PROCEDIMIENTO DE INMOBILIARIA. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD.

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- Promoción del inmueble.

Con base en la información adquirida del inmueble, el Gerente de la Inmobiliaria comienza con la publicación en la página web, se colocan avisos en las ventanas del inmueble (eventualmente) y se incluye dentro del portafolio de disponibles para la venta o arriendo

El Asesor Inmobiliaria incluye el bien inmueble en el formato IN-F-01 que se encuentra en la base de datos, adicionalmente se consulta al propietario si desea publicar avisos en el periódico para lo cual se dividen los costos por mitad.

- Negociación del inmueble.

Una vez haya un comprador interesado en un inmueble el Gerente de la Inmobiliaria empieza con la negociación. Se pacta el precio de venta y las condiciones o formas de pago verbalmente. En caso que el comprador desee asegurar la negociación, se genera la Carta de Intención de compra o Promesa de compra venta del inmueble.

La Promesa de Compra Venta es el contrato mediante el cual el comprador y vendedor prometen comprar y vender respectivamente el inmueble y estipulan las condiciones del negocio: precio, arras penitenciarias, forma de pago, plazo, valor de la escrituración, fecha, hora y número de notaría donde se firmará la correspondiente escritura pública. (ver modelo guía de Promesa de Compra Venta). Para este fin, el propietario del inmueble debe presentar toda la documentación requerida: certificado de tradición y libertad, registro de nomenclatura, recibos de servicios públicos domiciliarios, prediales pagados de los últimos cinco años, paz y salvo de valorización y de administración, los cuales son entregados a la inmobiliaria y revisados por el Gerente General y/o el Gerente de la Inmobiliaria.

- Firma de la escritura.

Se firma en la fecha, hora y notaría pactada en la Promesa de Compra Venta. El comprador paga el saldo del precio del inmueble al vendedor. El vendedor paga la retención en la fuente y el comprador los gastos de registro. Los gastos notariales se pagan por igual entre las partes. El Gerente de la Inmobiliaria verifica que al cierre del negocio se cumpla con lo pactado y cobra la comisión convenida.

- Entrega del Inmueble.

Desde la firma de la Promesa de Compra Venta los contratantes acuerdan la fecha y hora de entrega física del inmueble.

- Eventualidades.

El Gerente de la Inmobiliaria servirá de mediador de los contratantes desde la firma de la Promesa de Compra Venta hasta la firma de la escritura pública correspondiente. Para modificar el contrato de Promesa de compra venta se debe llegar a un consenso de ambas partes y se le anexará a la Promesa un otrosí con el respectivo acuerdo. En caso de incumplimiento de alguna de las partes, se acudirá a la parte incumplidora para hacer la correspondiente reclamación.

- PROCEDIMIENTO DE ARRIENDO DE UN INMUEBLE

- Captación del inmueble

El Gerente de la Inmobiliaria acuerda con el propietario las condiciones del negocio: precio del canon y se pacta la comisión para la inmobiliaria. Se verifica el estado físico y jurídico del inmueble, obtenemos información adicional como la edad del inmueble, estado de las tuberías, zonas comunes, administración, etc.

- Tipos de arriendo.

- Administración a cargo de la inmobiliaria.

Se da cuando la inmobiliaria se encarga del cobro mensual del canon y administra el inmueble durante la vigencia del contrato. En esta modalidad la inmobiliaria se encarga de hacerle mantenimiento al inmueble con cargo al propietario y las novedades que afecten el inmueble tales como pago de administración y servicios públicos.

- Sin administración.

Se da cuando la inmobiliaria se limita a presentarle el arrendatario al propietario. La inmobiliaria elabora el contrato de arrendamiento entre las partes, cobra derechos de contrato al arrendatario y cobra una comisión de un canon de arrendamiento por una sola vez al propietario. En este caso el propietario administra personalmente el contrato y se encarga de las novedades que surjan durante la vigencia del mismo.

- Promoción del inmueble.

El Gerente de la Inmobiliaria empieza con la promoción del inmueble publicándolo en la página de internet, colocando avisos en las ventanas (a discreción del propietario del inmueble) e incluyéndolo dentro del portafolio de disponibles y registrándolos en el Formato IN-F-01 base de datos. Adicionalmente se consulta al propietario si desea publicar avisos en el periódico para lo cual se dividen los costos por mitad.

- Negociación y análisis del arrendatario.

Una vez el Gerente de la Inmobiliaria y el arrendatario pacten el canon a pagar de un inmueble, se procede a analizar si va a requerir seguro de arrendamiento o no.

- Con seguro

Si se requiere seguro, el Gerente de la Inmobiliaria le solicita al interesado que anexe la siguiente documentación para la compañía aseguradora: Dos fiadores con finca raíz, certificado de tradición y libertad de los respectivos inmuebles, documentos de identidad del arrendatario y de sus fiadores, extractos bancarios de los últimos tres meses, certificado de Cámara de Comercio si se trata de personas jurídicas, estados financieros, certificaciones laborales y el diligenciamiento de los formularios de la aseguradora. NOTA: La compañía aseguradora se encarga del estudio de los documentos del arrendatario.

- Sin seguro

Si el interesado no se va a asegurar, se le solicita su documento de identidad, carta laboral en donde se informe la antigüedad, cargo y sueldo que percibe. Algunas veces los arrendatarios son personas jurídicas o empresas las cuales deben anexar certificado de Cámara de Comercio, estados financieros, documento de identidad del representante legal y extractos bancarios de los últimos tres meses. Estos documentos son revisados por el Gerente de la Inmobiliaria.

- Elaboración del contrato.

Una vez se tenga la aprobación por parte de la aseguradora o la documentación completa del interesado, el Gerente de la Inmobiliaria elabora el contrato de arrendamiento en donde se establece la duración del mismo, el canon y las penalidades en caso