SISTEMA DE ARCHIVO DE LA SECRETARÍA DE LA EXTENSIÓN UNIVERSITARIA DE AGUADULCE, UNIVERSIDAD DE PANAMATesis

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1. ASPECTOS GENERALES DE LA INVESTIGACION

1.1. Problema de la investigación

La Secretaria Académica de la Extensión de Aguadulce, se encuentra con falta de mobiliario idóneo, carencia de espacio físico que preserve la integridad física de los documentos.

Si bien es cierto que los documentos, son una valiosa fuente de información, por lo tanto debe existir los métodos para acceder a ellos y la vez garantizar el adecuado uso y manipulación, con el fin de que dicha documentación pueda ser utilizada por los usuarios, de lo contrario no se aprovecha su potencial y se convierte en una carga incomoda de manejar y que no produce beneficios.

Actualmente existe la necesidad de herramientas tecnológicas para facilitar las labores técnicas archivísticas; pese a ello hay dos elementos que inciden negativamente en su aplicación:

- El primer elemento es el empleo indiscriminado de la tecnología si una organización previa del acervo;

- El segundo elemento es carecer de lineamientos archivísticos o no contar con una aplicación a los procesos relacionados con la administración del ciclo de vida de los documentos.

Por la necesidad de establecer un sistema de archivo que contempla los procedimientos archivísticos desde la etapa de organización física hasta el uso de la organización como herramienta que mejore la conservación el acceso y difusión, cumpliendo con las normas documentales y la disciplina archivística.

De esta manera se pueden establecer mecanismos que mejoren los tiempos de respuesta al usuario y lograr que se pueda hacer uso de esta herramienta para aprovechar los recursos de la información humana y material.

1.2. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN

El objetivo fundamental de este trabajo es el de proporcionar los elementos básicos que faciliten la conformación del Sistema de Archivo en la Extensión Universitaria de Aguadulce.

1.3. OBJETIVOS GENERAL

Realizar un diagnóstico integral del que hacer archivístico de la unidad de archivo del departamento de la Secretaria de la Extensión Universitaria de aguadulce.

1.3.1. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

- Reconocer el estado actual del departamento de la Secretaria de la Extensión Universitaria de Aguadulce.

- Analizar de manera general el departamento de archivo de la Secretaria de la Extensión Universitaria de Aguadulce.

- Indicar la situación actual del departamento.

1.3.2 PREGUNTA DE INVESTIGACIÓN

¿Cuenta La Secretaria Académica de la Extensión Universitaria de Aguadulce con un sistema archivístico adecuado para sus tareas?

1.4. JUSTIFICACION DE LA INVESTIGACIÓN

Los procesos manuales y automatizados, son factores de vital importancia en la organización, en esta era se ha observado una gran innovación y desarrollo de tecnologías de la información que ha permitido la evolución de computadoras que son capaces de producir sistemas de información.

Es necesario que la información sea procesada y almacenada de una forma más efectiva para agilizar los procesos en el archivo de la secretaria de la extensión universitaria y así lograr un control integral de las actividades.

Con el desarrollo de un sistema automatizado que abarque las necesidades y una mayor relación con los requerimientos del personal, proporcionará una mejor efectividad en el manejo del flujo y procesamiento de los datos.

Al establecer este sistema poseerá un impacto psicosocial positivo en la organización, la cual proporcionará a la misma, una información confiable, agilizando y facilitando el trabajo.

1.4.1. ANALISIS DE VIABILIDAD

Como ventajas traería; agilidad en el proceso de la documentación, evitara el duplicado de documentos, se evitaría la pérdida de tiempo del personal buscando documentos duplicados o perdidos.

Otro aspecto a considerar es que constantemente se da la consulta de documentación por usuarios internos y externos.

Por lo anterior, es importante desarrollar un proyecto de investigación que busque proteger el acervo documental de la Secretaria Académica de la Extensión Universitaria.

1.4.2. Revisión literaria

En la elaboración de nuestra investigación hemos tomado como referencia algunos textos y documentos que nos permiten obtener información veraz y así poder emprender y desarrollar los objetivos presentados en el tema.

Entre los cuales están:

Según Luis Emilio Jiménez González (6), Evolución, Estructura y Voces de la Gestión Archivística en costa rica sin lugar a dudas, el tema de los archivos y acceso a la información ha cobrado una relevancia silenciosa en los últimos años; ya no desde un punto de vista histórico de la preservación del patrimonio nacional; sino en términos más operativos, relacionados con la gestión de las instituciones.

Esta renovada e incipiente perspectiva, se fundamenta en los principios de eficiencia y transparencia administrativa, requeridos para brindar servicios de calidad en condiciones oportunas a los administrados.

Las instituciones de Educación Superior, en cumplimiento de su misión como gestora y difusoras del conocimientos, generan y reciben, además de los documentos que sirven de apoyo para su gestión administrativa y académica, otros de incalculable valor, resultantes de sus actividades de investigación y extensión y de los proyectos que por su responsabilidad social está obligada a implantar y desarrollar.

Para que las organizaciones cumplan con su propósito necesitan que todos y cada uno de los elementos que la conforman, funcionen en forma correcta, armónica y oportuna, lo que implica un conjunto de acciones dentro de lo cual la fluidez de la comunicación – información juegan un papel básico en la tomas de decisiones.

Un sistema se define y se comprende ligado con su entorno, interactuando con este; un sistema de información requiere para su desarrollo e implementación, del conocimiento pleno de la organización dentro de la cual se concibe, la estructura organizacional, las políticas,