Sistemas y procedimientos.

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3.PREPARACIÓN, PUBLICACIÓN Y MANTENIMIENTO DR MANUEALES DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS. Cuando un sistema o procedimiento se presenta por escritor ya sea en forma narrativa, gráfica o pictórica ( o en las tres) estos documentos fe procedimiento se publican individualmente o en series en la forma de Manuel.

4.REVISIÓN, ANALISIS Y MEJORAMIENTO DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS. El mejoramiento de sistemas y procedimientos con frecuencia se lleva a cabo, por medio d el a mecanización de los pasos y proceso de trabajo.

5.ESTABLECIMIENTO Y OPERACION DE CONTROL DE LOS SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS. Este tipo de trabajo abarca diferentes clases fe control. El control centralizado de procedimientos directos y manuales como los que se sugirieron anteriormente del tipo 3. En segundo lugar, el diseño de la forma o control, en tercer lugar, registros administrativos y cuarto informes de control.

Responsabilidad sobre sistemas y procedimientos.

La necesidad de determinar quien sea el responsable de los sistemas y procedimientos parece muy clara. Es también evidente que cuando no se lleva a cabo la definición de responsabilidades sucede una de estas dos cosas :

1) El personal hace poco o ningún caso de los sistemas y procedimientos, o 2) el personal que hace algo, establece objetivos duplicados conflictivos o incompletos. Reconociendo estos peligros, números empresas han procurado que sus empleados tengan conocimiento adecuado del tipo u el alcance que tiene el esfuerzo que se gasta en la creación, control y mejoramiento de los sistemas y procedimientos y han determinado y asignado las responsabilidades en entre este terreno, empleando numerosos medios y recurso para adquirir el grado de compresión que se persigue.

Las responsabilidades del trabajador (el asesor u operador que no supervisa a nadie) son como mínimo: 1) poner en aplicacion las instrucciones de procedimiento que el recibe, ya sean verbales o escritas y desviarse de estas instrucciones solo hasta el grado autorizado; 2) cuando las instrucciones que haya recibido no abarquen por completo todo lo que el hace, desarrollar y emplear sus propios procedimientos y sistrmad:; 3) descubrir y sugerir a sus superior las formad por medio de las cuál s las instrucciones de procedimiento que RL ha recibido puedan modificarse, ya sea para aclararlas o para el efecto de ratificar perfeccionamientos benéficos, y 4) investigar siempre y emplear los medios y maneras de mejorar los procedimientos que él mismo ha diseñado.

La Responsabilidad de los sistemas y procedimientos del jefe revisor del personal directivo de una unidad de organización ( el jefe revisor de un grupo del personal de asesoría) para el objetivo de esta exposición, es comparable a la de algunos empleados de primera linea o del mas alto nivel como se ha descrito antes.

El espevialista que pertenece al personal de asesoría ( el técnico de planta e. Sistemas y procedimientos) que esta adjunto a un funcionario o jefe de empleados en alguna dependencia de la organización, ya sea individual o como miembro fe un grupo del personal de asesoria, quizá encuentre limitadas sus responsabilidades en un sentido funcional o de organización, pero sera responsable en forma ilimitada. Las limitaciones en el alcance funcional o de organización de la responsabilidad del especialista en los sistemas y procedimientos.

Cuando se describe el campo de los sistemas y procedimientos y los que con el se relación se describe también el trabajo del especialista de asesoría en los mencionados sistemas y procedimientos, existiendo una ligera posibilidad de que quien. Hace las descripciones se extiende a cualquiera de estos dos extremos: En uno, las responsabilidades del de especialista en sistemas y procedimientos pueden estar tan limitadas, que su utilidad potencial para la compañía sea discutible.

Concepto y enfoque

La bondad del concepto de enfoque de los sistemas y procedimientos en cualquier compañía estará en proporción directa con el grado EB que ella adopte los siguientes principios fundamentales:

1) La deliberación de los sistemas y procedimientos es una parte esencial de todos los procesos de administración de empresas.

2) La aplicacion de las deliberaciones Dr los sistemas y procedimientos al proceso administrativo debe ser dinámica.

3) Los planes de acción, alcance, objetivos y responsabilidades del programa de sistemas y procedimientos.

4) A todos los niveles administrativos y a todos los empleados debe informarse les, con un instructivo drm programa o en otra forma, Dr cuales son sus responsabilidades en los sistemas y procedimientos.

5) La responsabilidad y explicación de llevar al cabo los objetivos de los sistemas y procedimientos debe depositarse en los ejecutivos de linea y en los supervisores.

6) La responsabilidad de los aspectos técnicos de programa de los sistemas y procedimientos debe colocarse, preferentemente, en personal asesor formado por especialistas en sistemas y procedimientos.

7) El perfeccionamiento Dr los sistemas y procedimientos, por medio de la simplificación, modernización o estandarización, no debe considerarse como una carrera por etapas; es una función continúa y repetida que puede pagar con una multitud de resultados benéficos, siendo solo unos cuantos de dichos resultados de una naturaleza espectacular.