Partes de los Documentos Administrativos.

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6.6 “Con copia” 30 – 32

6.7 Pie de página 32

7. Conclusiones 33

8. Recomendaciones 34

- Linkografía 35

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INTRODUCCION

El presente trabajo se ha llevado a cabo para dar a conocer los conceptos básicos para la redacción de un documento administrativo principalmente sus partes.

Los documentos administrativos tienen un rol protagonista en la vida empresarial, puesto que establecen comunicación entre entidades públicas y privadas, entre éstas y personas ajenas a las mismas; también establecen comunicación dentro de las mismas instituciones, ya sea con sus trabajadores, socios, usuarios o clientes para lograr los objetivos organizacionales.

La presentación de este tema está estructurado por capítulos, cada capítulo lleva por título el punto que se va a desarrollar, como: la definición de los documentos administrativos, los principios fundamentales que rigen la redacción de los mismos y las partes de dichos documentos. Para la total comprensión del lector dado que es de suma importancia, ya que en un futuro seremos administradores y estaremos a la cabeza de una empresa o entidad y necesitaremos de documentos como éstos.

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CAPITULO I:

¿Qué son los documentos administrativos? [pic 14][pic 15]

DOCUMENTO ADMINISTRATIVO

Es toda comunicación escrita de carácter formal que se utiliza tanto en la administración pública como en la privada, con el fin de permitir el cumplimiento de las obligaciones y el goce de los derechos reconocidos por la Constitución Política, las leyes y las normas internas de cada entidad o institución.

La administración pública está integrada por todas entidades dependientes del Estado, como el Congreso de la Republica, los ministerios, las regiones , las municipalidades, las universidades nacionales y los demás centros educativos estatales que, en conjunto, constituyen el Sector Publico; y la administración privada la conforman las entidades que no dependen del Estado, como empresas, instituciones financieras, culturales, sociales, deportivas y educativas particulares que, en conjunto, constituyen el Sector Privado.

Los documentos administrativos establecen comunicación entre entidades públicas y privadas, entre éstas y personas ajenas a ellas, y también dentro de las instituciones, con sus trabajadores, socios, usuarios o clientes para lograr fines y objetivos organizacionales. [pic 16]

CAPITULO II:

Principios fundamentales que rigen la redacción de los documentos administrativos[pic 17][pic 18]

PRINCIPIOS FUNDAMENTALES QUE RIGEN LA REDACCIÓN DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

- FORMALIDAD

Los documentos administrativos se redactan necesariamente teniendo en cuenta determinas normas, pautas, esquemas o formatos establecidos por las instituciones o simplemente por costumbres, con el fin de uniformizar su uso, ahorrar recursos y facilitar su atención o tratamiento.

En los últimos años notamos que las entidades especialmente del sector privado, tienden a mecanizar o esquematizar sus documentos – por medio de formularios – para brindar facilidades a sus servidores y clientes y así obtener solo la información que necesitan para una gestión o un fin específico.

- SIMPLICIDADLa simplicidad consiste en que todo documento administrativo debe de ser elaborado lo más simple y breve posible, con lenguaje sencillo y común, despojado de términos científicos o técnicos innecesarios, de palabras de significación desconocida y de siglas y abreviaturas que podrían dificultar su comprensión.

Debe utilizarse oraciones cortas que sean fáciles de leer y comprender.

- RACIONALIDADEn la elaboración de todo documento debe estar presente el principio de racionalización de recursos, que consisten en eliminar toda exigencia o formalidad costosa.

En consecuencia, debemos procurar redactar documentos breves, directos, concretos, precisos, sencillos, de fácil lectura y comprensión para ahorrar tiempo, energía, materiales y otros recursos.

- FLEXIBILIDADNo debe haber rigidez o exigencias extremas en la elaboración ni en las evaluaciones de documentos, ya que nadie redacta igual que otro. Por el contrario, lo que debe haber es amplitud de criterio, sentido común, flexibilidad en aceptar la gran variedad que hay en la redacción de documentos.

Debemos considerar la diversidad de formatos, de estilos, de modelos, de esquemas, así como las particularidades de cada institución y las circunstancias de las cuales se elabora los documentos.

- EFICACIA Todo documento debe ser capaz de persuadir o inducir a la acción, en el menor tiempo y con el costo mínimo posible; o sea debe ser capaz de lograr sus objetivos.

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CAPITULO III:

Partes de los documentos administrativos

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PARTES DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

Los documentos administrativos tienen varias partes, las mismas que, según su ubicación, constituyen el "encabezamiento", el "texto" y el "término" del documento. Es preciso advertir que estas partes, en la mayoría de los documentos administrativos, permanecen ubicadas en el mismo lugar y se las conoce con el mismo nombre.

1. ENCABEZAMIENTO

Damos el nombre de "encabezamiento" al extremo superior del documento y comprende las siguientes partes: membrete, nombre del año, lugar y fecha, código, destinatario, asunto y referencia.

2. TEXTO

Denominamos "texto" a la parte central y principal de todo documento. Las partes del texto reciben el nombre de "secciones", cuya cantidad y denominación depende de cada clase o tipo de documento. (Se estudian