Resumen ballou adm de suministros.

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En dicho manual deberá especificar y definir los trabajos básicos de cada elemento, las relaciones internas y externas, la supervisión a realizarse.

En general todos los aspectos que puedan hacer eficiente la labor de esta dependencia en relación a la supervivencia de la compañía y a la obtención de utilidades.

Procedimientos de compra

Consiste en bajar el costo de adquisición por medios de sistemas eficientes en la tramitación de las compras, haciendo que dicho trámite sea rápido y fácil.

El valor de compra requiere un variado actividades que obliga al comprador.

- Trato con diferentes personas y dependencias

- Recepción de requisiciones por diferentes artículos muchas veces en gran cantidad y variedad.

- Búsqueda de fuentes de aprovisionamiento y contacto con ellas para conseguir buenos precios lenta o rápidamente

- Contacto con organizaciones que tienen sus propios sistemas y procedimientos.

2° Trámite en las compras

Determinar un procedimiento nos obliga a establecer un trámite que sea fácil de seguir y cuyas operaciones al ser conocidas por todos los de la entidad den rapidez al sistema que se adopte.

Estudio de las operaciones para comprar

3° Requisición o solicitud de compra

Es el documento o formulario por medio del cual el que solicita hace conocer a compras su necesidad después de haberla definido. Esta solicitud puede tener dos orígenes.

El almacén o control de inventarios cuando se trate de artículos de stock

Cualquier dependencia para los artículos que se solicitan por primera vez o para las necesidades de un programa o proyecto determinado, en nuevas líneas o aumentos de producción o ventas.

3° Ruta de la requisición o solicitud

- Originada en cualquier dependencia:

En este caso la solicitud preparada en la dependencia debe ser enviada por almacén donde se indicará si los artículos solicitados existen el almacén.

B) Originadas en el almacén:

Cuando se trata de mantenimiento de las existencias es el almacén quien origina la adquisición mediante la requisición correspondiente, llenando todos los datos sobre los artículos que solicita, incluyendo la cantidad en existencias y los consumos correspondiente al año interior y el presente.

3.4 Pedido u orden de compra

Seleccionado el proveedor o los proveedores que proporcionarán el o los artículos, materia de la requisición, se procede a confeccionar el pedido u orden compra.

Se debe indicar la fecha de expedición, número de orden, cantidad que solicita y unidad de despacho.

3.5 El seguimiento o contacto en las compras

La importancia de seguir el pedido a través del proveedor es evidente ya que para mantener un programa ininterrumpido de producción o ventas es necesario contar con los materiales a tiempo.

3.6 Determinación al momento de comprar

El momento en que debe iniciarse la reposición de las existencias depende del sistema que se emplee en el control del stock. Cuando se utiliza el sistema de cantidades variables a tiempo fijo, el momento está dado por el tiempo de revisión que se fije.

3.7 Compra de la cantidad económica

La finalidad y los objetivos establecidos para compras, obligan a esta dependencia a efectuar adquisiciones en las que la calidad, la cantidad y el precio que se pague por ellos sea el más conveniente para la empresa. Esto puede lograrse si para cada adquisición que se haga, se aplican las normas indicadas anteriormente y si se efectúan correctamente los cálculos para establecer que la cantidad por adquirir sea la más económica es decir aquella en que los costos de renovación y posesión al equilibrase determinan una cantidad que permita un abastecimiento regular que no interfiera en la utilización de los artículos y al mismo tiempo determina el número de pedidos de efectuar en un determinado lapso.

3.8 Incidencia del procedimiento de compras sobre el costo de renovación

Conociendo que el procedimiento de compras se refiere a los pasos o actividades que se efectúan en la empresa para tramitar una adquisición y que el costo de renovación considera todos aquellos gastos relativos a los trámites para efectuar la adquisición de los artículos y reponerlos en el stock, es indudable que existe una incidencia directa del procedimiento que se utilice sobre el costo de renovación.

4° Registros e informes del departamento de compras

4.1 De especificaciones de materiales

Es conveniente que todas las especificaciones de los artículos que compras adquiere, sean archivadas y clasificadas de tal manera que el jefe de compras pueda disponer de ellas cuando sea necesario, especialmente cuando se trata de autorizar pedidos.

4.2 De compras

Su finalidad es poder realizar una comparación rápida y exacta de las compras efectuadas sobre un material o artículo determinado.

4.3 De compras

Es muy conveniente disponer de un registro de contratos donde se especifiquen los anotaciones pertinentes a los contratos establecidos.

- Mercancia materia del contrato

- Proveedor

- Número del pedido

- Cantidad total contrada

- Plazos del contrato

- Precios

- Unidades

- Condiciones

4.4 de preveedores

Cuya finalidad es que el jefe de compras pueda conocer en cualquier momento a que fuente de abastecimiento debe recurrir para la adquisición de determinado material y además el comportamiento y confianza que merece cada proveedor.