinar los objetivos.

- Revisar libros de ventas y verificar pagos ante instituciones bancarias.

- Monitorear las conciliaciones, transferencias y demás operaciones necesarias para garantizar la administración transparente de los recursos disponibles.

- Ejercer el presupuesto asignado a los diferentes departamentos, con estricto apego a la normatividad establecida en la organización.

- Efectuar la consolidación de los informes financieros y presupuestales de la Dirección, de acuerdo con las normas aprobadas, los procedimientos y las disposiciones emitidas por la gerencia.

- Elaborar e integrar los informes que se requieran, en el ámbito de su competencia, e informar a la Dirección del desarrollo y resultados de las acciones a su cargo.

- Gestionar la cobranza de las ventas realizadas a crédito. Para ello se vale de las herramientas tecnológicas que le ofrecen el sistema y una planificación sistemática a fin de reducir los tiempos de cobranzas.

- Ayudar y prestar apoyo a la organización, a sus dirigentes, gerentes y empleados.

- Realizar los pagos de forma puntual y efectiva a los proveedores de bienes y servicios de la empresa, afín de mantener la operatividad de la organización. También gestiona los pagos de nóminas y beneficios de los trabajadores de la compañía.

- Efectuar cálculos de las distintas tarifas, que varían de acuerdo al tipo de equipo y el tiempo de demora.

- Atender las demás funciones que se requieran dentro de su ámbito de administración.

- Cabe señalar que, dentro del departamento de administración existen otras unidades que aunque no figuran todavía en el organigrama de la empresa cumplen una función de apoyo. Dentro del mismo estas son las unidades de impuestos; que se ocupa del cálculo, la revisión y las declaraciones de todos los impuestos, y la de auditoría que revisa que todos los procesos cumplan con las directrices de la organización.

EIR CONTROL C.A

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Estructura Organizativa de Administración

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES REALIZADAS

SEMANA 1: 09/05/2016 AL 13/05/2016

Las labores de pasantías se iniciaron con la inducción de presentación del personal, para luego realizar una lectura breve del manual de norma y procedimiento de la empresa.

Una vez hecha la lectura la pasante fue asignada bajo la supervisión de la Gerencia de Administración bajo la tutoría de Yamilet Oropeza a fin de ser instruida en la revisión de los formatos y oficios que son utilizados para los requerimientos y solicitudes administrativas.

Del mismo modo se trataron puntos importantes como:

Áreas de acceso permitidas y restringidas en referentes a las informaciones administrativas.

Acuerdos de confidencialidad y no divulgación del departamento, así como también las sanciones en caso de incumplimiento de la misma, a fin de salvaguardar las gestiones financieras.

Así mismo se realizaron los tramites y pagos de Alcaldía, también se recibió adiestramiento referente al libro de ventas donde se registran las transacciones a crédito y contado que hace la empresa, teniendo en cuenta la fecha, el nombre del cliente al que se ha realizado la venta, nombre del agente aduanal que tramita la carga, el número de factura, numero de control fiscal, los términos del pago y la cuantía debida. La suma total del libro de ventas se anota como un débito en cuentas a cobrar y un crédito en ventas.

SEMANA 2: 16/05/2016 AL 20/05/2016

Durante estas fechas bajo la supervisión directa del Analista administrativo se realizo la relación de libro de ventas correspondiente a la tercera semana de mayo todo esto a través del sistema Sisalma donde se aplicaron una serie de procedimientos establecidos para obtener dichos reportes, luego se procedió a la revisión del libro de facturación donde se verifico que los depósitos y transferencias registrados en el sistemas sean los mismos presentados por el cliente a la hora de procesar facturas.

Posterior a ello se realizaron etiquetas identificando los libros de ventas con el número de control, las fechas correspondientes y facturas, para luego ser enviados a la oficina principal ubicada en Caracas mediante valija dejando como soporte copia fiel de las facturas originales con copia de los pagos.

Asimismo a través de una serie de pautas establecidas la pasante contactó a distintos proveedores de materiales vía telefónica para solicitar cotizaciones de productos. Posteriormente fueron estudiadas las propuestas recibidas vía correo con el fin de buscar los costos más bajos y mejor calidad